Optimización de la Gestión Documental: Correspondencia y Archivo Empresarial

1. Gestión de Correspondencia

La correspondencia es el conjunto de cartas, documentos y paquetes que se envían o reciben, ya sea de forma telemática o postal.

1.1. Medios y Formatos en la Correspondencia

Medios Utilizados: El Sobre

• Americano
• Cartilla
• Grande
• Especial

Cómo Escribir la Dirección en un Sobre

1. Nombre de la persona física.
2. Nombre de la empresa.
3. Dirección.
4. Código Postal, localidad y provincia.
5. País (si es internacional).

Plegado y Ensobrado de Documentos

• Documentos de Medidas A4: Se pliegan en 3 partes con contenido frontal.
• Escritos Cortos: No siempre es necesario; se dobla por la mitad.
• Invitaciones: Nunca se deben doblar y van en un sobre especial.
• Contratos: Nunca se doblan; se introducen en un sobre a la medida.

1.2. Gestión y Registro de Correspondencia

Correspondencia de Entrada

• Recepción: Implica la firma y comprobación del contenido.
• Clasificación: Se realiza por contacto, contenido y adjuntos.
• Registro de Entrada: Proceso de asignación de números a cada documento recibido.
• Distribución: Puede ser correo urgente, correo certificado, documentación personal o correo ordinario (según prioridad).

Correspondencia de Salida

• Elaboración: Incluye la redacción, firma, plegado y ensobrado.
• Recogida: El protocolo es establecido por cada empresa; es conveniente realizarla al menos 1 vez al día.
• Registro de Salida: Proceso similar al de entrada, consiste en la asignación de números a cada documento enviado.
• Envío: Puede realizarse por empresas privadas de mensajería o por Correos.

1.3. Servicios de Mensajería

Los servicios de mensajería son el reparto de correspondencia y de paquetes realizado por una empresa.

Servicios de Correos

• Correos Express: Envío de paquetería urgente.
• Nexea: Servicios personalizados en gestión documental para comunicaciones masivas de empresas con clientes.
• Correos Telecom: Gestiona la red de telecomunicaciones y comercializa la capacidad excedentaria.

Otros Servicios de Mensajería

• Burofax Premium: Para enviar de forma urgente y segura documentos relevantes.
• Carta Certificada: Entregas que garantizan la recepción bajo firma del destinatario o persona autorizada (ej. contratos, presupuestos).
• Carta Ordinaria: Envío de documentos, facturas, informes.
• Carta Urgente: Mismas características que la ordinaria, pero se recibe antes.
• Correo Urgente Internacional: Envío de documentos/mercancías de hasta 2 kg con urgencia, seguimiento y entrega determinada.
• Telegrama: Envíos urgentes de mensajes con entrega garantizada.

2. Archivo: Concepto y Tipos

El archivo es un sistema de conservación de la información ordenada y clasificada.

2.1. Tipos de Archivo por Soporte

• En papel.
• Informatizado.

2.2. Organización del Archivo

• Centralizado: Los documentos se guardan en un único sitio; trabajadores especializados distribuyen los documentos.
• Descentralizado: Cada departamento archiva sus propios documentos, lo que evita solicitarlos constantemente y da independencia a los departamentos.

2.3. Clasificación de Archivos por Frecuencia de Consulta

• Activo: Documentos consultados con frecuencia, cuya fecha no supera los 5 años.
• Semiactivo: Conserva los documentos retirados del archivo activo.
• Inactivo: Documentos de poca consulta; tienen utilidad temporal debido a su valor.

2.4. El Proceso de Archivamiento

1. Revisar: Revisión previa; se deja la documentación lista para la clasificación.
2. Clasificar: Se deben clasificar según el criterio elegido.
3. Referenciar: Si se guardan en distintos sitios, la referencia facilita su localización.
4. Archivar: Cuando el documento no es necesario de forma continua, se archiva en el lugar que corresponda.
5. Rearchivar: Sigue el mismo criterio anterior; los documentos se mantendrán en carpetas mientras estén en uso.

2.5. Archivo de Información en Soporte Informático

Base de Datos

Sistema que permite almacenar información de forma digital y organizada, permitiendo a los usuarios acceder y gestionarlos.