Optimización de Equipos de Trabajo: Dinámicas, Comunicación y Habilidades Clave

Etapas en la Evolución de los Grupos

Todo grupo pasa por cuatro etapas:

• Etapa de formación: En ella predomina la incertidumbre respecto a las normas de actuación, de liderazgo, de objetivos, etc.
• Etapa de tormenta: Se producen conflictos internos, lucha por el liderazgo y dificultad para hacer concesiones.
• Etapa normativa: Se establecen reglas de funcionamiento, roles o papeles, tareas y liderazgos.
• Etapa de actuación: El grupo se centra en conseguir los objetivos propuestos.

Variables Clave de un Equipo de Trabajo

La diferencia entre un grupo y un equipo es que el grupo tiene un objetivo individual (por ejemplo, que cada alumno apruebe la asignatura), mientras que un equipo tiene un objetivo conjunto (por ejemplo, que Tenerife ascienda de categoría). Para que un equipo funcione, hay que controlar siete factores que son los siguientes:

• Definir las metas: El equipo debe conocer qué se espera de él.
• Las tareas: Tienen que estar definidas claramente y corresponder con la información, habilidades y actitudes de los miembros.
• Las personas: Se recomienda que los equipos no tengan más de 8 personas, que tengan caracteres compatibles y que representen a todos los departamentos implicados en la ejecución de tareas.
• Las normas: El equipo debe tener unas normas de actuación conocidas y aceptadas por todos sus miembros.
• El liderazgo: El coordinador debería ser el líder del equipo, aunque esto es difícil que se produzca.
• La cooperación: Los miembros del equipo se deben ayudar unos a otros para alcanzar el objetivo común, porque el trabajo cooperativo genera en el equipo orgullo de pertenecer a él, seguridad y coordinación de esfuerzos.
• La evaluación: El equipo tiene que establecer un procedimiento de evaluación para comprobar si los objetivos propuestos se han llevado a cabo y, si no, adoptar medidas correctivas.

La Comunicación en los Equipos de Trabajo

Conceptos y Elementos de la Comunicación

La comunicación consiste en transmitir un mensaje y tiene fundamentalmente siete elementos:

• El emisor: Es la persona que crea el mensaje.
• El receptor: Persona a quien va destinado el mensaje.
• El mensaje: Es la información transmitida.
• La retroalimentación o feedback: Es cuando el receptor se convierte en emisor.
• El canal: Es el medio utilizado para transmitir el mensaje.
• El código: Es el conjunto de signos y reglas en los que se expresa el mensaje.
• El contexto: Es la situación en la que se da el mensaje.

La Inteligencia Emocional en el Trabajo en Equipo

La inteligencia emocional es el conjunto de habilidades que posee una persona, como el autocontrol, la capacidad de automotivación, la constancia y la empatía. Hay dos competencias esenciales propias de la inteligencia emocional a la hora de trabajar en equipo, que son:

• La escucha activa: Es pensar lo que nos están diciendo antes de responder, evitando contestar sin haber procesado lo que hemos escuchado.
• El autocontrol: Es una competencia que poseen algunas personas; consiste en no reaccionar inmediatamente ante situaciones desagradables. El autocontrol exige mantener la calma y reflexionar lo que se va a decir o hacer antes de actuar o tomar una decisión.

Barreras de la Comunicación

Son obstáculos o impedimentos que perjudican la transmisión del mensaje. Las barreras son tres:

• Físicas: Son interferencias que hay en el ambiente. Ejemplo: el ruido.
• Idiomáticas o semánticas: Se producen cuando el receptor no entiende el lenguaje o los signos que emitimos. Ejemplo: cuando el emisor y el receptor hablan distintos idiomas.
• Psicológicas: Son las diferencias económicas y sociales. Ejemplo: hablar con un jefe.

Estrategias en la Comunicación Asertiva

La asertividad es un método de comunicación por el que tú defiendes tus derechos sin agredir a los demás. Ser asertivo da lugar a que los compañeros te respeten y se genere un buen clima laboral.

Técnicas Asertivas

• El disco rayado: Consiste en repetir una idea hasta que la otra parte se dé cuenta de cuál es nuestra postura. Ejemplo: El jefe nos dice que nos quedemos media hora más para hacer la contabilidad y nosotros respondemos que tenemos una cita médica que no podemos posponer. Así, el jefe se da cuenta y se llega a un acuerdo de que me quedaré el próximo jueves.
• La aserción negativa: Consiste en responder a una crítica manifestando que tiene parte de verdad. Ejemplo: Hemos quedado con nuestros amigos para ir al cine y llegamos tarde. Es la cuarta vez que nos ocurre en este mes. Nuestros amigos nos dicen que somos muy tardones y nosotros respondemos: «Lo siento, disculpadme, es verdad que vuelvo a llegar tarde».
• La pregunta negativa: Consiste en responder a una crítica pidiendo una aclaración.