Optimización de la Gestión Empresarial: Claves de la Auditoría Operativa

La Auditoría Operativa como Herramienta de Mejora Empresarial

La auditoría operativa se enfoca en la gestión empresarial con el propósito de evaluar y mejorar los controles y procedimientos administrativos. Su objetivo principal es incrementar la eficiencia de la organización. En el caso presentado, se evidencia una falta de control significativo, lo que ha resultado en pérdidas consecutivas y la renuncia de personal contable. Esta deficiencia en el control administrativo ha impedido la distribución de dividendos, reflejando una baja eficiencia de la entidad. Es fundamental una comprensión profunda de la empresa, ya que la información disponible es escasa para un análisis exhaustivo, y la situación financiera tampoco es óptima.

Necesidad de una Auditoría Detallada

Se considera esencial realizar una auditoría detallada para identificar las áreas de fallo. Esto implica solicitar y examinar:

• Estado de resultados
• Flujo de efectivo
• Balances generales
• Cuentas detalladas
• Manual de procedimientos
• Plan de cuentas
• Misión y visión de la empresa
• Información sobre el control interno existente
• Cualquier otra información relevante para comprender el funcionamiento de la empresa y la documentación necesaria para identificar las causas de las pérdidas.

Beneficios para los Accionistas y la Transparencia

Los accionistas requieren esta auditoría para obtener una visión clara y comprobar la situación interna de su empresa. Esto les permitirá implementar mejoras y aumentar la eficiencia empresarial. Además, una auditoría exhaustiva promueve la transparencia, demostrando la ausencia de problemas u obligaciones pendientes, lo cual fortalece el prestigio de la empresa y facilita futuras inversiones con terceros.

Objetivos Clave de la Auditoría Operativa

El objetivo primordial de esta auditoría es:

• Investigar, verificar y comprobar las causas de los fallos operativos.
• Mejorar la eficiencia general de la empresa.
• Asegurar que la documentación sea adecuada y esté actualizada.
• Verificar la existencia de una clara y adecuada segregación de funciones.
• Garantizar la protección de los activos de la empresa.
• Promover la eficiencia operativa para un funcionamiento óptimo.
• Lograr una mejor gestión empresarial en su conjunto.

Inicio del Proceso de Auditoría

El proceso de auditoría comenzaría con preguntas dirigidas a comprender el propósito específico de la auditoría solicitada. Se indagaría sobre:

• Las razones detrás de las pérdidas recurrentes.
• La existencia y efectividad de los controles implementados.
• Las causas de la inestabilidad en el puesto de contador.
• Otras preguntas clave para obtener información relevante sobre el funcionamiento de la empresa.

Enfoques de Auditoría

Se distinguen dos enfoques principales:

• Enfoque Tradicional: Orientado a grandes empresas, se centra en la visualización de activos y la verificación de un alto volumen de transacciones individuales.
• Enfoque Empresarial: Aplicable a cualquier tipo de empresa, es versátil y dinámico. Busca maximizar la competitividad y reducir los costos asociados a la auditoría.

Auditoría Interna vs. Externa

La auditoría interna es realizada por un empleado de la organización (auditor interno o contralor) y su propósito es mejorar la eficiencia administrativa y el control interno. Consiste en verificar la actividad realizada por los responsables para asegurar que los resultados sean los adecuados.

Por otro lado, la auditoría externa es llevada a cabo por una persona ajena a la empresa (auditor externo) con el fin de emitir una opinión independiente sobre la materia evaluada.

Técnicas de Auditoría Comunes

Las técnicas utilizadas en auditoría incluyen:

• Visitas al lugar de operación.
• Entrevistas y encuestas al personal.
• Análisis comparativos de Estados Financieros.
• Análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas).
• Análisis Causa-Efecto (Diagrama de Ishikawa o Espina de Pescado).
• Árbol de Objetivos.
• Árbol de Problemas.
• Y otras técnicas relevantes.

Tipos de Auditoría

Existen diversos tipos de auditoría, entre los que se destacan:

• Auditoría de Estados Financieros: Su objeto es emitir una opinión sobre la razonabilidad de la información presentada en los Estados Financieros y su conformidad con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA).
• Auditoría a Sistemas Computacionales: Se realiza a los sistemas que procesan información significativa, con el propósito de validar la confiabilidad de los datos generados por dichos sistemas.
• Auditoría Tributaria: Llevada a cabo por entidades fiscales (como el SII en Chile) para verificar el cumplimiento de las obligaciones impositivas.
• Auditoría Ambiental: Enfocada en evaluar el impacto y cumplimiento de normativas ambientales, comúnmente aplicada en industrias como la minería.

Funciones Clave del Control Interno

Un sistema de control interno robusto cumple funciones esenciales como:

• Custodia de los activos de la empresa.
• Salvaguarda de los datos y registros contables.
• Permite la implementación de sistemas para controlar todas las operaciones contables y financieras.
• Suministra información vital sobre ventas, inventarios, cuentas por cobrar, ingresos, costos y gastos.