Optimización de la Comunicación en las Organizaciones: Claves y Estrategias

Comunicación en las Organizaciones

Funciones de la Comunicación

La comunicación en las organizaciones desempeña las siguientes funciones:

• Motivar
• Informar
• Controlar
• Expresar

Diferencia entre Comunicación Interna y Externa

La comunicación interna se produce entre los miembros de una organización, mientras que la comunicación externa se establece entre la organización y su entorno (clientes, proveedores, etc.).

El Emisor: Propósito y Misión

El emisor es quien transmite el mensaje. Su propósito es generar una reacción específica en el receptor a partir de la información transmitida. Su principal misión es codificar el mensaje.

Codificación del Mensaje

Codificar un mensaje implica:

• Elegir un sistema de transmisión o canal.
• Utilizar correctamente el sistema de transmisión.

Recomendaciones para el Receptor

Para enriquecer la comunicación, el receptor debe practicar la escucha activa, formular preguntas aclaratorias y proporcionar feedback constructivo.

El Mensaje: Definición y Características

El mensaje es la información que el emisor transmite al receptor. Sus características básicas son:

• Claridad
• Precisión
• Objetividad
• Oportunidad
• Interés

Tipos de Mensaje

• Mensaje pensado o proyectado
• Mensaje transmitido
• Mensaje recibido

El Canal: Concepto

El canal es el medio por el que circula la información, la conexión entre el emisor y el receptor.

Clasificación de los Canales

Los canales se clasifican en:

• Personales y no personales
• Formales e informales

El Código: Codificación y Decodificación

El código es el conjunto de signos, gestos, sonidos e imágenes utilizados para elaborar el mensaje.

Codificación: proceso por el cual el emisor convierte sus ideas en signos que el receptor puede interpretar.

Decodificación: proceso mediante el cual el receptor traduce el mensaje codificado por el emisor en ideas.

Barreras de la Comunicación

Factores asociados al contexto:

1. El lugar o momento elegido
2. Ruidos

Factores asociados al mensaje/canal:

1. Falta de empatía
2. Estereotipos o prejuicios
3. Efecto halo
4. Inferencias
5. Generalizaciones
6. Ausencia de escucha

Factores asociados al código:

1. Emisor y receptor no comparten el mismo código

Factores asociados a la retroalimentación:

1. Inexistencia de feedback

Barreras Psicológicas

Las barreras psicológicas surgen cuando las ideas previas del receptor influyen más en la interpretación del mensaje que el contenido real del mismo.

1. Barreras filosóficas (diferentes valores, creencias o ideologías)
2. Barreras psicológicas (actitud de los interlocutores)

Empatía, Asertividad y Feedback

Empatía: capacidad de comprender y compartir los sentimientos de otra persona.

Asertividad: capacidad de expresar opiniones abiertamente y con respeto, resolviendo los conflictos que puedan surgir.

Feedback: capacidad del emisor para recibir las reacciones de los receptores (y viceversa).

Soluciones a las Barreras de la Comunicación

Barreras físicas:

1. Madurar la idea del mensaje
2. Evitar brusquedades y demostrar interés
3. Emplear varios canales para reforzar la información

Barreras intelectuales:

1. Utilizar un vocabulario preciso
2. Adaptarse al nivel intelectual o cultural del receptor
3. Empatizar con el receptor

Barreras psicológicas:

1. Buscar un clima de confianza
2. Aceptar las diferencias
3. Adoptar actitudes imparciales

Prevención de Barreras de Comunicación

Para prevenir las barreras de comunicación, es fundamental realizar un análisis previo de la situación comunicativa.

Diferencia entre Comunicación e Información

La información implica la transmisión de un mensaje del emisor al receptor. La comunicación, en cambio, requiere la existencia de feedback o retroalimentación.