Optimización del Control Laboral y Gestión de Expedientes en la Empresa

Control en la Empresa

Control: proceso mediante el cual se determina si los resultados obtenidos son acordes a lo planificado.

Proceso de Control

• Establecimiento de estándares
• Seguimiento del desempeño
• Comparación del desempeño con los estándares
• Corrección
• Retroalimentación

Medios de Control

• Autoridad de Jerarquía: control personal de los subordinados por los superiores.
• Normas y Procedimientos: controles impersonales que establecen lo que debe hacerse.
• Establecimiento de Objetivos: los objetivos sirven para guiar las acciones de las personas.
• Comunicación Vertical:
  • Descendente: transmite órdenes hacia los subordinados.
  • Ascendente: transmite información sobre la ejecución de tareas.
• Comunicación Lateral: relaciones entre personas del mismo nivel jerárquico que sirven para coordinar y reducir discrepancias.

Absentismo Laboral

Absentismo Laboral: ausencia de una persona de su puesto de trabajo en horas que correspondan a un día laborable.

Tipos de Absentismo

• Absentismo Justificado: causas justificadas reconocidas legalmente.
• Absentismo No Justificado: faltas al trabajo por causas injustificadas.
• Absentismo Presencial: acudir al trabajo, pero dedicando esas horas a realizar tareas ajenas al mismo. Se puede considerar absentismo presencial no deliberado el provocado por la ansiedad o estrés que sufre un trabajador.

Causas del Absentismo

• Causas Legales: existencia de una norma que permite que un empleado no acuda a trabajar (matrimonio, enfermedad, etc.).
• Causas Psicológicas: estrés o ansiedad.
• Falta de Motivación: inadecuada retribución, mal clima laboral, falta de formación, etc.
• Enfermedades Físicas: incapacidad temporal, simulada o ampliada y legitimada por un médico.
• Accidentes y Enfermedades Profesionales: accidentes y enfermedades ocasionadas por unas inadecuadas condiciones de trabajo.

Prevención y Control del Absentismo Laboral

• Motivación: todo lo que favorezca la motivación redunda en un menor absentismo laboral.
• Prevención del Absentismo Presencial: la empresa puede valerse de medios tecnológicos, siempre que no se vulnere ningún derecho del trabajador, para así controlar el absentismo presencial.
• Accidentes y Enfermedades Profesionales: los servicios médicos y los responsables de prevención ponen en marcha políticas de prevención o políticas de asistencia sanitaria.
• Extinción del Contrato por Absentismo: el empresario puede extinguir el contrato de un trabajador por faltas de asistencia, aun justificadas, pero intermitentes.

Control Horario

El principal objetivo de implantar un sistema para controlar la permanencia en la empresa es garantizar el cumplimiento del horario.

Sistemas de Control Horario

• Partes de firmas
• Tarjetas personalizadas
• Controles biométricos

Control Mediante Nuevas Tecnologías

Una mala práctica de las técnicas de control podría suponer la vulneración de derechos, como los de intimidad, dignidad y libertad sindical.

Control de Correo Electrónico / Control de Internet

• Establecimiento de normas escritas
• Normas notificadas a los representantes de los trabajadores
• Firma de una hoja de conformidad
• Los trabajadores deberán conocer las normas

Control Mediante Cámaras de Video

Puede vulnerar la intimidad de los trabajadores; se ha de tener en cuenta la idoneidad, necesidad y proporcionalidad.

Expediente Personal

Expediente Personal: conjunto de documentos, ordenados cronológicamente, que refleja el historial laboral de cada trabajador, su formación, funciones, altas y bajas, etc.

Documentos que Forman el Expediente Personal

• Documentación Relativa a la Incorporación:
  • Currículum
  • Vida laboral
  • Ficha con los datos
  • Carta de presentación
  • Resultado del examen médico
• Documentación Relativa a la Formación y Desarrollo:
  • Sanciones
  • Amonestaciones
  • Extinción de contratos
  • Informes de mandos sobre el desempeño
  • Informe de evaluación

Actualización de los Expedientes

• Cambio de categoría profesional
• Prórroga de contratos
• Modificaciones de contratos
• Ascensos
• Cambios de funciones y tareas
• Cursos de formación
• Excedencias y permisos
• Cambios en la situación familiar y personal

Expediente Digital

El sistema de digitalización debe garantizar la integridad del expediente, la conservación y protección de datos de carácter personal.

Conservación de los Documentos de Carácter Laboral

• Durante 4 años:
  • Documentos de afiliación a la Seguridad Social
  • Partes de altas, bajas y comunicaciones de variación de datos en la Seguridad Social
  • Documento de afiliación a la mutualidad para la protección de accidentes y enfermedades
  • Recibos de salarios
  • Boletines de cotización a la Seguridad Social

Ciclo Vital de Documentos

• Archivo del Departamento o Activo: contiene la documentación actual usada frecuentemente.
• Archivo Intermedio o Semiactivo: recibe la documentación transferida por los archivos de los departamentos.
• Archivo Histórico o Inactivo: contiene documentación que se consulta muy raramente y constituye la memoria histórica de la empresa.