Optimización de la Función de Compras y Gestión de Inventarios

La Función de Compras y la Gestión de Existencias

La función de compras es la encargada de adquirir en el mercado los bienes y servicios necesarios para la fabricación y comercialización. Por su parte, la gestión de stocks, existencias o inventarios abarca todas las operaciones dedicadas a regular el flujo de materias primas, productos semielaborados, acabados, mercaderías, otros aprovisionamientos y subproductos.

En este sentido, la función de compras es fundamental en la gestión de aprovisionamiento, pues es la responsable de planificar y adquirir estos suministros de los proveedores, poniendo a disposición de la empresa los materiales y productos necesarios para su normal funcionamiento.

Organización del Departamento de Compras

El departamento de compras deberá estar organizado de forma tal que se puedan sistematizar y racionalizar al máximo las tareas que deben realizarse. La función de compras debe facilitar la demanda en materiales, componentes y suministros de la empresa.

Objetivos de la Gestión de Compras

• Previsión de la demanda: Anticipar las necesidades futuras de la organización.
• Precio de adquisición: Obtener un coste lo más bajo posible sin comprometer la calidad.
• Logística y plazos: Asegurar la entrega en el momento justo, gestionando plazos de aprovisionamiento, seguridad y condiciones de pago.
• Gestión de volumen: Mantener una cantidad adecuada en función del volumen de pedidos de los clientes.
• Calidad: Mantener niveles de calidad previamente definidos.
• Responsabilidad corporativa: Tener en cuenta criterios de sostenibilidad y códigos éticos.

Tipos de Compras o Aprovisionamientos

• Programados: Se detallan las cantidades y momentos en que se realizarán las compras según el programa de producción o ventas.
• No programados (por punto de pedido): Se realiza un pedido al proveedor cuando el stock llega a un nivel determinado.
• Programas abiertos: Se fijan las fechas en que se van a realizar los pedidos, pero las cantidades se van estableciendo posteriormente.
• Pedidos esporádicos: Se realizan por una necesidad puntual.
• Pedidos especulativos: Se realizan para aprovechar una situación de precios bajos en el mercado.

La Compra por Internet y Modelos Digitales

• E-Procurement: Manifestación de comercio B2B (negocio a negocio), es decir, comercio o servicios entre empresas, en la que cada caso se adapta a sus propias necesidades.
• E-Marketplace: Espacio web gestionado por una empresa que permite a otras compañías conseguir nuevos proveedores o clientes para sus productos.
• E-Auction: Modalidad de comercio electrónico basado en la subasta, bien sea entre empresas (B2B), entre particulares (C2C) o de empresas a particulares (B2C).
• Dropshipping: Modelo de venta de productos que aún no se tienen en poder, por lo que el vendedor no tiene que invertir en almacén ni inventario.

El Flujo de Información en la Compraventa

Desde el pedido hasta el pago, se generan multitud de operaciones de compraventa entre clientes y proveedores. Los documentos de compraventa son los soportes donde se deja constancia legal y administrativa de dichas transacciones.

Medios de Pago en el Comercio

• Efectivo: Dinero en metálico. Actualmente, existe una limitación legal de 1.000 € para ciertas operaciones.
• Cheque: Documento que permite dar una orden al banco para que pague una determinada cantidad de dinero a otra persona.
• Transferencia bancaria: Envíos de dinero realizados a la orden de un cliente desde su cuenta bancaria a otra cuenta designada.
• Letra de cambio: Es un documento mercantil que garantiza que una persona pagará a otra una cantidad de dinero en una fecha determinada.
• Pagaré: Documento por el que una persona física o jurídica se compromete a efectuar el pago de una cantidad determinada en una fecha futura. Se iguala su fuerza ejecutiva a la de la letra de cambio.