Optimización del Trabajo en Equipo: Fases, Beneficios y Retos Clave

Fases Esenciales del Trabajo en Equipo

El trabajo en equipo es un pilar fundamental en cualquier organización moderna. Comprender sus etapas y dinámicas es crucial para maximizar la productividad y la cohesión grupal. A continuación, se detallan las fases clave por las que atraviesa un equipo, junto con la importancia del feedback y un balance de sus ventajas y desventajas.

Etapa 1: Formación

Esta fase inicial es vital para establecer las bases del equipo. Se definen aspectos fundamentales como:

• Su posición dentro de la organización y su relación con el resto de las áreas.
• De quién va a depender y quién será el responsable o jefe del equipo.
• Quién formará parte del equipo y los conocimientos y habilidades necesarias.

Antes de comenzar a trabajar, el jefe de equipo deberá reunir a sus integrantes para que se conozcan, intentando, en todo momento, fomentar un buen clima.

Etapa 2: Enfrentamientos

En esta fase, el trabajo se complica y surgen las primeras dificultades y conflictos. Las relaciones establecidas al principio pueden verse rotas o reorganizadas, y los temas a discutir se presentan de manera más abierta. Se hacen esfuerzos para aclarar los objetivos del equipo. Aparecen diferencias de carácter y personalidad, y cada persona intenta establecer su propio lugar dentro del grupo e influir en su funcionamiento. Las discrepancias entre los objetivos e intereses personales de cada miembro se hacen evidentes. Para superar conflictos y promover el sentimiento de pertenencia al equipo, se pueden organizar cursos, eventos deportivos, etc.

Etapa 3: Normalización

Los miembros del equipo son conscientes de que tienen que superar sus diferencias si quieren sacar el proyecto adelante. Para ello, se establecen reglas de trabajo comunes a partir de normas de comportamiento que consideran aceptables y no aceptables. A cada miembro se le atribuyen diferentes roles, dando respuesta a las siguientes preguntas: Quién hará qué y cómo lo hará.

Etapa 4: Rendimiento

El equipo se concentra en el rendimiento y entra en una fase muy productiva. Funciona de manera autónoma. Sus miembros tienen clara su posición y papel en el equipo y dedican toda su atención a la tarea que hay que llevar a cabo y a la forma de alcanzar los objetivos propuestos.

Etapa 5: Disolución

Llega el momento de cerrar el proyecto y disolver el equipo, bien porque se ha finalizado el trabajo encomendado y se han alcanzado los objetivos, o bien por la partida de uno o varios miembros fundamentales del equipo. Es una etapa complicada, donde se pierde ilusión en el proyecto, el rendimiento puede volver a caer y es posible que surjan rivalidades. Antes de la disolución, algunos grupos bien formados pueden hacer una reflexión sobre la experiencia vivida y sobre su disposición para seguir cada uno su camino.

La Importancia del Feedback en el Trabajo Colaborativo

El feedback es la capacidad del emisor para recoger las reacciones de los receptores y modificar el mensaje, si fuera necesario. El feedback puede ser verbal o no verbal. La finalidad es obtener toda la información posible sobre el tema en cuestión, manteniéndose en un proceso de comunicación continuo.

Ventajas y Desventajas del Trabajo en Equipo

Ventajas

• El jefe del equipo coordina las tareas de manera eficiente.
• Incrementa la productividad individual y grupal.
• Exige objetivos y resultados claros.
• Facilita realizar con éxito tareas complicadas.
• Mejora el clima laboral y las relaciones interpersonales.
• Integra diferentes formas de pensar y de trabajar.
• Incrementa la confianza mutua y la responsabilidad.
• Permite a los miembros del equipo resolver problemas de forma colectiva.
• Fomenta la comunicación activa y la retroalimentación.

Inconvenientes

• El trabajo es más lento y requiere más tiempo de reunión y decisión.
• Trabajar de una manera coordinada es más complicado que hacerlo individualmente.
• Aparecen individualidades, diferencias y roces personales que enturbian las relaciones.
• Pueden surgir problemas de comunicación, rumores o malentendidos.
• Las tareas pueden ser poco operativas y eficaces si no están claras.
• Se corre el riesgo de sobrecargar de trabajo a algunas personas.