Optimización del Desempeño: Control y Medición Estratégica

Control y Optimización del Desempeño

El control es la medición y corrección del desempeño para asegurar que se cumplan los planes desarrollados para alcanzar los objetivos. Esta función puede ser realizada por cualquier administrativo a cargo de un proyecto, siendo el control competencia de todas las áreas.

Proceso de Control

1. Establecimiento de Estándares de Desempeño

   Son criterios que especifican detalladamente cómo se deben realizar las tareas. Se clasifican en:

   • Estándares Verificables: Definidos de forma clara y precisa.
   • Estándares Intangibles o Cualitativos: Más difíciles de medir o verificar, relevantes en interacciones humanas (ej., atención al cliente).
   • Estándares Cuantitativos: Fáciles de verificar, expresados en números (ej., físicos, monetarios, de costos, de capital).

2. Medición del Desempeño

   Implica definir tres aspectos clave:

   • Qué Medir: Identificar los puntos críticos del control, es decir, los factores decisivos en la realización de la tarea. Se puede utilizar la observación directa como herramienta.
   • Cómo Medir: Depende de la tarea. Se puede optar por medir todo (seguimiento controlado de toda la actividad) o medir por muestreo (detectar tendencias a partir de una muestra).
   • Cuándo Medir:
     • Antes (Controles Preliminares): Identificar y prevenir desviaciones antes de que ocurran, enfocándose en los insumos (ej., solicitar un bono de sueldo al pedir un crédito).
     • Durante (Controles Concurrentes): Realizar mientras se ejecutan las tareas, permitiendo corregir decisiones en tiempo real (ej., personal que verifica si un tomate está bien pelado).
     • Después (Controles Posteriores): Medir las desviaciones una vez terminado el producto, enfocándose en los resultados (ej., control presupuestario). El daño, en este caso, ya está hecho.

Retroalimentación

Es el proceso de informar sobre el desempeño, permitiendo a las personas conocer cómo están realizando sus tareas. El emisor proporciona la retroalimentación y el receptor la recibe.

Características de la Retroalimentación

• Velocidad: Cuanto más rápida, mejor, facilitando la intervención oportuna.
• Frecuencia: Debe ser frecuente, respetando los lapsos de discreción necesarios según lo que se evalúa. Los lapsos deben ser más largos para niveles superiores que para niveles inferiores.

La retroalimentación puede provenir directamente de la tarea.