Optimización de Existencias: Clasificación, Gestión y Aprovisionamiento

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La Gestión de las Existencias

1. Las Existencias: Definición y Clasificación

Las existencias son bienes que la empresa posee para:

  • Ser vendidos en el curso ordinario de la explotación.
  • Ser consumidos e incorporados en la producción de bienes y servicios que serán vendidos al exterior.
  • Ser consumidos en el proceso productivo.

Las existencias se pueden clasificar según:

  • El tipo de empresa que las consume.
  • La imputación de ese consumo a la determinación del coste del producto terminado.
  • La posibilidad de almacenar o no los materiales.

Según el tipo de empresa que las consume, las existencias pueden ser:

Empresas comerciales:

  • Adquiridas al exterior: Mercaderías, Otros aprovisionamientos.

Empresas industriales:

  • Adquiridas al exterior: Materias primas, otros aprovisionamientos.
  • Producción propia: Productos en curso, semiterminados, terminados y subproductos.

Según su imputación a la determinación del coste del producto:

  • Materiales directos: Aquellos que se asignan al objeto de cálculo de una manera exacta. El valor de estos materiales consumidos en el proceso productivo se incorpora al proceso sin utilizar criterios de reparto. Ejemplo: El consumo de tela para confeccionar un traje.
  • Materiales indirectos: No pueden identificarse de una manera evidente y sencilla con los productos fabricados. El valor de estos materiales consumidos en los procesos productivos se incorpora al producto utilizando criterios de reparto. Ejemplo: la cantidad de energía.

Según su capacidad de almacenamiento, pueden ser:

  • Materiales almacenables: Sufren un desfase temporal entre el momento de su recepción y su utilización en el proceso productivo.
  • Materiales no almacenables: Son los que no gozan de la característica de poder almacenarse en lugares físicos. Ejemplo: Materiales energéticos, la luz.

2. Funciones del Departamento de Aprovisionamiento

El proceso de aprovisionamiento es el conjunto de operaciones que pone a disposición de la empresa los materiales y productos del exterior necesarios para el funcionamiento y su almacenamiento, en las mejores condiciones posibles de cantidad, calidad, precio y tiempo, de acuerdo con los objetivos.

A) Fase de la Gestión de Compras

El objetivo del departamento de compras es proporcionar los elementos que deben adquirirse en el exterior para realizar el proceso de producción, en la cantidad necesaria y con el mínimo coste. Es responsable de negociar el precio de los materiales con los proveedores. Sus funciones son:

  • Localizar, seleccionar y establecer las fuentes de abastecimiento de los materiales y demás suministros de la empresa.
  • Seleccionar a los proveedores.
  • Cotejar los precios, calidad y transporte de los materiales.
  • Negociar condiciones de entrega y de pago.
  • Emitir las órdenes de compra.
  • Recepción y almacenaje.
  • Efectuar la clasificación de los materiales.
  • Llevar el control de existencias.

B) Fase de la Gestión de Almacén

El almacén es un lugar físico donde se recibe la mercancía del exterior o de otras secciones de la empresa, con la finalidad de reservarlas y custodiarlas para que sean utilizadas en el proceso productivo o puestas a disposición de los clientes.

La finalidad de los inventarios o stocks en el almacén es:

  • Evitar que la empresa se demore en las entregas a sus clientes.
  • Garantizar la continuidad del proceso productivo.

El volumen de existencias está condicionado por:

  • La demanda.
  • El plazo de entrega de los proveedores.

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