Optimización de la Comunicación Empresarial: Superando Barreras y Fortaleciendo Redes

Impacto de los Rumores y Fundamentos de la Comunicación

Los rumores suelen provocar un efecto negativo en el clima laboral de la empresa.

La comunicación efectiva, tanto verbal como no verbal, es crucial. Sin embargo, existen obstáculos que la dificultan.

Barreras de la Comunicación

Una barrera de la comunicación es todo obstáculo o dificultad que surge durante el proceso comunicativo. Existen tres grupos principales:

• Personales o psicológicas
• Semánticas
• Físicas

Barreras Personales o Psicológicas

Las personas pueden percibir e interpretar un mensaje de distinta manera debido a la diversidad de formas de pensar y actuar, y según sus circunstancias personales. Algunos ejemplos son:

• Estereotipos: Son generalizaciones para clasificar a las personas por pertenecer a un grupo. Ejemplo: "Los del departamento de ventas viven muy bien".
• Efecto Halo: Se basa en la impresión favorable o desfavorable que tenemos sobre una persona para inferir otras características. Ejemplo: Si un compañero muy eficiente comete un error, podríamos decir: "Un mal día lo tiene cualquiera".
• Percepción selectiva: Consiste en que el receptor selecciona únicamente la parte de la información que le interesa o que confirma sus creencias previas.
• Defensa perceptiva: Es un mecanismo que utilizamos inconscientemente para no percibir o para distorsionar información que nos resulta amenazante o desagradable.

Barreras Semánticas

Son aquellas dificultades que surgen en la comunicación debido a la interpretación incorrecta de los signos o símbolos del código utilizado. Incluyen:

• La utilización de un idioma diferente entre emisor y receptor.
• La utilización de vocabulario demasiado técnico o específico no comprendido por el receptor.
• El uso de palabras con distintos significados (polisemia) sin aclarar el contexto.
• Un mensaje demasiado extenso o complejo que provoque confusión o aburrimiento en el receptor.

Barreras Físicas

Son interferencias que se producen en el ambiente en el que se desarrolla la comunicación. Por ejemplo:

• Interferencias producidas por el ruido ambiental.
• Interferencias radiofónicas o telefónicas.
• Iluminación o temperatura inadecuadas que dificulten la concentración.
• Distancia física entre los interlocutores.

Redes de Comunicación en Grupos

Toda empresa u organización está compuesta por diferentes miembros que forman grupos de trabajo. Para que la empresa funcione adecuadamente, debe existir una buena comunicación entre todos los miembros del grupo. Por ello, se establece una red de comunicación estructurada.

Se denominan redes de comunicación a las estructuras que se establecen en la empresa para transmitir mensajes entre sus miembros. Estas redes permiten que fluya la comunicación en diferentes direcciones: ascendente, descendente y horizontal.

Redes de Comunicación Formal

Son las establecidas oficialmente por la empresa de acuerdo con su estructura jerárquica y organigrama. Algunos modelos son:

• Círculo: La información está a disposición de todos los miembros, que pueden comunicarse con sus adyacentes. Es eficaz para resolver problemas complejos y fomenta la igualdad, pero dificulta la aparición de un líder y puede ser lenta.
• En estrella (o Rueda): Toda la comunicación pasa a través de un líder central. Facilita la aparición de un líder y es eficaz y rápida para problemas sencillos, pero puede generar dependencia del líder y sobrecarga.
• En cadena: Cada persona se comunica solo con la persona que tiene inmediatamente por encima o por debajo en la jerarquía. La información se transmite siguiendo los niveles jerárquicos. Es común en organizaciones burocráticas.
• De múltiples canales (o Todos los Canales): Permite a todos los miembros comunicarse libremente entre sí. Fomenta la participación y la satisfacción es alta, pero puede resultar caótica e ineficaz para tareas simples si no se gestiona bien.

Redes de Comunicación Informal

Surgen de forma espontánea entre los miembros de la empresa, al margen del organigrama formal, basadas en relaciones personales o intereses comunes.

Aspectos Positivos:

• Proporcionan información que no ha sido transmitida por los canales formales.
• Facilitan las relaciones sociales y la cohesión entre los miembros del grupo.
• La comunicación suele ser más fluida y rápida.

Aspectos Negativos:

• Utilizadas de forma inadecuada, pueden favorecer la aparición de rumores, chismes y cotilleos que perjudican el clima laboral de la empresa.

Tipos Comunes de Redes Informales:

• Cadena simple: Cada persona transmite la información a otra persona, y así sucesivamente. No sigue necesariamente la jerarquía.
• Chisme o rumor: Una persona se encarga de transmitir la información a todas las demás que conoce.
• Casual o aleatoria: La información se transmite sin un patrón definido, de unas personas a otras según la ocasión. Algunas personas pueden quedarse sin recibir la información.

Técnicas para Vencer las Barreras de la Comunicación

Para el Emisor:

• Utilizar frecuentemente la retroalimentación o feedback para comprobar si el mensaje ha sido comprendido.
• Asegurarse de que la información sea fácilmente comprensible para el receptor (adaptar lenguaje, ser claro y conciso).
• Omitir la información irrelevante que pueda distraer o confundir.
• Utilizar más de un canal de comunicación si es apropiado (ej. verbal y escrito).
• Preparar bien el mensaje antes de transmitirlo: estructurar ideas, anticipar posibles dudas.

Para el Receptor:

• Evitar los filtros personales (prejuicios, suposiciones, estereotipos) al interpretar el mensaje.
• Practicar la escucha activa: prestar atención plena, mostrar interés, hacer preguntas para aclarar y evitar interrumpir innecesariamente.