Optimización del Espacio de Trabajo y Gestión Documental para Secretarias

A) Espacio de Trabajo

1. Sin ruidos o sonidos molestos.
2. Que facilite la concentración.
3. Iluminación suficiente.
4. Temperatura adecuada.
5. Decoración adecuada.
6. Ventilación suficiente.

B) Mobiliario de Oficina

1. El archivo de tareas diarias estará en las cajoneras auxiliares, integrado con el escritorio.
2. El archivo de poco uso se colocará retirado del escritorio.
3. El asiento de la secretaria debe situarse detrás del escritorio.
4. Ventana a la izquierda del secretario, a no ser que sea zurda.
5. Reloj analógico visible.
6. Espalda de la secretaria protegida por pared.
7. El escritorio será su zona de trabajo, su zona personal.
8. Papelera oculta debajo del escritorio.
9. Ordenador: bien colocado para que no se gire la cabeza, que no refleje la luz en la ventana, barrera entre la secretaria y la persona que entra por la puerta de visitas y que la gente no pueda ver la pantalla.

C) Escritorio

1. La mesa despejada, la documentación debe de estar archivada, entregada o desechada.
2. Ordenador en mesa auxiliar, con la pantalla 10-15 cm más baja que la mesa principal y la impresora al lado.
3. Los documentos y papeles hay que leerlos y asignarles una tarea. Además, según la forma de entrada hay que clasificar en: Urgente, de resolución inmediata, de resolución a lo largo de la jornada, a corto plazo, a medio plazo, a largo plazo.
4. Sobre la mesa dos bandejas: Una de documentación que entra y otra que es resuelta.
5. Archivador de cajones: Para ordenar por temas u otro criterio los documentos. También para tener documentación habitual y útil, no definitiva.
6. Papelera: Necesaria; también una trituradora de documentos.

El Archivo

Lugar donde se recogen y se guardan documentos, expedientes, etc., en cualquier tipo de soporte.

Objetivos: Guardar y custodiar documentos, facilitar su localización cuando haga falta, reducir el tiempo de recuperación.

Conceptos:

1. Clasificar: Ordenar por clases.
2. Ordenar: Colocar de acuerdo a un plan.

A) Clasificación de los Documentos en el Archivo

Orden Alfabético: Si se trata de nombres, por el 1º apellido; si son empresas, por sus siglas o por apellidos.

Orden Numérico: Se asigna un nº consecutivo al anteriormente abierto y archivado. Se coloca en lugar contiguo al anterior en número.

Ventajas: Se trata de algo sencillo, encaja con el principio de discreción, imposible equivocarse y repetir número, es rápido "búsqueda sencilla", permite archivar muchos expedientes.

Inconveniente: Necesita un apoyo auxiliar que descodifique el número de expediente.

Orden Temático: Se crea un catálogo de unidades temáticas a semejanza del índice de contenidos.

Ventajas: Intuitivo si tiene un índice pequeño, expedientes bien clasificados.

Inconveniente:

1. Toca crear un plan temático y de códigos.
2. Problemas cuando nos quedamos sin espacio y tenemos que introducir nuevos temas, nuevas carpetas o expedientes.
3. Está relacionado con más de tres temas, ya hay problemas.
4. Si otras personas quieren acceder al archivo, deben de conocer los códigos y su plan temático.

B) Cómo Tratar los Documentos

1. Cumplir protocolo para archivar y tratar la documentación.
2. Leer el documento que llega.
3. Si no tiene importancia, tirarlo a la papelera.
4. Apreciar y valorar el documento: Por su contenido, tiene órdenes para realizar tareas, para constituir una prueba o resguardo de una operación realizada.
5. Analizado el documento, podremos enviar a la papelera, procesar o realizar las tareas, archivar.
6. Si está duplicado, solo se archiva el original.
7. Si hay que grapar o archivar en un archivador, se realizará correctamente.

C) Mantener al Día los Archivos

1. El archivo de cajonera: Lo situamos al lado de la secretaría, debajo de la mesa de trabajo, es de uso personal e íntimo, solo tendrá acceso la secretaria. Son los de uso frecuente, estarán bien organizados todos sus documentos en su carpeta, normalmente ordenadas alfabéticamente.

2. Archivo de estantería o armario. Alejado un poco del escritorio, su archivo será permanente, podrán acceder el jefe o la secretaria "Nadie más" y estarán de acuerdo en cómo organizarlo. Para mantenerlo archivado hay que hacer lo siguiente:

1. En el escritorio tendremos una bandeja, donde se pondrán las tareas terminadas y las que se procedan se archivarán.
2. Fijar un momento del día para archivar.
3. Cuanto menos personas accedan a los archivos, mejor.
4. Revisar los archivos, para ver los caducados, los que no son útiles, etc.
5. Pegar una etiqueta como están ordenados.
6. Si se saca algo, se deberá de colocar luego.