Optimización Contable con Excel: Inventarios, Depreciación y Balances

Uso de Excel para Contabilidad

Añade una contabilidad eficiente y profesional a tu equipo sin tener que dedicar otro cubículo o espacio de oficina con Microsoft Excel. Aunque Excel no compartirá noticias refrescantes cada día, sí ofrece herramientas esenciales para completar muchas de las funciones de contabilidad, incluyendo la facturación y la realización de cálculos. Si quieres añadir simplemente herramientas para ayudar a tu personal de contabilidad actual o implementar software que pueda aliviar la carga de algunos procesos fiscales, puedes confiar en Excel para que te ayude a manejar los números.

El Inventario

Ponemos a disposición de nuestros lectores una plantilla en Excel que permite llevar el control de inventarios utilizando el método del promedio ponderado, y que permite gestionar tantos productos como hojas permite agregar Excel.

La plantilla permite realizar de forma automatizada la gestión de inventarios desde una única pantalla (hoja). Permite agregar productos, eliminarlos y consultar su estado.

El primer paso es agregar los productos, lo cual se realiza desde un formulario:

El inventario es una relación detallada, ordenada y valorada de los elementos que componen el patrimonio de una empresa o persona en un momento determinado. Anteriormente, los inventarios se realizaban por medio físico, es decir, se escribían en un papel.

La Depreciación

La depreciación es la pérdida de valor de cualquier bien debido al desgaste ocasionado por su uso cotidiano o simplemente por el paso del tiempo. Existen diferentes métodos para calcular la depreciación en Excel, los cuales revisaremos a continuación. Antes de pasar a los ejemplos de cálculo, es conveniente hacer una breve revisión de las funciones que Excel provee para el cálculo de la depreciación. Todas las funciones pertenecen al grupo de funciones financieras, pero cada una de ellas utiliza un método de cálculo diferente. Las funciones son las siguientes:

• SLN(costo, valor_residual, vida): Devuelve la depreciación por método directo de un activo en un periodo dado.
• SYD(costo, valor_residual, vida, período): Devuelve la depreciación por método de anualidades de un activo durante un período específico.
• DB(costo, valor_residual, vida, período, [mes]): Devuelve la depreciación de un activo durante un período específico usando el método de depreciación de saldo fijo.
• DDB(costo, valor_residual, vida, período, [factor]): Devuelve la depreciación de un activo en un período específico mediante el método de depreciación por doble disminución de saldo u otro método que se especifique.

Balance de Comprobación y Hoja de Trabajo

Tener un formato o plantilla en Excel del Balance de Comprobación y/o Hoja de Trabajo, ya sea con fórmulas o con la ayuda de macros, es indispensable para analizar la situación de la empresa, mediante la lectura de los movimientos contables, saldos, etc. Como bien sabemos, el Balance de Comprobación se alimenta de los asientos contables registrados en el Libro Diario; por tanto, un correcto registro y buen control de este libro nos permite obtener los saldos correctos. (Al final de esta publicación, puedes descargar un archivo Excel que contiene el Libro Diario, el Balance de Comprobación y los asientos de cierre. Cabe destacar que toda la información es real y pertenece a una empresa del sector minero).