Optimización de la Gestión Documental y Correspondencia Empresarial

Gestión de la Correspondencia

La gestión de la correspondencia abarca la recepción y distribución de diversos documentos y paquetería dentro de una organización.

Procesos Clave en la Gestión de Correspondencia

Recepción de Correspondencia

La recepción de correspondencia se refiere a la entrada de cualquier documento o paquete a través de servicios de mensajería.

• Firma del Albarán: La firma del albarán es necesaria para documentos certificados o enviados por mensajería. En el caso del correo ordinario, generalmente no se requiere firma.
• Clasificación del Correo: La clasificación del correo implica su catalogación. Es crucial tener en cuenta la correspondencia con carácter confidencial; en estos casos, el sobre o paquete nunca debe abrirse.
• Anotación de Fecha de Recepción: Para contestar o resolver los asuntos en el plazo establecido, es imprescindible anotar la fecha de recepción.

Registro de Entrada

El registro de entrada se realiza mediante un sello que refleja el número asignado, la fecha de entrada y el destinatario. Este sello se ubica generalmente en la esquina superior derecha del documento. Es fundamental considerar los criterios de la empresa para determinar si un documento debe ser registrado o no. Además, solo deben imprimirse los correos estrictamente necesarios.

Distribución

La distribución del correo requiere que la empresa disponga de personal encargado de esta tarea, dejando constancia expresa del tipo de documentación entregada.

Elaboración de Correspondencia

La elaboración de la correspondencia es responsabilidad de cada departamento. Si el documento lo requiere, se procede a la firma. En caso de utilizar papel especial, se debe tener especial cuidado con el plegado y el ensobrado.

Modos de Plegado

• Documentos A4 (sin carácter oficial): Se pliegan en tres partes, con el contenido hacia dentro.
• Notas Breves: Se pueden doblar por la mitad, con el texto hacia dentro, si no es necesario un plegado más complejo.
• Invitaciones: Deben ir en un sobre ajustado a su tamaño, sin doblarse.
• Contratos o Documentos Oficiales: No deben doblarse; requieren un sobre de medidas adecuadas.

Modelos de Sobre

• Sobre Americano: Disponible con o sin ventana.
• Sobre Cuartilla: Sin ventana.
• Sobre Grande (Sencillo y Acolchado): Diseñado para documentación que no puede ser doblada. Los sobres acolchados suelen contener papel de burbujas para protección.

Recogida y Envío

Recogida de Correspondencia

La recogida de la correspondencia es un procedimiento establecido por cada empresa, pudiendo realizarse a mano o mediante casilleros.

Registro de Salida

El registro de salida es similar al de entrada, incluyendo el número asignado, la fecha de salida y el destinatario.

Envío

El envío se realiza a través de empresas privadas o el servicio oficial de Correos. Se debe considerar el tipo de envío: correo ordinario, urgente o certificado.

Libros de Registro y Campos Esenciales

Los libros de registro son fundamentales para gestionar un volumen importante de correspondencia y evitar errores. Generalmente, se utilizan dos libros: uno para el registro de entrada y otro para el registro de salida.

Los campos esenciales a registrar son:

• Número de Registro: Se asigna por orden de llegada.
• Fecha: Se registra la fecha de recepción o salida.
• Remitente: Incluye los datos de quien envía (dirección postal, nombre y apellidos si es persona física, o razón social si es persona jurídica). En el registro de salida, se anota el departamento de origen.
• Asunto: Una descripción breve del contenido.
• Destinatario: La persona o entidad a la que va dirigida la correspondencia.
• Clases de Documento: Se debe especificar el tipo de documento.
• Anexos: Se anota si el documento incluye algún anexo.
• Observaciones: Se puede añadir una columna para notas adicionales, como "paquete defectuoso".