Optimización de Costos Empresariales: Fundamentos y Aplicación del Costeo Basado en Actividades (ABC)

Costos para la Toma de Decisiones

Recuerden:

• El problema con los métodos de costeo tradicional –absorción y directo– se relaciona con la forma de distribuir los costos fijos en el costo del producto.
• La materia prima siempre se asignará directamente al producto o proceso.
• Respecto de la mano de obra, dependiendo del tipo de empresa, se podrá asignar directamente al producto o proceso o no. Si la empresa es mano de obra intensiva, entonces es directa.
• Además, estos métodos no aseguran el mejoramiento de los procesos productivos, ya que solo se han transformado en un método contable y no relacionado con la estrategia empresarial.
• La implementación de un método de costeo debe establecerse a través de un equipo multidisciplinario donde el rol del contador es:
  • Analizar el proceso de producción de acuerdo con el ciclo de vida del producto y establecer los puntos de registro y control contable, de acuerdo con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados y las Normas Internacionales de Contabilidad.
  • Analizar las distintas actividades desarrolladas por la empresa, con el mismo fin indicado en el punto anterior.
  • Determinar la información a recopilar, los reportes a generar, así como la oportunidad, el responsable y la forma de registro de dicha información.
  • Para implementar los nuevos métodos de costeo, es recomendable que las empresas partan por la implementación del Costeo Basado en las Actividades.

Costeo Basado en Actividades (ABC)

Fundamentos

• Una empresa, para producir productos o servicios, requiere realizar actividades, las cuales consumen recursos.
  • Primero, se costean las actividades.
  • Luego, el costo de las actividades es asignado a los diferentes objetos de costo (productos, servicios, grupos de clientes y regiones, etc.) que demandan dichas actividades.
  • Con esto, se logra una mayor precisión en la determinación de los costos y la rentabilidad.

Alcance

Incluye las actividades de todos los procesos principales del negocio.

Sin embargo, puede iniciarse con las actividades de fábrica para obtener información para efectos financieros y luego pasar a las actividades de los demás procesos para obtener información para la toma de decisiones gerenciales.

Asigna el costo de los recursos a las actividades para aplicarlos a productos/servicios con el objeto de determinar de manera precisa su costo y rentabilidad.

Las actividades son aquellas tareas que se pueden identificar con un verbo: hacer, pedir, producir, registrar, diseñar, trasladar, etc.

Los recursos son asignados a las actividades, las actividades son asignadas a los objetos de costos en base a su uso.

Los objetos de costos son los productos, servicios, clientes, canales, unidades de negocios, procesos, entre otros.

La información entregada señala cómo se gastaron los recursos y no en qué.

En qué se gastaron los recursos implica decir: sueldos, depreciación, gastos de representación, compras, etc.

Cómo se gastaron los recursos implica decir: supervisar, controlar, crear, cobrar, etc.

Implementación del Costeo ABC

• Como cualquier proyecto, se debe establecer y capacitar a un equipo multidisciplinario que se responsabilice de todas las etapas involucradas. Además, se debe dar el respaldo de la alta gerencia.
• Luego, para cada proceso, área o unidad de análisis, se deben seguir los siguientes pasos:
  • Definir los objetos de costos.
  • Definir las actividades.
  • Definir los inductores de costos (recursos y actividades).
  • Diseñar los reportes.

Proceso de Implementación

Para cada proceso, se deben definir y analizar los recursos, actividades y objetos de costos, y determinar si dicho proceso apoya o participa en otros procesos y cómo, de modo de establecer la red de interrelaciones de la organización.

Proceso de Implementación

El siguiente paso es responder las siguientes preguntas:

Proceso de Implementación: Diseño de Reportes

• Por cada Unidad Funcional, se deben diseñar reportes que contengan:
  • Las actividades desarrolladas por cada objeto de costos.
  • Los recursos obtenidos y la forma en que se asignaron a cada actividad.
  • La forma en que se asignaron los costos a cada objeto de costo con sus respectivas medidas de desempeño.
• Para cada reporte, se debe definir:
  • La periodicidad, oportunidad de procesamiento y entrega, y los destinatarios.
  • La forma de obtener los datos correspondientes, los responsables de la entrega y del procesamiento.
  • El formato en que se entregarán y los medios que se utilizarán para su difusión.

Información que Genera el ABC

• Información de Costos Tradicional.
• Aplicando el Modelo de Actividad, se agrega:
  • Rentabilidad: por tipo de cliente, servicio, entre otras.
  • Presupuesto basado en actividades.
  • Costos para la toma de decisiones con aproximadamente un 95% de exactitud.
  • Mediciones de Desempeño de Actividades.
  • Costo Meta.
• Información para la toma de decisiones:
  • Estratégica: Rentabilidad; contribución a la agregación de valor.
  • Operacional: Medición del Desempeño de las Actividades; Administración de costos.