Optimización de la Gestión de Almacenamiento y Logística en Establecimientos

Almacenamiento: Principios y Flujo de Entrada

Todos los establecimientos tienen como objetivo principal generar los mínimos costes posibles para conseguir el máximo beneficio. El proceso de almacenamiento y los almacenes representan el segundo escalón en el principio de la marcha adelante, lo cual se denomina flujo de entrada.

Su organización debe ordenar los diferentes productos en las mejores condiciones de conservación. La función del encargado del economato es tener la previsión para poder atender a las necesidades del establecimiento, debiendo conocer los pedidos realizados por la empresa.

Proceso de Recepción de Mercancías

1. Después de obtener los albaranes con los datos del pedido, el encargado ordena la descarga del material.
2. Observa que no haya daños en la mercancía y acepta la mercancía.

Al recuento de las unidades recibidas se le denomina control cuantitativo.

Clasificación de Géneros

• Productos Perecederos: Son aquellos que duran hasta su determinada caducidad y su uso debe producirse antes de la fecha. Se clasifican en productos congelados y refrigerados.
• Productos No Perecederos: Aquellos cuya durabilidad es más prolongada, ya que sus sistemas de conservación favorecen esta longevidad en el tiempo.
• Productos Duraderos: Aquellos que no tienen fecha de caducidad.

Los productos perecederos y no perecederos se deben almacenar en estantes que permitan mantener el criterio de almacenamiento FIFO (First In, First Out), que se utiliza para dar salida primero a los géneros que llevan más tiempo almacenados.

Área de Almacenamiento

Áreas Específicas

Área de Economato

• Se almacenan los alimentos no perecederos.
• La temperatura debe estar entre 12 y 18ºC.
• Debe contar con una amplia entrada, buena ventilación, no debe tener humedad ni luminosidad solar directa (solo luz artificial).

Área de Cámaras

Aquí se conservan géneros perecederos. Encontramos:

1. Ante-cámara: De 6 a 12ºC.
2. Cámaras de Refrigeración: Entre los 0 y los 5ºC.
3. Cámaras Congeladoras: De -20 a -40ºC.

Debe estar limpia y tener una buena rotación. Es importante que estas cámaras lleven un sistema de registro de temperatura.

Tabla de Temperaturas de Conservación Resumida

Otras Áreas

• Área de Bodega: Debe tener una temperatura de entre 12 y 20ºC con condiciones de humedad del 50% al 25%.
• Área de Mantenimiento: Se puede encontrar los materiales para realizar las reparaciones de mantenimiento en general.
• Área de Lencería: En donde se guardan las toallas, colchas, fundas y mantelería.

Descripción de los Espacios que Forman la Zona de Almacenamiento

Almacenamiento de Productos No Perecederos

• Debe ser de fácil acceso desde la recepción de géneros hacia la zona de preparación.
• Dispondrá de un montacargas.
• Debe estar seco y bien ventilado, y bien aislado.
• Evitar instalar fuentes de calor.
• Disponer los productos en estanterías.
• La luz debe ser artificial.
• La temperatura debe estar entre 15 y 18ºC.

Cámaras Climatizadas de Frío Positivo

• Deben estar cerca de la zona de recepción y situadas dentro de la zona de almacenamiento.
• Debe asegurarse una rotación correcta de materias primas almacenadas, utilizando el método FIFO.
• Se tiene que colocar estanterías fáciles de limpiar.

Seguridad y Control

• Registro de Temperatura: Si las instalaciones son grandes, se coloca un sistema centralizado de registro (termómetro exterior o sistema integrado).
• Las puertas deben disponer de sistemas de apertura exterior e interior.

Control de Calidad en la Recepción

Las mercancías deben ser sometidas a un proceso de control de calidad antes de darles la entrada de manera definitiva. Para ello, se remiten al departamento de control de calidad.

Cuando el número de artículos es muy elevado, el departamento de control de calidad debe emitir un informe favorable sobre la calidad de las mercancías recibidas. Una de sus funciones es descubrir los errores, ya que su detección a tiempo evitará muchos de los problemas que ocasiona darse cuenta de ellos demasiado tarde.

Funciones Básicas del Responsable de la Recepción de Géneros

1. Inspeccionar y controlar la entrada de mercancías.
2. Registrar las diferencias sustanciales que se produzcan en las entradas.
3. Avisar al departamento de Economato de la llegada de géneros para que procedan a su retirada.
4. Almacenar las diferentes mercancías en los lugares destinados.
5. Establecer los registros de entradas, devoluciones y retornos de géneros.
6. Establecer y realizar controles de APPCC (Análisis de Peligros y Puntos de Control Crítico).
7. Controlar los procedimientos de entrega, provisión y salidas.
8. Informar al departamento de compras de los incidentes ocurridos durante el proceso de recepción.

El Ciclo de Compras

El proceso de compra empresarial incluye una serie de fases:

Determinación de las Necesidades

Se toman decisiones acerca de qué hay que comprar, cuánto hay que comprar y cuándo hay que comprar.

Selección de Proveedores

a. La Evaluación de Proveedores

El proceso de aprovisionamiento es un elemento clave para la buena marcha de un negocio del sector. El aprovisionamiento en la empresa afecta a:

• La calidad de los productos finales.
• El cumplimiento de los compromisos que se adquieren desde la carta y los menús.
• La estructura de los costes.

La empresa de hostelería debe asegurar que sus proveedores le garanticen la efectividad y calidad. Para que los objetivos se puedan cumplir, es aconsejable que la empresa defina e implante un sistema de evaluación de proveedores.

b. El Ámbito de la Evaluación

Supone discriminar proveedores y productos que van a ser evaluados. En el sector de hostelería, el número de productos que entra en el almacén es amplio. Evaluar a todos no siempre es factible; por ello, es aconsejable establecer un número de productos y proveedores que van a ser evaluados. Esto se denomina ámbito de evaluación.

c. El Sistema de Clasificación

Se establecen las bandas de clasificación en función de la puntuación obtenida en la evaluación.

d. Los Criterios de Evaluación

Son los criterios que se fijan para poder establecer una evaluación cuantitativa y cuantificable.