Optimización del Embalaje y Técnicas de Ensobrado para Envíos Seguros

Gestión Eficaz del Embalaje y Ensobrado de Documentos

Criterios Esenciales para la Selección del Embalaje

Para proteger nuestros envíos, debemos ensobrarlos o empaquetarlos utilizando el material de embalaje más adecuado. Existen muchos tipos de embalaje. A la hora de elegir uno, tendremos en cuenta tres aspectos fundamentales:

• Protección del Contenido: Elegiremos el material de embalaje que mejor proteja nuestro envío.
• Coste del Embalaje: Una vez garantizada la protección, elegiremos el de menor coste.
• Reciclado del Embalaje: El embalaje debe cumplir la legislación en materia de protección del medio ambiente.

Componentes Fundamentales del Embalaje

El embalaje está formado por cuatro partes fundamentales: embalaje externo, relleno o embalaje interno, sistemas de sujeción y etiquetado.

1. Embalaje Externo

• Sobres y bolsas (acolchados, plastificados, de cartón).
• Cajas postales, estuches y tubos.
• Cajas (estándar y especiales).

2. Relleno o Embalaje Interno

Hay que conseguir un buen acolchamiento que proteja de golpes.

• Papel tipo kraft y cartón ondulado.
• Espuma: Film, planchas, perfiles.
• Burbujas: Rollo, bolsa, antiestático.
• Relleno antigolpes: Tipo flo-pack, granos, mallas.

3. Sistemas de Sujeción

Para asegurar el cierre y facilitar la colocación, se utilizan precintadoras y flejadoras. También se utilizan cantoneras para evitar que el roce del fleje pueda romper el embalaje.

• Precintadora con cinta de embalar.
• Flejadora.
• Bridas.

4. Etiquetado

El etiquetado sirve para identificar al destinatario y al remitente. También se pueden utilizar cintas o películas adhesivas para proteger las direcciones y distintos tipos de etiquetas de aviso sobre la posición de transporte o alertando del contenido (ej. frágil, inflamable).

• Etiquetas adhesivas.
• Película protege direcciones.
• Etiquetas de aviso.

Técnicas de Ensobrado Profesional

La única dificultad que tiene ensobrar un documento radica en saberlo doblar adecuadamente para que quede bien colocado en el sobre. Es importante hacerlo correctamente, ya que un mal doblado puede transmitir una imagen deficiente de nuestra entidad. Dado que la mayoría de cartas usan un formato DIN A4, su doblado se realiza en tres partes iguales, permitiendo el uso de un sobre estándar de medidas 22,50 x 11 cm.

La técnica de doblado es diferente según si el sobre tiene o no ventana.

Ensobrado de Documentos en Sobres sin Ventana

Doblamos la hoja en tercios. Podemos hacerlo por el método matemático, dividiendo el largo de la hoja en tres partes, pero lo normal es hacerlo de forma aproximada.

1. Colocamos la hoja de papel cara arriba en posición vertical.
2. Doblamos la hoja en forma de cilindro sin llegar a apretar y tratando de que queden tres capas del mismo tamaño.
3. Ajustamos los bordes de la hoja para que queden superpuestos y bien alineados, y apretamos ligeramente hasta que quede bien doblada. Luego, introducimos la hoja en el sobre.

Otra forma de hacerlo consiste en doblar la mitad superior de la hoja hasta cubrir la mitad de la parte restante. Esto no resulta difícil porque a nuestra vista se le da mejor calcular mitades que tercios. Cuando lo hayamos conseguido, doblamos el extremo inferior de la hoja hasta hacer coincidir sus puntas con las del doblez que hayamos hecho.

Ensobrado de Documentos en Sobres con Ventana

1. Colocamos la hoja de papel cara abajo en posición vertical.
2. Doblamos el tercio superior de la hoja hacia abajo y el tercio inferior hacia arriba, de forma que la dirección quede en el exterior.
3. Introducimos la hoja en el sobre con la dirección visible a través de la ventana, asegurándonos de que se ve en su totalidad, incluido el código postal.

Seguridad y Confidencialidad en la Correspondencia

Todas las entidades deben cumplir la normativa en materia de seguridad y confidencialidad en los sistemas de comunicación y en la manipulación de la correspondencia y paquetería, aplicándola con rigor en el registro, la distribución y la manipulación de la información.

Marco Legal y Obligaciones

• Ley de Protección de Datos de Carácter Personal: Se refiere a la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD).
• Secreto Profesional: Mantener en secreto la información recibida.
• Cancelación de Datos: Destruir periódicamente los documentos confidenciales. Los datos de carácter personal serán cancelados cuando hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual hubieran sido registrados.
• Régimen Sancionador: Tanto los responsables de los ficheros como los encargados de su tratamiento están sujetos al régimen sancionador que establece la ley.

Destrucción Segura de Documentos Confidenciales

Las entidades recurren a máquinas destructoras de documentos que no solo trocean el papel, sino también cualquier otro tipo de soporte (disquete, CD, etc.). También existen empresas que se dedican a la destrucción confidencial de documentos en centros especiales de triturado.