Optimización de la Gestión Organizacional: Eficacia, Eficiencia y Habilidades Gerenciales

El Proceso de Gestión: Fundamentos y Claves para el Éxito

El proceso de gestión es el conjunto de las acciones, transacciones y decisiones que la organización lleva a cabo para alcanzar los objetivos propuestos y se concreta en los resultados. La organización desarrolla el proceso de gestión basándose en la estructura que la soporta. Es a través de la estructura que se llevan a cabo las interrelaciones, las comunicaciones, etc.

La cantidad de este proceso depende de la estructura de la organización.

El Rol del Gerente en la Gestión

La forma en que los gerentes llevan a cabo su gestión es otro elemento importante. Las habilidades y conocimientos que se requieren en la actualidad son muchos.

Podemos decir que el perfil del gerente actual requiere:

• Ser creativo
• Poseer conocimientos sólidos del área
• Tener capacidad de liderazgo
• Saber comunicar y compartir ideas
• Generar y demostrar confianza y respeto de uno mismo y para los otros
• Estar dispuesto a la escucha y al diálogo

La Capacidad de Negociación en la Gestión

Existe un tercer elemento en este proceso: la capacidad de negociación, que se reconoce como requisito de todo buen gerente.

La negociación se hace dentro de la organización en forma individual o grupal; es un proceso en el que cada parte desea obtener beneficios.

Se define una zona y un límite; cada parte quiere solo ganar y ganar. Sin embargo, dentro de la zona de negociación, hay niveles en los que cada parte estaría dispuesta a ceder.

El nivel de habilidades de los gerentes, sumado a su capacidad de negociación, es un factor determinante para una buena gestión de la negociación.

Requisitos Clave para el Desarrollo del Proceso de Gestión

• Estructura
• Habilidad gerencial
• Capacidad de negociación

Medición del Proceso de Gestión: Eficacia y Eficiencia

Si bien es cierto que el éxito del proceso de gestión de negocios se mide por los resultados, no podemos dejar de resaltar que toda buena gestión debe buscar tanto la eficiencia como la eficacia.

Eficacia

Este concepto se asocia al de objetivos. Alguien es eficaz cuando alcanza los objetivos propuestos.

Por supuesto, existen diferentes niveles de eficacia ligados a la cercanía o lejanía de los resultados obtenidos en relación con el objetivo propuesto.

Eficacia: Relación entre Objetivos y Logros

• Mayor eficacia: Gestión con cercanía al cumplimiento de los objetivos.
• Menor eficacia: Gestión con lejanía al cumplimiento de los objetivos.

Eficiencia

El proceso de gestión es eficiente cuando los recursos que se utilizan son los mínimos necesarios para obtener los resultados logrados.

La gestión será más eficiente cuanto menor cantidad de insumos se aplique para lograr el resultado, es decir, cuanto mayor sea el aprovechamiento de los insumos.

Eficiencia: Relación entre Insumos Consumidos y Resultados Logrados

• Mayor eficiencia: Menor aplicación de insumos para el mismo resultado.
• Menor eficiencia: Mayor aplicación de insumos para el mismo resultado.

Complementariedad de Eficacia y Eficiencia

Eficacia y eficiencia deben complementarse.

Puede existir un proceso de gestión eficaz que alcance los objetivos, pero ineficiente (con un gran derroche de recursos).

Por otra parte, puede existir un proceso de gestión eficiente en el cual la relación insumo-producto es la mejor, pero ineficaz por no alcanzar los objetivos propuestos. El proceso de planeamiento es el que marca el rumbo del proceso de gestión de los negocios.

Analogía del Proceso Administrativo: La Organización como Batalla

Al hablar de procesos administrativos, podemos hacer una analogía entre la organización y una batalla.

Los gerentes gestionan el negocio como los generales dirigen a sus tropas con los planes trazados por el rey.

La medición de la eficiencia da los resultados, tales como la derrota o la victoria.

La mayor eficiencia en la batalla está dada por la cantidad de vidas perdidas y de materiales.

El proceso de control responde a las preguntas: ¿Qué hicimos mejor? ¿Qué falló? ¿Dónde? ¿Cuándo? ¿Por qué? y muchos otros interrogantes.