Optimización de la Gestión del Tiempo para la Función Directiva: Estrategias y Herramientas

Gestión del Tiempo: Clave para el Éxito en la Función Directiva

Gestionar eficazmente el tiempo es vital para la función directiva, ya que permite que las tareas se desarrollen con éxito. El tiempo es un recurso limitado y, a menudo, la percepción de su escasez es común tanto en el ámbito laboral como en la vida diaria.

El Tiempo como Recurso Escaso

Frases como "no tengo tiempo" son habituales. Quienes desempeñan funciones directivas o tareas de gran responsabilidad suelen percibir el tiempo como un recurso escaso. La percepción del tiempo es subjetiva: cuando tenemos muchas actividades, el tiempo parece acortarse; cuando son pocas, la sensación es de tener mucho tiempo.

Las actividades profesionales y sociales son importantes, por lo que es crucial aprender a discernir entre las más y las menos relevantes. Una mala gestión del tiempo puede convertir tareas importantes en urgentes, impidiendo la ejecución de actividades clave.

Análisis y Diagnóstico del Uso del Tiempo

Para gestionar eficazmente el tiempo, es fundamental realizar un análisis y diagnóstico. Este proceso consta de tres pasos:

1. Analizar el empleo del tiempo: Identificar cómo se utiliza el tiempo actualmente.
2. Evaluar el uso del tiempo: Determinar si el tiempo se está utilizando de manera eficiente.
3. Diagnosticar la situación: Identificar los problemas y áreas de mejora.

Se deben considerar tres aspectos fundamentales:

1. Lo que creemos que hacemos.
2. Lo que creemos que deberíamos hacer.
3. Lo que realmente hacemos.

Para objetivar el tiempo, es necesario registrarlo por escrito, utilizando:

• Agendas.
• Registros detallados.

Es fundamental obtener información detallada sobre los problemas con el tiempo: en qué se pierde, cuál es el problema, dónde y por qué surge. Una vez analizado, se puede realizar un diagnóstico de la situación, considerando:

1. La dirección o rumbo que tomará el problema (si persistirá).
2. Los efectos positivos y negativos generados.

Tras el análisis y diagnóstico, se procede a elaborar un plan de mejora.

Herramientas para la Gestión del Tiempo: Plan de Mejora

Un plan de mejora efectivo requiere el uso de las siguientes herramientas:

1. Eliminar: Suprimir actividades que consumen tiempo y aportan poco valor.
2. Establecer objetivos: Definir prioridades, diferenciando lo importante de lo menos importante. Este es un pilar fundamental en la función directiva.
3. Aumentar el control sobre el tiempo: Identificar tareas básicas y aquellas que pueden esperar.
4. Mejorar la actitud hacia el tiempo: Ser más organizado y metódico.

Herramientas Principales

1. Delegación: Permite descongestionar tareas, permitiendo al directivo centrarse en las funciones esenciales. Una delegación correcta otorga autonomía a los colaboradores y requiere motivación. Una buena delegación implica:
   • Marcar objetivos, pero dar libertad.
   • Proporcionar pautas.
   • Mantener la responsabilidad final por parte del jefe.
   • Conocer el desarrollo de la actividad.
   • Establecer mecanismos de control.

   Nunca se deben delegar actividades directivas, funciones de mando sobre el grupo, actividades sin personal cualificado y aspectos estratégicos de la empresa.

2. Planificación: Definir qué se va a llevar a cabo. Una buena planificación requiere un buen control, utilizando planes como:
   • Plan diario.
   • Plan semanal.
   Estos planes detallan las acciones a realizar en esos periodos, permitiendo identificar áreas de mejora.
3. Programación: Programar actividades, decidiendo cuándo se realizarán. Es importante tener una hoja de programación de actividades al comenzar la jornada, con cierta flexibilidad para imprevistos.

Problemas Comunes en la Gestión del Tiempo

1. Asuntos pendientes: Tareas no prioritarias que atascan la agenda.
2. Asuntos postergados conscientemente: Tareas que se evitan por:
   • Falta de fecha límite o una fecha límite lejana.
   • Miedo al fracaso.
   • Falta de motivación.