Optimización de Costes y Gestión de Aprovisionamiento en la Empresa

1. Costes de Aprovisionamiento del Producto

El coste del producto se obtiene sumando los gastos que se generan en las distintas fases de la actividad empresarial.

Está formado por:

• Coste de adquisición: incluye los costes de materias primas y otros materiales que se incorporan al producto y los gastos derivados del aprovisionamiento como envases, transportes, seguros, etc. También los relacionados con la administración (teléfono, fax) y el seguimiento del pedido hasta que se reciben los materiales.
• Coste de almacenaje: se origina por mantener y conservar las existencias almacenadas. Se calcula sumando los costes de todos los almacenes que se utilizan: el de materias primas, productos en curso y terminados.
• Coste de fabricación: gastos que se producen para transformar las materias primas en productos terminados y preparados para la venta.

2. Componentes del Coste

El precio de compra es el precio neto menos los descuentos y sin IVA (no incrementa el coste del producto).

El precio de adquisición es el precio de compra más los gastos hasta que la mercancía llega al almacén (envases, transporte, carga, seguros, aduana e impuestos no deducibles).

Los costes de fabricación son los gastos que se ocasionan para transformar los materiales en productos terminados. Pueden ser directos e indirectos.

2.1. Costes Directos

Son aquellos que forman parte del proceso productivo. A mayor volumen de producción, mayor coste. Entre ellos destacan los siguientes:

• Costes de materias primas y materiales auxiliares.
• Coste de envases y embalajes cuando el producto no se puede vender sin envasar, como latas. No se incluyen dentro de esta categoría el importe de botellas o envases retornables que devuelve o adquiere el cliente.
• Coste de mano de obra directa: salarios y cargas sociales del personal que, por su función, tiene contacto directo con los productos o máquinas que se utilizan.
• Coste de los servicios exteriores: son los gastos que se pagan cuando una fase intermedia se realiza fuera del centro de producción por otras empresas.
• Coste de combustible o energía para que las máquinas estén en funcionamiento, mantenimiento, reparación, etc.
• Coste de almacenaje, manipulación y conservación. Dentro de estos costes se incluye la amortización o importe de alquiler de los locales; amortización y gastos de mantenimiento de instalaciones y equipos de manipulación; gastos de energía, seguros, recepción, inspección y manejo físico de los materiales.

2.2. Costes Indirectos

Son todos aquellos que no se pueden imputar a un producto. El reparto de estos costes depende del grado de actividad y los criterios que adopte la empresa para su aplicación a los distintos departamentos. Entre los gastos indirectos hay gastos de locales destinados a oficinas, suministros generales (luz, agua, teléfonos), material de oficina, salarios de personal de administración y limpieza, etc.

Cuando los gastos generales no se incluyen en el coste total del producto, la empresa no recupera la inversión y, a medio o largo plazo, sufrirá una quiebra.

3. Cálculo del Coste de Adquisición

El precio de adquisición es igual al importe bruto de cada artículo (unidades x precio) menos los descuentos, más los gastos del comprador.

3.1. Descuentos

Rebajas que se aplican sobre el importe de la mercancía:

• Descuento comercial: porcentaje que se aplica al importe bruto. El fabricante suele aplicar el descuento funcional solo al mayorista por el servicio de almacenaje y distribución.

• Descuento por volumen o rappels: puede ser una cantidad o porcentaje que se aplica una vez deducido el descuento comercial.

  • Acumulativo: se aplica el descuento, por ejemplo, al final del año si se ha llegado a comprar una cantidad determinada. Su ventaja es que no se tiene que adquirir más de lo que se puede almacenar o vender, excepto cuando se acerca el momento de liquidación.
  • No acumulativo: se aplica a la cantidad que adquiere el comprador en un solo pedido.
• Descuento por pronto pago: se aplica cuando se paga al contado o antes de lo establecido. Se calcula sobre el importe líquido de la mercancía y una vez deducidos otros descuentos. Se puede pedir un préstamo para hacer pronto pago siempre y cuando las ventajas con el descuento sean superiores a los intereses.
• Descuento de temporada: porcentaje aplicado cuando se compra con bastante antelación a la temporada de ventas.
• Descuento promocional: reducción en el precio para que el comprador promocione los productos. También puede ser una cantidad de productos gratis o subvencionar el producto.
• Unidades bonificadas: número de unidades gratis por cada X de compra, como ofertas de 3x2. Siempre se debe tener en cuenta al preparar el transporte o su ubicación en el almacén. El importe de las unidades de regalo se puede reflejar a precio cero o todas al mismo precio y calculando sobre ellas el 100% de descuento.

3.2. Gastos

Incrementan el importe de la compra. Puede ser un problema cuando compramos varios productos diferentes. El reparto de gastos se puede distribuir dependiendo del volumen, valor, peso, dificultad de manipulación, etc.

• Envases y embalajes: se reparte en función de las unidades. Cuando sean retornables, no se incluyen en el coste.
• Transporte: se reparte en función del peso o volumen, según las características de la mercancía y las condiciones de la compañía.
• Carga y descarga: se reparte según el peso o la dificultad para manejarlos. Se ha de tener en cuenta que la carga y descarga se puede hacer manual o mecánicamente.
• Seguro y arancel: según el precio neto o valor de la mercancía. Se tienen en cuenta las características de los productos; no es lo mismo carne fresca que una luna de cristal. Con los aranceles pasa lo mismo.

