Optimización de la Gestión de Existencias: Tipos, Métodos y Procedimientos
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1. Stocks o Existencias
Stocks o existencias es el conjunto de materiales, mercancías, artículos o productos que tiene la empresa almacenados en espera de su utilización o venta posterior.
Ejemplos de Existencias según su Función
- Rollos de varias telas: Materias Primas
- Aceite de engrasar las máquinas: Materiales Diversos
- Tela cortada según patrones: Productos en Curso
- Cajas para guardar camisas: Envases
- Retales (restos de tela): Residuos o Subproductos
- Camisas cosidas: Productos Terminados
- Hilo de coser: Materia Prima
- Botones: Elementos y Conjuntos Incorporables
- Etiquetas: Materiales Diversos
- Tablones de madera: Materias Primas
- Cola de pegar: Materias Primas
- Cajoneras sin lacar: Productos en Curso
- Puertas y baldas cortadas: Productos en Curso
- Agarraderos: Elementos y Conjuntos Incorporables
- Bisagras y tornillos: Elementos y Conjuntos Incorporables
- Lijas, sierras, brocas, etc.: Materiales Diversos
- Lacas y barnices: Materias Primas
- Muebles fabricados: Productos Terminados
- Virutas de madera sin utilidad para la empresa: Residuos
- Cartones y plásticos para proteger los muebles: Embalajes
- Talonarios de albaranes: Material de Oficina
- Estantes y tablas que se venden sueltos: Subproductos
1.2. Las Existencias según la Actividad de la Empresa
| Empresa Comercial | Empresa Industrial |
|---|---|
| Compra productos terminados y los vende. | Adquiere materias primas y las transforma en productos terminados o semielaborados. |
| Cuenta de inventario (estado de situación financiera): Mercaderías | Cuentas de inventario (estado de situación financiera): Materia prima, productos en proceso, productos terminados. |
| Precio de compra de la mercadería adquirida para la venta. | Costo de las materias primas + costo de su transformación en productos terminados. |
2. Envases y Embalajes
Es importante diferenciar entre envase primario, secundario y terciario. Además, se deben considerar las 3R:
- Reducir: Evitar elementos innecesarios.
- Reutilizar: Aprovechar residuos para fabricar otras cosas.
- Reciclar: Convertir materiales recuperados en nuevos productos.
3. Procedimientos Administrativos para la Gestión de Existencias
| Compras (precio, calidad, plazo, pago...) | Almacenamiento (espacio físico, sistema organizativo...) | Gestión de Stocks |
|---|---|---|
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3.1. El Ciclo de Aprovisionamiento
Es el periodo de tiempo que transcurre desde que se compra a los proveedores hasta el momento en el que el producto final es vendido y entregado al cliente.
3.2. El Almacenamiento
- Organizar el almacén: Registrar cada artículo.
- Distribución interna de los productos: Ubicación en los almacenes.
- Distribución externa: Cómo se vende.
Trazabilidad: Es la capacidad de seguir un producto a lo largo de la cadena de suministros, desde su origen hasta su estado final como producto terminado.
4. Tipos de Stocks
- Stock activo o de ciclo: Cantidad para cubrir la demanda normal.
- Stock máximo: Cantidad máxima que puede haber en el almacén.
- Stock mínimo: Cantidad mínima que puede haber en el almacén.
- Stock de seguridad: Cantidad que se reserva para cubrir posibles imprevistos y evitar la rotura de stock (se da cuando no se puede cubrir la demanda porque te quedas sin existencias).
- Stock óptimo: Cantidad que permite la mejor rentabilidad almacén-capital invertido.
- Stock cero o Just In Time: Cantidad mínima para trabajar bajo demanda. (Solo fabrican cuando hay un pedido).
- Stock de temporada o estacional: Artículos para las ventas de una campaña o período estacional.
- Stock de especulación: Artículos que se compran cuando la oferta es ventajosa o porque se cree que el precio va a subir.
Métodos de Reposición de Existencias
| Cantidad a Pedir en cada Pedido | Cuándo Realizar el Pedido | |
|---|---|---|
| Sistema de revisión continua | Constante, el VOP (Volumen Óptimo de Pedido) | Cuando las existencias llegan al nivel "PP" (Punto de Pedido) |
| Sistema de revisión periódica | Variable, lo necesario para llegar al stock máximo | En fechas prefijadas y constantes |
- Reposición por revisión continua: Se controlan las existencias cada vez que se produce una entrada o salida para saber cuándo se debe emitir un pedido.
- Reposición por revisión periódica: Se solicita en cada pedido la cantidad que permite cubrir las necesidades hasta la reposición siguiente.
5. Gestión de las Existencias: Fórmulas Clave
- Q = Cantidad a pedir
- CG = Coste de gestión unitario (aprovisionamiento)
- CP = Costes de almacenaje unitario
- SS = Stock de Seguridad
- P = Precio
- D = Demanda anual
- DM = Demanda media diaria
- VOP = Volumen óptimo de pedido
- PE = Plazo de entrega del proveedor (aprovisionamiento)
- PP = Punto de pedido
- PR = Días de retraso en la entrega
Fórmulas
- VOP = √(2 x CG x D / CP)
- Nº de Pedidos = D / Q
- DM = D / Nº días
- Coste de adquisición = D x P
- CG Total = CG x Nº de Pedidos
- CP Total = CP x Q / 2
- SS = DM x PR
- PP = SS + (DM x PE)
- Stock máximo = SS + (DM x PE) + DM del periodo
Definiciones
- VOP: Cantidad que debemos solicitar en cada pedido para generar los mínimos costes de aprovisionamiento y almacenaje.
- PP: Es el nivel de existencias que indica cuándo se debe emitir un pedido de reposición.
- El stock de seguridad cubre el aumento de la demanda y evita la pérdida de ventas.
- Rotura de stock: No hay existencias suficientes para atender los pedidos de clientes.