Optimización de la Gestión de Almacenes y Control de Inventarios en Empresas

Definición y Propósito de los Almacenes

Un almacén o depósito se define como el conjunto de artículos y materiales que posee una organización, los cuales se encuentran en espera de su posterior utilización en las diferentes secciones o unidades de la misma.

Objetivos Principales de los Almacenes

• Mantener existencias suficientes de productos y materiales para garantizar el funcionamiento continuo de las diferentes secciones.

Funciones Clave del Almacén

Las funciones esenciales de un almacén incluyen:

• Solicitar el reabastecimiento de los diferentes artículos cuando sea necesario.
• Realizar la recepción y el registro de los materiales suministrados.
• Gestionar el rechazo del material que no satisfaga los requisitos del pedido.
• Acondicionar, proteger y conservar los artículos bajo su custodia.
• Prevenir pérdidas y deterioros de los artículos.
• Diseñar y elaborar la documentación pertinente.
• Distribuir los artículos a los servicios o unidades que los soliciten.
• Establecer una adecuada rotación de stocks.
• Registrar y controlar los movimientos de artículos, así como los stocks máximos y mínimos.
• Controlar el consumo de los materiales.

Conceptos Fundamentales de Gestión de Existencias

Stock

El stock representa la cantidad de artículos que existen en una empresa y que están disponibles para ser comercializados o utilizados.

Gestión de Existencias (Gestión de Stocks)

La gestión de existencias consiste en determinar la cantidad y el tipo de productos que deben ser almacenados, buscando un equilibrio óptimo entre la cantidad de productos y el coste de almacenamiento.

Tipos de Niveles de Stock

• Stock Máximo: Es la cantidad máxima permitida de un producto que puede ser almacenada.
• Stock Mínimo: Representa la cantidad mínima de un artículo que puede existir en el almacén sin correr el riesgo de agotarse.
• Stock de Seguridad: Es la cantidad adicional de un artículo que debe existir en el almacén para poder atender necesidades y demandas inesperadas, o demoras excesivas en el suministro. Este nivel siempre excederá al stock mínimo.

Punto de Pedido

El punto de pedido es el momento o nivel de stock en el cual se debe realizar una nueva orden de compra para un determinado artículo. Se calcula teniendo en cuenta los plazos previsibles de entrega para evitar desabastecimientos.

Inventario

Un inventario es el recuento manual de todos los artículos almacenados. Su propósito es localizar aquellos artículos que hayan caducado, estén deteriorados o hayan quedado obsoletos, para proceder a su baja.

Fases de un Inventario

1. Localización de cada artículo dentro del almacén.
2. Identificación clara y precisa de cada artículo.
3. Verificación del total de artículos de cada clase y variedad, y su comparación con los registros.
4. Identificación de los artículos que deben retirarse por caducidad, deterioro, etc.
5. Proceso de dar de baja los artículos identificados en los registros correspondientes.
6. Registro de toda la información obtenida durante el proceso.

Sistemas de Almacenamiento

Sistema Cerrado

• Solo el personal autorizado puede acceder al material.
• Se registra meticulosamente cada entrada y salida de material o productos.
• Implica un coste elevado, pero permite un control total sobre los productos.
• Es el sistema comúnmente adoptado en almacenes generales de hospitales.

Sistema Abierto

• Personas ajenas al personal del almacén pueden acceder al material.
• El recuento y la contabilidad de artículos son menos rigurosos que en el sistema cerrado.
• Suele utilizarse en almacenes pequeños dentro de plantas hospitalarias.