Optimización y Gestión Empresarial: Fundamentos de Organización y Métodos (O&M)

Fundamentos de la Organización y Métodos (O&M) para la Excelencia Empresarial

Concepto de O&M: Es un campo especializado de la ciencia de la Administración, que tiene como objetivo lograr la excelencia en la organización y gestión empresarial mediante la definición clara y precisa de la visión, misión, filosofía, objetivos, políticas y estrategias empresariales.

Planificación del Trabajo de O&M

Las fases iniciales de un estudio de Organización y Métodos (O&M) son cruciales para su éxito:

• Realizar una visita preliminar al lugar de trabajo.
• Realizar reuniones y entrevistas preliminares con los directivos, gerentes, jefes y empleados.
• Descomponer el trabajo a realizar en fracciones o etapas.

Pasos a Seguir en la Etapa de Planificación de Tareas

Esta etapa requiere una descomposición metódica del alcance del estudio:

• Descomponer el trabajo a realizar en fracciones o etapas.
• Descomponer el trabajo a realizar en fracciones o etapas.
• Descomponer el trabajo a realizar en fracciones o etapas.

Recolección de Datos

Esta es la etapa más amplia y compleja de un estudio de O&M y consiste en recoger todos los datos, informaciones y documentos, de fuentes escritas y grabadas.

Procedimiento para Efectuar la Recolección de Datos

El proceso debe ser sistemático:

1. Orientación preliminar del analista.
2. Orientación de los directivos, gerentes y jefes.
3. Realización de la entrevista.

La Entrevista como Herramienta de Recolección

Definición: La entrevista es un método de investigación mediante el cual se pueden intercambiar u obtener datos e informaciones entre personas. Existen varias formas para realizar entrevistas, las cuales exigen habilidades y actitudes personales del entrevistador.

Realización: La entrevista debe ser llevada a cabo en el horario de menor actividad, de manera a interferir lo menos posible en la tarea de los funcionarios.

Principales Datos a Compilar en un Estudio de O&M

Los principales tipos de datos e informaciones que deben ser compilados son:

• Base legal de la empresa o institución.
• Visión, misión y filosofía.
• Objetivos: globales y sectoriales.

Análisis de Datos e Informaciones

Procedimiento para Efectuar el Análisis

• Clasificar y ordenar los datos, las informaciones y los documentos de cada proceso.
• Efectuar el análisis de los procesos o procedimientos.
• Efectuar el análisis de los formularios.

Formulación de la Propuesta

En esta fase, el Analista de Organización y Procesos Empresariales procede al diseño y desarrollo de:

• Una nueva Estructura Organizacional.
• Las tareas y responsabilidades (funciones) de los distintos puestos o cargos.
• Los métodos, sistemas y procesos operacionales.

Consideraciones para la Elaboración de Propuestas

Para la elaboración de las propuestas se deberá considerar:

• Los objetivos del trabajo.
• Las Fortalezas y Debilidades de la Empresa y las oportunidades y amenazas del Entorno.
• Clientes internos y externos de la empresa.

Prueba o Experimentación de la Propuesta

Procedimiento para la Prueba

1. Realizar los preparativos finales para la prueba.
2. Supervisar la aplicación de las propuestas durante la prueba.
3. Preparación y presentación de la versión final de los manuales desarrollados.

Aplicación o Implementación de la Propuesta

La implementación es una de las etapas más complicadas. Por ello, es esencial haber realizado con éxito las etapas anteriores, de manera a evitar o minimizar las probabilidades de encontrar dificultades y estar preparado para solucionar los inconvenientes que pudieran surgir con la mayor celeridad posible.

Presentación del Informe Final

Una vez concluidos los trabajos de Organización y Métodos, el analista debe presentar a los directivos de la empresa el Informe Final de los trabajos realizados.

Partes Básicas de un Informe

1. Título del Informe: Debe ser claro y preciso, y tiene que reflejar el contenido del mismo.
2. Índice del Contenido: En el índice se detalla el contenido del Informe, con indicación de las páginas respectivas.
3. Introducción: Generalmente incluye, entre otros:
   • Los objetivos del trabajo realizado.
   • Referencias sobre la metodología y procedimientos utilizados durante la investigación.
   • Breve historia de la situación para orientar al lector.
   • Agradecimientos.
4. Redacción del Cuerpo Principal: El texto debe ser claro y conciso; tiene que ser lo suficientemente corto para que pueda ser leído por los directivos, pero por otro lado, debe ser lo suficientemente largo para abarcar todas las situaciones que se desea informar. No deben quedar dudas sobre el informe.

