Optimización de la Difusión de Información Turística: Estrategias y Herramientas

Difusión de la Información Turística

Registro de las Solicitudes de Información Según las Medidas Utilizadas

Es indispensable en las oficinas de turismo que la gestión de las solicitudes inscritas recibidas por correo postal, electrónico, fax, así como las peticiones realizadas de forma telefónica, se realicen de forma competente, pues estos documentos constituyen el elemento clave para una óptima comunicación entre los diferentes públicos que integran la organización.

Correo Postal

Debe recibir un trato especial, tiene una gestión de entrada y una gestión de salida.

Gestión de Entrada

Comprobar que va dirigido a personas de la empresa, abrirla siempre y cuando no esté:

• Escrito a mano, pues suele ser de carácter personal.
• Dirigido a una persona específica de la empresa.
• Aparece un membrete "reservado o personal".

Una vez abierto, se procede a hacer el registro de entrada de los documentos mediante un puño propio de la oficina, en el que figura la fecha de entrada del correo y el número de registros correspondiente. También se anotan los datos en el libro registro de correspondencia, si se posee, así como en el programa específico del ordenador que la oficina tenga. En el documento se introducen los datos de la solicitud como son la fecha de recepción, número de registro, tipo de usuario (empresa, oficina, turista), nacionalidad y localidad. La correspondencia, una vez que está registrada, se distribuye a los destinatarios, se colocan en primer lugar cartas, peticiones diversas de información turística, envíos publicitarios del sector turístico y revistas.

Gestión de Salida

Hay que realizar una serie de comprobaciones al enviar documentación por correo, estas son:

• Confirmar que tanto los documentos informativos, folletos, planos, etc., que se envían estén firmados y ordenados como se pide en la carta.
• Asegurarse de que los documentos que se van a enviar por correo se han fotocopiado para guardarlos en el archivo.
• Indicar que se trata de una carta dirigida a varios destinatarios y quién es el principal.
• Comprobar si es correcta la dirección del sobre.

En el caso de contener el envío algún documento importante o cheque, debe enviarse por correo certificado, no por ordinario. Por último, comentar que hay que tener un libro igual al de registro de entradas, pero este de salidas, pero sin sección de número de llegadas (pues las cartas expedidas no se enumeran).

Correo Electrónico

Cada oficina tiene una cuenta y esta se visita por la mañana a primera hora (20 minutos antes de abrir la oficina) para gestionar y controlar los correos. Esto se hace para ver los correos enviados por la noche de forma interna (entre oficinas) o de forma externa (por usuarios ajenos a la oficina), pero también se puede mirar varias veces al día el correo entre tiempo libre de la oficina.

Fax

El documento que se envía por fax va acompañado de una primera hoja o carátula en la que se escriben los datos de la empresa y de la persona que envía el fax y, muy importante, poner a la persona a la que va dirigido y el número de hojas enviadas. Es importante poner en el papel impreso por el fax que la partida se indique que se ha recibido. El papel es mejor archivarlo para posibles consultas futuras, como fechas de envío de material o de envío.

Teléfono

Permite mantener contactos con otras personas para dar o recibir información sin necesidad de tener a esa persona enfrente y, por tanto, evitando desplazamientos.

Contestador Automático

Este medio de comunicación posee una cinta grabada donde se identifica los horarios de apertura y cierre de la agencia, el nombre de la agencia e invitación a dejar grabación después de oír una señal. Para dejar mensaje en el contestador, lo primero que hay que hacer es saludar, identificarse, decir a quién va dirigida la carta y el motivo. También se indica un número de contacto. Los mensajes deben ser recogidos en un documento interno (blog u hojas hechas para tomar los datos de la grabación y dirigirlos a los destinatarios). En caso de ser una petición de información, se clasifica según la urgencia que tenga.

Clasificación de los Medios Utilizados

• El correo electrónico: Este medio es el más rápido, pues se puede enviar una gran cantidad de información, tanto escrita como escaneada, a cualquier parte del mundo por el coste de una llamada telefónica local.
• El fax: Este medio de comunicación es rápido, pero menos que el anterior, entonces se envía menos información.
• El correo postal: Es el medio de comunicación más lento de los tres mencionados, pues tarda más tiempo en enviarse los documentos/información a su destino y tiene más riesgo de pérdida. Es el medio de comunicación más antiguo de estos, pero aún así se sigue utilizando.

Soportes de Difusión de la Información Turística que Utilizan las Oficinas de Turismo

Los informadores turísticos apoyan su trabajo de atención al público con elementos informativos de distribución gratuita como son folletos, guías, planos, etc., y para documentar su información (consultas planteadas) en fuentes de información internas.

