Optimización de la Gestión de Reservas en Hoteles: Información Clave y Procesos

Información Clave del Libro de Reservas

El libro de reservas es una herramienta fundamental en la gestión hotelera. Permite obtener información crucial para la operativa diaria y la planificación. A continuación, se detallan cuatro datos clave que se pueden extraer de este registro:

1. Localización rápida de reservas: Permite ubicar una reserva específica conociendo únicamente la fecha de entrada o salida.
2. Base para la lista de llegadas: Es el documento fuente para elaborar la lista de llegadas diarias.
3. Información para previsiones: Proporciona datos actualizados para realizar previsiones de servicios.
4. Control de cupos y releases: Facilita el control de cupos de habitaciones y las fechas de release (liberación de habitaciones).

Actividades Derivadas de la Previsión de Servicios

La previsión de servicios es una herramienta esencial para la planificación y organización de los diferentes departamentos de un hotel. A partir de esta previsión, se realizan las siguientes actividades:

1. Diseño de turnos: Se planifican los turnos de trabajo de todos los departamentos.
2. Compra de suministros: Se gestiona la compra de productos de limpieza, utensilios, alimentos y bebidas, entre otros.
3. Contratación de personal: Se decide la contratación de personal extra en caso de necesidad.
4. Organización del trabajo: Se organiza el trabajo diario de cada departamento.

Precisión de las Previsiones a 15 Días y a una Semana

Las previsiones de servicios a 15 días y a una semana son las más precisas y cercanas a la realidad debido a los siguientes factores:

1. Caducidad de los releases: Los plazos de los releases (liberación de habitaciones) ya han expirado.
2. Confirmación de grupos: Las entradas y salidas de grupos están confirmadas.
3. Confirmación de reservas individuales: Las reservas que estaban pendientes de confirmación ya están confirmadas.

Utilidad de la Previsión de Ocupación para el Departamento de Pisos

La previsión de ocupación es una herramienta clave para la gobernanta en la organización del trabajo del departamento de pisos:

1. Organización en días de alta rotación: Permite organizar el trabajo en días con muchas salidas de clientes.
2. Planificación de limpiezas periódicas: Facilita la organización de tareas de limpieza periódica del departamento.
3. Gestión de bloqueos y desbloqueos: Agiliza los procesos de bloqueo y desbloqueo de habitaciones según sea necesario.

Utilidad de la Previsión de Ocupación para Restauración

La previsión de ocupación también es fundamental para el departamento de restauración (restaurante y cocina):

1. Organización del trabajo: Permite organizar el trabajo tanto en el restaurante como en la cocina.
2. Preparación de servicios: Facilita la preparación de comidas, bebidas, montaje de comedores, etc.

Proceso Manual de Toma de Reservas

El proceso manual de toma de reservas, aunque cada vez menos frecuente debido a la automatización, sigue siendo relevante en algunos establecimientos. Este proceso consta de los siguientes pasos:

1. Consulta de disponibilidad: Verificar la disponibilidad del tipo de alojamiento solicitado.
2. Consulta del cardex del cliente: Si el cliente ya se ha hospedado anteriormente, consultar su historial en el cardex.
3. Registro en la hoja de reservas: Tomar los datos de la reserva en la hoja de reservas.
4. Anotación en el planning: Registrar los datos en el planning de ocupación.
5. Anotación en el libro de reservas: Registrar la reserva en el libro de reservas.
6. Archivo temporal: Archivar temporalmente la documentación de la reserva.
7. Confección de la hoja de entradas: Preparar la hoja de entradas para el día de llegada.

Relaciones Interdepartamentales del Subdepartamento de Reservas

El subdepartamento de reservas interactúa con diversos departamentos del hotel. A continuación, se describen estas relaciones:

• Dirección: Reservas debe prestar colaboración a la dirección del hotel en todo lo que se requiera.
• Departamento de Explotación: Este departamento propone cambios en los precios, lo que influye directamente en las tarifas que maneja reservas.
• Departamento Comercial: Cierra acuerdos con empresas y entidades, cuyas condiciones especiales son aplicadas por reservas.
• Departamento de Pisos: La gobernanta organiza el trabajo futuro basándose en las previsiones de servicios proporcionadas por reservas.
• Comedor y Cocina: Necesitan previsiones actualizadas para organizar el trabajo y el número exacto de servicios.
• Departamento de Mantenimiento: El jefe de mantenimiento organiza tareas periódicas a partir de las previsiones de servicios.
• Room Service: La relación se da cuando se deben preparar atenciones especiales para un gran número de clientes simultáneamente.
• Conserjería: Planifica su trabajo según las previsiones, especialmente en días de alta afluencia de grupos.
• Relaciones Públicas: Presta atención a los datos de los clientes que llegan para darles la bienvenida.
• Banquetes: Consulta con reservas la disponibilidad de habitaciones cuando se reservan banquetes con estancias o comidas de empresa.
• Almacén: Proporciona material de oficina al subdepartamento de reservas.
• Mostrador: Reservas envía diariamente a mostrador la hoja de entradas, las hojas de reservas del día y un estado de disponibilidad futura.