4. Gastos de Transporte y Cláusulas Incoterms

Según el medio de transporte utilizado, se denomina:

• Portes (terrestre): cuando se realiza por carretera o ferrocarril.
• Fletes (fluvial o aéreo): barco o avión.

Para saber quién debe pagar y hacerse responsable de los riesgos, si el comprador o el vendedor, se aplican las cláusulas Incoterms. Son normas de comercio internacional.

5. Costes Logísticos: Directos-Indirectos y Fijos-Variables

5.1. Costes según su aplicación al producto

• Costes directos: son los que podemos identificar con el producto, como las materias primas incorporadas al producto o la mano de obra utilizada en su elaboración.
• Costes indirectos: son gastos comunes que no se pueden atribuir a ningún artículo ni departamento en particular, como los salarios del personal administrativo, directivos, alquiler o seguro.
• Costes semidirectos: los que no son aplicables directamente a un producto, pero sí perfectamente localizables en un taller o departamento, como el sueldo del encargado del taller.

Los costes indirectos y semidirectos se imputan a cada producto utilizando cocientes de reparto. Algunos indirectos se pueden convertir en semidirectos instalando un contador para localizar la energía consumida en cada máquina.

5.2. Costes según su nivel de actividad

• Costes fijos: se producen por estar la empresa en funcionamiento y son constantes en un periodo de tiempo. Su importe es independiente de las unidades fabricadas o almacenadas: gastos de local, salarios, gastos generales.
• Costes variables: varían según el nivel de actividad, como el consumo de materias primas o la mano de obra directa. Estos costes, algunas veces, son proporcionales a la cifra de ventas, como los gastos comerciales o las comisiones.

COSTE DE FABRICACIÓN = CF + CV

6. Cálculo del Resultado del Periodo

Ventas netas - Coste de productos vendidos = Margen industrial

Margen industrial - Gastos de venta = Margen comercial

Margen comercial - Gastos administrativos = Resultado del periodo

Cuando es positivo, es beneficio; cuando es negativo, son pérdidas.

6.1. Umbral de Rentabilidad

Q = CF / (Pvu - Cvu)

Nivel de producción que tenemos que vender para cubrir todos los costes de la empresa o que el beneficio sea 0.

Como en el punto de equilibrio los ingresos únicamente cubren los gastos, el análisis del umbral de rentabilidad se hace partiendo de las siguientes condiciones:

• Los ingresos son crecientes: se incrementan cuando aumentan las unidades vendidas o el precio.
• Los costes variables son crecientes: a mayor producción, mayores costes.
• Los costes fijos son constantes: no dependen del volumen de producción.
• Los costes totales también son crecientes, pues están en función de los costes variables.

7. Volumen Óptimo de Pedido (VOP)

Los costes de gestión de pedidos disminuyen cuanto mayor sea la cantidad solicitada en cada pedido.

Los costes de posesión o almacenaje aumentan cuanto mayor sea la cantidad del pedido.

¿Qué cantidad hay que solicitar para que los costes totales sean mínimos? Esta cantidad se conoce como el VOP y es aquella que genera el mínimo coste de aprovisionamiento.

El VOP óptimo de pedido es aquel que iguala los costes de gestión de pedidos y los costes de posesión.

Para calcular el VOP, seguiremos el modelo de Wilson:

• La demanda es constante por unidad de tiempo.
• El coste de gestión del pedido es constante e independiente de la cantidad solicitada.
• El coste de posesión es constante por unidad de producto y tiempo; es lo que cuesta almacenar una unidad de producto por el stock medio.
• No se admite la rotura de stocks, ya que se crea un stock de seguridad.

7.1. Cálculo de VOP

VOP = Q = RAIZ CUADRADA DE (CG x D x 2) / CP

7.2. VOP y variaciones del precio de compra

Cuando el precio unitario de compra varía en función del número de unidades solicitadas, el coste de adquisición incrementa el coste total, aunque la demanda anual sea constante. En estos casos, las propuestas del proveedor nos obligan a plantearnos qué cantidad nos conviene solicitar en cada pedido.

Coste total = Coste de adquisición + Coste de gestión de pedido + Coste de posesión

8. Punto de Pedido y Reaprovisionamiento

Es el nivel de existencias que indica cuándo se debe emitir un pedido de reposición.

El reaprovisionamiento se debe hacer antes de que se produzca el desabastecimiento.

El punto de pedido se calcula multiplicando la demanda media (consumo anual entre números de días de actividad) por el plazo de entrega o número de días que tarda el proveedor en servir el pedido.

Pp = Dm x Pe

Cuando la empresa establece un stock de seguridad (demanda media por los días que se puede retrasar el proveedor), el punto de pedido se calcula:

Pp = Ss + (Dm x Pe)

Cuando los artículos son de fabricación propia, el plazo de entrega es el tiempo que dura el proceso de fabricación y se puede conocer, aunque se produzcan pequeñas variaciones. Pero cuando las mercancías se compran a un proveedor exterior, el plazo dependerá de las siguientes circunstancias:

• Que pactemos con el proveedor un contrato de suministro y en el mismo fijemos el plazo de entrega, como cinco días tras solicitar el pedido.
• Que hagamos pedidos periódicos y con regularidad. Por ejemplo, en el contrato se establecen entregas semanales, cada 15 días, etc.
• Que los pedidos sean esporádicos y verbales. En este caso, tendremos que realizar un seguimiento del tiempo que tarda en llegar el suministro del proveedor.