Optimización Empresarial: Control de Gestión, Estructura Organizacional y Fomento de la Motivación Laboral

Fases de la Función de Control Empresarial

La función de control es esencial para asegurar que los objetivos empresariales se cumplan. Sus fases clave son:

1. Establecimiento de estándares de resultados: Deben ser relativos a un período de tiempo y fijar metas evaluables en términos cuantitativos, recogiendo todos los aspectos vitales para la empresa.
2. Medición de resultados reales: La efectividad del control se reduce si la información llega tarde o no es posible compararla con los estándares fijados.
3. Comparación de resultados con estándares: Se trata de contrastar lo que es con lo que debería ser. Han de realizarse con cierta periodicidad para detectar cualquier posible desviación.
4. Análisis de diferencias: Los motivos de las desviaciones pueden ser diversos: bien debidos a dificultades de organización, o porque las decisiones no se han ejecutado como se había previsto, o por el propio plan, lo que obligaría a revisar la planificación.
5. Corrección de las desviaciones: Cuando las diferencias son positivas respecto a lo previsto, todo va bien. Si son negativas y superan los límites, deben tomarse medidas en función de la causa, que pueden ser: más recursos, cambio de tareas, etc.

Organización Formal e Informal en la Empresa

La organización de una empresa posee dos dimensiones fundamentales que coexisten y se influyen mutuamente:

Organización Formal

Es la que está establecida por la dirección y reflejada en su organigrama. En ella, están definidas las actividades de las personas, las unidades, la autoridad de los distintos miembros y unidades de la organización. Es oficial y conocida por todos.

Todas las personas de la empresa deben ajustarse a la organización formal, cumpliendo los cometidos establecidos, obedeciendo órdenes y cooperando con las personas designadas.

Organización Informal

Junto a la organización formal, los miembros de cualquier grupo humano, con el paso del tiempo, van desarrollando sus propias relaciones informales.

Esta organización informal es una estructura de relaciones de comunicación, liderazgo e influencia, que no depende de la dirección y que, por ello, no es oficial. Depende de los miembros que la componen y de los líderes que surgen espontáneamente.

Puede entenderse como una red de relaciones personales y sociales no establecidas por la organización formal. Se crean normas de grupo, se asumen ciertos roles y se crean canales informales de comunicación, por los que circula información de todo tipo. Además, a través de estos se genera la formación de líderes informales que ejercen autoridad en cuanto consiguen el reconocimiento del grupo.

En definitiva, la dirección debe entender que la organización real de la empresa tiene dos caras y que la organización informal puede ser una fuente de aprendizaje y mejora continua.

Factores Clave de Motivación Laboral

La motivación de los trabajadores es un pilar fundamental para el éxito y la productividad de cualquier empresa. A continuación, se detallan otros factores que contribuyen significativamente a ella:

1. Enriquecimiento del puesto de trabajo: Un trabajo es menos motivador cuanto más monótono y rutinario es. Un puesto de trabajo se enriquece mediante:
   • Ampliando la variedad de las tareas.
   • Confiriendo importancia a la tarea, de forma que el trabajador perciba que su aportación tiene un valor que es apreciado.
   • Favoreciendo la creatividad, las propuestas innovadoras y la integración en equipos de trabajo.
2. Política de incentivos y de promoción basada en méritos: Se consigue si los mejores trabajadores son los mejor remunerados y los distintos puestos están ocupados por las personas más capacitadas para ello.
3. Delegar autoridad y responsabilidad: Cuando se confía en alguien para que asuma mayores responsabilidades, se le hace partícipe de los objetivos de la organización.
4. Comunicar a los trabajadores lo que se espera de ellos: Es preciso que conozcan cuál es su papel y que comprendan cómo contribuye su esfuerzo a los objetivos generales de la empresa.
5. Reconocer sus méritos: El reconocimiento es un potente motor de motivación y compromiso.
6. Facilitar la participación del trabajador: Involucrar a los empleados en la toma de decisiones o en la mejora de procesos aumenta su sentido de pertenencia y responsabilidad.
7. Favorecer la formación y el desarrollo profesional de las personas: Si la empresa se preocupa por ambos aspectos, los trabajadores comprueban que el factor humano es importante para la empresa y así aumentan su motivación y compromiso.
8. La flexibilidad de horarios y la conciliación familiar: Los horarios flexibles permiten al trabajador organizar más libremente su jornada, reducen su estrés y mejoran la productividad.