Documentación Interna

Se caracteriza por ser privada y encontrarse en el ámbito de una entidad determinada, por tanto, su acceso es restringido. La documentación interna que utiliza una oficina de turismo es:

• Los bancos de datos (hoteles más cercanos o sitios culturales).
• Revistas turísticas o periódicos.
• Reuniones.
• Cursos de formación e información.
• Libros.

Documentación Externa

El acceso a esta entidad es pública, por lo que puede acceder todo el mundo. La documentación procede fuera del ámbito de la esfera pública.

Ejemplares de la Documentación Externa Usada por una Oficina de Turismo

• Folletos, trípticos, mapas, planos.
• Folletos turísticos: Son publicaciones gratuitas para promocionar un destino turístico que va dirigido al público, pero también va dirigido a intermediarios turísticos (agentes de viajes, operadores). Hay folletos de carácter general y de carácter temático.
  • Los de carácter general: Suelen venir en varios idiomas y te explican las principales vías de comunicación.
  • Los de carácter temático: Están vinculados al ámbito natural, a valores antropológicos y etnográficos.

Serán los agentes turísticos junto a las entidades correspondientes (ayuntamientos, diputación...) quienes se encarguen de elaborar estos folletos, pues conocen mejor que nadie los recursos de sus zonas turísticas. Estos, en su debido momento, se encargarán también de actualizar los folletos. Más tarde se ofrecerán al público gratuitamente para vender la zona.

• Guías turísticas y guías multimedia: Su objetivo es informar y divulgar los recursos turísticos de una zona turística en concreto (de un país, comarca, etc.). Algunas guías se centran en aspectos temáticos en concreto como la gastronomía, etc.
• Guías de servicios: Son inventarios y documentos que recogen datos prácticos relativos a los servicios e infraestructuras locales que precisan los turistas en su estancia (alojamiento, transporte, restauración, etc.).
• Mapas y planos: Es el material que se le entrega al usuario al asistir a una oficina de turismo. Se le comenta el material que puede necesitar para visitar ciertas zonas y la localización en el mapa de esa oficina.
  • Un mapa: Es la representación del terreno con los accidentes geográficos (montañas, ríos, lagos) y las vías de comunicación a ciudades y otras poblaciones.
  • Un plano: Es la representación gráfica de un terreno urbano.

El plano es útil cuando:

• Tiene índice de calles para buscar las calles localizadas.
• Tiene marcadas las principales arterias.
• Señala las direcciones de las calles y su numeración.
• Indica lugares de interés (hospitales, estaciones, policía).

Elaboración de Documentos Propios

Los agentes turísticos, dentro de su tiempo libre pero en trabajo, deben crear documentos que les sirvan a ellos mismos de manuales o directamente que sean para los usuarios, con el fin de facilitar información o expresión de esta. Los principales documentos de elaboración propios son:

• Hojas y dossiers informativos: Documentos elaborados en diferentes idiomas. Estos se suelen hacer una vez la información se va repitiendo y se ve conveniente plasmarla para ofrecerla en medio físico mejor que oral.

Los documentos más habituales elaborados por agentes son:

• Lista de monumentos más visitados del lugar con sus horarios y precios.
• Relación de actividades locales en fechas señaladas.
• Listado de alojamientos especiales.
• Relación de ferias comerciales de la zona.
• Rutas turísticas más atractivas de la comarca.
• Carpetas informativas: En esta carpeta se incluyen los folletos de lugares más atractivos de la zona.
• Agenda cultural local: Es un documento informativo que se renueva constantemente y donde se ponen las actividades a realizar en la zona con su localización y el horario.
• Cartas modelo: Son cartas de tipo peticiones de información elaboradas en diferentes idiomas para que puedan ser utilizadas en las diferentes actividades de una oficina.

Aspectos Formales de una Carta

• Usar papel claro en DIN A4 y el sobre que sea a juego con el papel en color y forma.
• Hay que poner sobre los membretes el nombre y dirección.
• Escribir la dirección del destinatario con su cargo o profesión.

Elaboración de una Carta

Las cartas formales deben siempre estar escritas a máquina u ordenador, nunca a mano y de forma sencilla. Se emplea el usted, le, etc. Uso correcto de palabras o expresiones y vocabulario culto.

Contenido y Estructura de la Carta

• Encabezamiento: Es la parte superior de la carta y en él está el membrete, donde se escribe el nombre, empresa, teléfono del que envía. Debajo se pone la dirección del destinatario, el lugar y fecha, después el asunto y un saludo.
• Cuerpo de la carta: Se escribe el mensaje diciendo el motivo de por qué se escribe. Aquí se utiliza el usted, vocabulario culto, nunca temas personales.
• Cierre de la carta: Aquí entra la frase de despedida (con frase) y antefirma.