Elaboración y Control de Formularios

Los formularios son:

• Medios para registrar, transportar y comunicar datos e informaciones a través de papel o electrónicamente.
• Uno de los elementos indispensables de las actividades y/o procesos empresariales (proceso de compras, de ventas, de pagos).
• Generalmente, los trámites y procesos son consignados en papeles.

Definición de Formularios

Los formularios, electrónicos o en papel, son instrumentos destinados a codificar, transmitir, comunicar, recibir y conservar cualquier tipo de datos, informes e informaciones seleccionadas y útiles en una organización.

Objetivos de los Formularios

• Comunicar: Transmitir una información o mensaje (ej. pro-forma de nota).
• Tomar Nota: Facilitar el registro de datos o hechos (ej. Registro de llamada).
• Autorizar: Dar consentimiento para realizar algo (ej. hoja de autorización).

Control de Formularios

El analista de O&M debe llevar un adecuado control de todos los formularios. Debe tener en cuenta que es el sistema nervioso de la organización. Es importante controlar su diseño, uso y evolución.

Objetivos del Control de Formularios

• Suprimir los formularios que sean innecesarios.
• Estandarizar las medidas y lograr la multiplicidad de uso.
• Elaborar los formularios mediante técnicas científicas.

Manuales Administrativos

Son instrumentos esenciales para el adecuado funcionamiento de las organizaciones y tienen como objetivos principales:

• Estandarizar los procesos o procedimientos operacionales.
• Racionalizar el uso de recursos empresariales.
• Comunicar la estructura organizacional.

Base para el Desarrollo de Manuales

Los manuales administrativos deben ser desarrollados en base a:

• Resultado del diagnóstico organizacional.
• Visión, misión, filosofía, objetivos, políticas, estrategias, tácticas y normas o reglamentos, vigentes y/o a aplicarse.
• Estructura Organizacional definida.

Tipos de Manuales Administrativos

1. Manual de Políticas.
2. Manual de Estructura Organizacional.
3. Manual de Organización y Funciones.

Manual de Políticas

Establece el conjunto de pautas que servirán de guías para el desarrollo de las actividades y/o procesos de los distintos sectores de la organización.

Manual de Organización y Funciones

Establece la organización formal de una empresa. Contiene el organigrama y la descripción de las funciones de los distintos sectores y/o cargos, así como las relaciones de los mismos.

Manual de Procedimientos Operacionales

Contiene las normas generales y específicas, así como el conjunto de definiciones operacionales, con indicación de las secuencias de las acciones o pasos a seguir para la realización de determinados trabajos.

Manuales Electrónicos

El impacto de la globalización y de la tecnología en los procesos de producción y comercialización de productos y servicios, así como en la gestión empresarial, hacen que los accionistas...

Representación Gráfica de Procesos

Fluxogramas o Diagramas de Flujo

Es una forma de representación gráfica que se utiliza para demostrar esquemáticamente los pasos de un proceso.

Beneficios de un Diagrama de Flujos de Procesos

Un diagrama de flujos de procesos facilita:

• La identificación del proceso del que se trata.
• La identificación de los sectores o dependencias que participan en el proceso.
• La identificación de los documentos que se utilizan en cada proceso.

Tipos de Fluxogramas

• Fluxograma o Flujograma Vertical: Muestra la sucesión cronológica de los pasos de un proceso, en forma específica y detallada.
• Fluxograma o Flujograma Horizontal: Se utiliza preferentemente para mostrar los pasos u operaciones de procesos o procedimientos del método propuesto.

Diagrama de Flujo vs. Fluxograma

El diagrama de flujo, al igual que el fluxograma, tiene por objetivo mostrar las secuencias de un determinado proceso o procedimiento.

Diagrama de Gantt

El diagrama de Gantt es otro tipo de gráfico que puede ser utilizado para representar las secuencias de trabajos en un estudio de O&M.