Optimización de Eventos: Soportes Publicitarios, Atención al Cliente y Gestión de Calidad

Soportes Publicitarios e Informativos en Eventos

Los soportes publicitarios e informativos son una forma esencial de dar publicidad y promoción a un evento. La estrategia publicitaria específica dependerá del presupuesto disponible. Entre los recursos más novedosos y efectivos se encuentran las redes sociales, blogs y páginas web.

Los organizadores deben contar con una variedad de soportes informativos, tales como:

• Mostradores promocionales
• Quioscos interactivos
• Muebles automontables

Estos elementos ayudan a decorar el stand promocional a un bajo coste, a la vez que cumplen funciones informativas y publicitarias.

Tipos de Soportes y sus Funciones

• Soporte publicitario (cartas, folletos, catálogos): Función informativa.
• Soporte uniforme personal: Función de imagen corporativa.
• Soporte quioscos interactivos y publicitarios: Función de información, publicidad y gestión de documentación.
• Soporte portafolletos y mostradores promocionales: Función de muestra de publicidad.
• Soportes y expositores gráficos: Función de muestra de publicidad en imágenes y videos.
• Soporte degustaciones y demostraciones: Función promocional.

Ubicación Estratégica de los Soportes

Los soportes se suelen situar en:

• Entradas a salas y pabellones.
• Stands y exposiciones.
• Recepciones.
• Puertas de entrada y salida.
• Áreas cercanas a la presidencia.
• Zonas de paso.
• Hall de entrada.
• Intersecciones de pasillos.

Procedimiento de Atención al Cliente en Eventos

Los eventos son acontecimientos donde acuden personas con diferentes motivaciones, expectativas e intereses, que buscan satisfacer necesidades concretas. El proceso de atención al cliente se inicia desde el primer contacto con el asistente hasta su partida, y se desarrolla en tres etapas clave:

1. Acogida:
   • Recepción e inscripción.
   • Entrega de material.
   • Registro de alojamiento (si aplica).
   • Cóctel de bienvenida.
   • Recursos técnicos para ponentes.
2. Durante el evento:
   • Atención al cliente para horarios.
   • Cumplimiento del programa.
   • Indicaciones de ubicación y servicios.
3. Despedida:
   • Agradecimientos.
   • Certificados de asistencia.
   • Encuesta de satisfacción.
   • Despedida formal.

Presupuesto del Evento

Ingresos

• Expositores.
• Cuotas de inscripción.
• Patrocinadores y entidades colaboradoras.
• Merchandising.

Gastos

• Alojamiento y transporte de ponentes.
• Montaje de stands y salas.
• Alquiler de salas y servicios auxiliares.
• Catering.
• Personal.
• Imprenta.
• Servicios ofrecidos por ponentes.

Concepto y Medición de la Calidad en Eventos

La calidad en un evento se define como el grado de satisfacción tanto de quienes trabajan en él como de quienes asisten. Para medir la calidad, es necesario atender a tres dimensiones principales:

• Dimensión técnica: Recursos técnicos y científicos, como medios audiovisuales, redes sociales, prestigio de los ponentes e interés de sus charlas.
• Dimensión humana: Capacidad del equipo humano contratado para ser asertivos, amables y empáticos.
• Dimensión económica: Equilibrio entre ingresos y gastos, minimizando costes.

Los procesos del evento deben estandarizarse para evitar errores. Se elabora un plan de calidad donde se establecen parámetros que controlan el cumplimiento de lo establecido. Esto permite:

• Atender mejor a asistentes y personal.
• Reducir costes.
• Ofrecer servicios adecuados.
• Registrar datos de los resultados obtenidos.

Al finalizar el evento, se recogen informes realizados por todos los implicados (áreas de RRHH, secretaría técnica, asistentes, comité organizador y cualquier persona que haya reportado alguna incidencia) para una evaluación completa.