Optimización de la Gestión de Inventarios y la Función de Aprovisionamiento Empresarial

Función de Aprovisionamiento: Objetivos y Componentes

El objetivo global de la función de aprovisionamiento es suministrar al departamento de producción los materiales necesarios para la fabricación y al departamento de ventas para su comercialización.

La función de aprovisionamiento se compone de tres elementos esenciales:

1. Compras: El encargado de realizar las compras debe considerar factores clave como el precio, la calidad, las condiciones de pago y el plazo de entrega.

2. Disponibilidad de Almacenes: Espacios destinados a guardar los productos comprados hasta que el departamento de producción los necesite. Una vez fabricados, los productos terminados también se guardan en el almacén hasta su venta.

3. Gestión de Inventarios: Desarrollo de un sistema cuyo objetivo es determinar la cantidad de existencias que se deben mantener y el ritmo de pedidos necesario para cubrir las necesidades de producción y comercialización.

Aprovisionamiento en Distintos Tipos de Empresa

Empresa Industrial

La empresa productora comienza con la compra de los materiales necesarios para la producción, los almacena hasta que se fabrican y, una vez ya fabricados, vuelven al almacén hasta su venta. Este ciclo implica múltiples movimientos de existencias.

Empresa Comercial

Hay menos movimientos, ya que la actividad principal de la empresa es la comercialización y distribución (compraventa) de productos terminados.

Concepto de Existencias (Stocks)

Las existencias son todos aquellos materiales que una empresa tiene depositados en sus almacenes y que cumplen una serie de funciones específicas dentro de la gestión de aprovisionamiento. Las existencias también se denominan stocks o inventarios.

Gestión de Inventarios: Planificación y Control

La gestión de inventarios es la planificación, administración y control que la empresa realiza de sus existencias. El objetivo primordial es disponer, en todo momento, de las existencias necesarias para satisfacer las necesidades de producción o venta con el mínimo coste posible.

Motivos Estratégicos para Mantener Inventario

La empresa necesita disponer de recursos almacenados por diversos motivos:

• Para evitar una ruptura de stocks, especialmente si hay un momento determinado en el que la demanda sube inesperadamente.
• Para gestionar las diferencias en los ritmos de producción y distribución, que dependen de la demanda o de la época del año.
• Para obtener importantes descuentos por la compra de materiales en gran cantidad. Aprovechar esta oportunidad contribuye a reducir los costes de adquisición de los productos.

Tipos de Costes Asociados a la Gestión de Inventarios

Costes de Pedido

Son los costes generados por la realización de pedidos, incluyendo los costes administrativos de gestionar y tramitar las solicitudes a los proveedores.

Costes de Adquisición

Es la cantidad de productos que se compran al proveedor multiplicada por su precio unitario.

Costes de Mantenimiento de Inventario

Son los costes en los que incurre la empresa por mantener un volumen de existencias concreto en sus almacenes (incluyen almacenamiento, seguros, obsolescencia, etc.).

Costes de Ruptura de Stocks

Son los costes que asume la empresa cuando se queda sin existencias o cuando no se puede producir por falta de materias primas u otras existencias necesarias para la producción. Estos costes pueden incluir la pérdida de ventas o la penalización por retrasos.

Métodos de Control de Inventario

Clasificación ABC de Existencias

Este método se basa en la clasificación de las existencias en tres categorías según su valor y relevancia para la gestión de aprovisionamiento:

• EXISTENCIAS A: Forman aproximadamente el 20% de los artículos del almacén y, en conjunto, suponen el 60-80% del valor total de las existencias. Requieren un control riguroso.

• EXISTENCIAS B: Son existencias menos relevantes que las anteriores. Suponen el 30% de los artículos del almacén, con un valor del 10-20% del total. Se debe mantener un sistema de control moderado.

• EXISTENCIAS C: Tienen muy poca relevancia para la gestión de aprovisionamiento en términos de valor. Representan el 50% de las categorías de existencia de la empresa, pero menos del 5-10% del valor total del almacén.

El Sistema Justo a Tiempo (JIT)

El sistema JIT (Justo a Tiempo) de gestión de inventarios es un sistema integrado de gestión de producción y gestión de aprovisionamiento. Se desarrolló originalmente en Japón y fue aplicado posteriormente en Estados Unidos. Actualmente, se utiliza en las principales empresas industriales a escala mundial, buscando minimizar el inventario y recibir los materiales exactamente cuando son necesarios para la producción.