Optimización de la Gestión Laboral: Control, Documentación y Liderazgo

Control Horario: Métodos y Eficacia

El control horario es fundamental para la gestión del personal. Existen diversos métodos, cada uno con sus ventajas y desventajas:

• Partes de firmas: Algunas empresas controlan la asistencia por medio de un parte de firmas, dando un margen (por ejemplo, de 10 minutos) antes de retirar el parte.
• Tarjetas personalizadas: Es un método muy extendido, pero su efectividad es cuestionable, ya que existe el riesgo de que un empleado fiche por otro.
• Controles biométricos: Mediante huella digital y reconocimiento de voz, se controlan las entradas y salidas de los empleados de forma segura. La principal ventaja es que reflejan la presencia real de los trabajadores.

Procedimiento para Controlar el Uso de Internet y Correo Electrónico

Para controlar la utilización de internet y del correo electrónico dentro de la empresa, se recomienda seguir estas fases:

1. Establecimiento de normas escritas: Deben ser claras y comprensibles para todos los trabajadores.
2. Notificación y negociación: Las normas deben ser notificadas a los representantes de los trabajadores y negociadas con ellos.
3. Firma de conformidad: Una vez leída y comprendida la política de la empresa, el trabajador debe firmar una hoja de conformidad.
4. Comunicación a nuevos empleados: Todos los trabajadores deben conocer estas normas al iniciar la relación laboral.

Conservación de Documentos Laborales

Durante un período de cuatro años, las empresas deben conservar la siguiente documentación:

• Documentos de afiliación de los trabajadores a la Seguridad Social.
• Partes de altas, bajas y comunicaciones de variación de datos de inscripción en la Seguridad Social.
• Documento de afiliación a la mutualidad para la protección de accidentes y enfermedades profesionales.
• Recibos de salarios.
• Boletines de cotización a la Seguridad Social.

Ciclo Vital de los Documentos Laborales

El ciclo vital de los documentos se divide en tres etapas:

1. Archivo del departamento o activo: Contiene la documentación de uso frecuente.
2. Archivo intermedio o semiactivo: Recibe la documentación transferida por los archivos de los departamentos cuando los trabajadores han finalizado su relación con la empresa, las necesidades de consulta son esporádicas o han perdido vigencia jurídica y administrativa.
3. Archivo histórico o inactivo: Contiene documentación que se consulta muy raramente y que constituye la memoria histórica de la empresa.

Técnica Phillips 66: Dinámica de Grupo

La técnica Phillips 66 es útil para recoger muchas opiniones en poco tiempo y promover la participación de todos los individuos. El proceso es el siguiente:

1. Se divide al equipo en subgrupos de 6 personas.
2. Cada subgrupo debate durante 6 minutos sobre un tema o problema.
3. Cada integrante expone su opinión durante un minuto.
4. Un secretario designado por el grupo resume las conclusiones.
5. Se expone los resultados de cada subgrupo.
6. Se anotan en la pizarra una síntesis de las ideas expresadas.
7. Se realiza un resumen general hasta tratar todos los aspectos.

Estilos de Liderazgo según Kurt Lewin

Kurt Lewin identificó tres estilos principales de liderazgo:

• Autocrático: El líder da órdenes al equipo sin permitir la participación o aportación de ideas de los miembros. Suelen utilizar premios y castigos.
• Liberal (Laissez-faire): El líder deja a los trabajadores libertad para hacer lo que consideren conveniente, con mínima intervención.
• Democrático: El líder actúa como coordinador, aporta ideas, reparte tareas y realiza un seguimiento del trabajo, facilitando la creatividad y el intercambio de información.

Tipos de Absentismo Laboral

El absentismo laboral se clasifica en:

• Absentismo justificado: Ausencias del puesto de trabajo dentro del horario laboral, por causas justificadas y reconocidas legalmente.
• Absentismo no justificado: Faltas al trabajo por causas injustificadas.
• Absentismo presencial: Consiste en acudir al trabajo, pero dedicando parte de la jornada a actividades no relacionadas con las tareas del puesto. También puede ser no deliberado, provocado por ansiedad, estrés o problemas personales que impiden al trabajador rendir adecuadamente.