Optimización del Espacio de Trabajo: Claves para la Productividad Departamental

Planificación de las Tareas del Departamento

1. Elementos de la Oficina y su Organización

1.1. El Despacho

Es el lugar o habitáculo donde el personal de asistencia a la dirección realiza las tareas habituales de secretaría. Es el territorio privado del asistente, y no debe accederse a él sin permiso, con excepción del jefe o directivo para el que se trabaja.

El despacho debe tener condiciones mínimas de habitabilidad y confort. Destacamos las siguientes:

• A) Sin ruidos ni sonidos estridentes. Se puede conectar un hilo musical suave y relajante, con un volumen que no moleste a los departamentos anexos.
• B) Que facilite la concentración. No olvidar que una persona no puede realizar dos acciones simultáneamente cuando una de ellas es mecánica. No es conveniente abrir simultáneamente todos los canales de información y evitar, en lo posible, la información inútil.
• C) Iluminación suficiente. Especialmente la mesa de trabajo. La iluminación deberá entrar por la izquierda si eres diestro o por la derecha si eres zurdo. Si es posible, trabajar con luz natural de una ventana que no debe estar a nuestra espalda.
• D) Temperatura adecuada. Es difícil trabajar con mucho calor o mucho frío. La ropa debe ser cómoda y que no nos dé calor o frío.
• E) Decoración adecuada. Las paredes deben ser decoradas con pocos artículos y de colores relajantes (pasteles).
• F) Ventilación suficiente. Si el despacho es pequeño y cerrado, se puede cargar la atmósfera de malos olores, lo que perjudica la concentración y la sensibilidad del visitante.

1.2. El Mobiliario de Oficina

El mobiliario de oficina puede ser variado o personalizado. Como mínimo dispondrá de una mesa escritorio amplia, una silla giratoria con respaldo, mesa auxiliar para ordenador y teclado, archivadores y estanterías. Dependiendo de la función de ese despacho podremos sumar: mesa de reuniones, fotocopiadora, sillones, etc.

El criterio para ordenar este mobiliario debe ser estético, funcional o personal. El espacio debe permitir moverse con facilidad, y el mobiliario debe ser una prolongación de la persona. Los objetos como teléfono, ordenador, agenda, archivos deben estar protegidos ante cualquier intrusión.

Bajo el criterio de territorio personal podemos decir lo siguiente respecto a los elementos:

• El archivo de tareas diarias estará en cajones auxiliares integrados en el escritorio.
• El archivo de uso poco frecuente se coloca retirado del escritorio.
• El secretario o asistente debe situarse donde pueda ver y controlar quién entra por la puerta y cuándo el jefe está en su despacho, en el caso de que acceda por el mismo lugar.
• La ventana debe estar situada a la izquierda del escritorio.
• Sobre la pared es conveniente un reloj bien visible para poder programar las tareas que debes desempeñar.
• La espalda debe estar protegida contra la pared.