Optimización de la Documentación y el Protocolo en la Organización de Eventos Profesionales

Documentación Esencial para Asistentes a Eventos

• Boletín de inscripción

  • Se suele rellenar y enviar antes del evento, pero si el asistente, invitado o ponente no lo ha hecho, tendrá que hacerlo nada más llegar.
  • Una vez rellenado, se le hará entrega del material del evento.

• Programa oficial

  • Reúne toda la información sobre el evento: horario de charlas, mesas redondas y reuniones, la temática, el lugar donde se celebrará cada acto y quién será el encargado de cada uno.
  • Este documento se diseñará e imprimirá en papel de alta calidad.

• Compendio de abstracts

  • Es el resumen de todas las ponencias. Se puede entregar en CD-ROM o en papel.
  • Cada abstract incluye el nombre de su autor, su currículum vitae y el resumen de la ponencia.

• Credenciales

  • Es una tarjeta que identifica al asistente, invitado o ponente, además de a los expositores, personal organizador y recursos humanos.
  • Distingue a cada grupo de participantes (asistente, invitado o ponente) con un color.

• Listado de participantes

  • Es la relación de asistentes, ponentes, expositores, etc.
  • Se publica en la página web del evento y, además, se puede entregar en un CD-ROM o en papel, aunque esta última forma es menos frecuente.

• Información turística de la ciudad

  • Se proporciona a los asistentes información sobre la oferta turística de la ciudad sede.
  • Son cedidas por las oficinas, patronatos de turismo o el Convention Bureau de la ciudad.

• Obsequios

  • Se ofrecen para promocionar la imagen del evento.
  • Son artículos de merchandising o proporcionados por los patrocinadores y entidades colaboradoras.

Normas de Protocolo en Diversos Actos

• Protocolo de bienvenida

  El presidente del comité de honor dará la bienvenida en calidad de anfitrión a las autoridades y personalidades que acuden al acto.

• Invitaciones a autoridades y personalidades

  El jefe de protocolo, junto con el comité organizador y de honor, invitará a todos aquellos que puedan ser adecuados para ofrecer una imagen positiva del evento.

• Colocación de personalidades en vehículos para traslados

  La personalidad ocupará el asiento de detrás del conductor. Siempre se dispondrá de tres vehículos, siendo el del medio el de la personalidad. En algunos casos, será necesaria la presencia de la policía.

• Colocación de las banderas

  Se establecerá según la normativa protocolaria vigente.

• Disposición de personalidades en mesas y presidencias

  Será realizada por el jefe de protocolo junto al presidente del comité organizador.

• Orden de intervención de los integrantes de la presidencia y mesa de ponentes

  Será establecida por el jefe de protocolo junto con el presidente del comité organizador.

• Convocatoria de los medios de comunicación

  Se ofrecerá un espacio reservado para los medios.