Optimización de la Cadena de Suministro: Gestión y Control de Compras Empresariales

Introducción al Proceso de Aprovisionamiento

El proceso de aprovisionamiento es fundamental para el funcionamiento eficiente de cualquier empresa. Involucra a diversos departamentos y roles clave:

• Director General
• Director de Personal
• Director Financiero
• Director de Producción (Departamento Técnico/Operaciones, Departamento de Almacén)
• Director Comercial
• Director de Administración (Departamento de Compra y Venta, Secretaría)

El Aprovisionamiento: Gestión y Objetivos

El aprovisionamiento abarca la gestión de compras y el almacenamiento de los materiales necesarios para el funcionamiento de la empresa, así como el mantenimiento de stock.

Objetivos del Aprovisionamiento:

• Minimizar el coste de la gestión de compras.
• Contribuir a los objetivos comunes de la empresa.
• Mejorar la calidad de los productos y servicios.
• Encontrar proveedores competentes y fiables.
• Reducir los gastos por exceso de stock y los riesgos de rotura de stock.
• Gestionar los proveedores para reducir costes y mejorar la calidad.
• Controlar los plazos y condiciones de entrega.

Gestión del Aprovisionamiento

1. Análisis de Necesidades

Consiste en estimar la cantidad de artículos que la empresa necesitará en el futuro. Se apoya en el boletín de compras.

2. Selección de Proveedores

La elección de proveedores se basa en diversos criterios:

• Calidad
• Precio
• Plazos de entrega
• Cantidad
• Servicio
• Estabilidad financiera
• Localización geográfica
• Transporte

3. Emisión y Gestión de Pedidos

Este proceso implica solicitar ofertas a distintos proveedores, lo cual ofrece varias ventajas:

• Conocer nuevos proveedores.
• Evaluar la situación real del mercado y el margen de precios y condiciones.
• Fomentar la competencia entre proveedores.

Factores para la Negociación:

• Tamaño relativo de nuestra empresa.
• Fama de solvencia de nuestra empresa.
• Tiempo: a mayor tiempo, mejor negociación.
• Información relevante sobre el mercado y los proveedores.

Tipos de Pedido:

• Pedido normal: para consumir material en un período corto.
• Pedido programado: la demanda se conoce estadísticamente y se realiza una petición periódica.
• Pedido abierto: con cantidades orientativas.

Información Clave en el Documento de Pedido:

• Datos del comprador.
• Número de orden.
• Fecha de expedición y referencias.
• Datos de identificación del vendedor.
• Relación de los artículos solicitados.
• Condiciones comerciales.

4. Recepción, Verificación, Aprobación y Formas de Pago

Tras la recepción, se verifica la mercancía comparándola con el albarán de entrega, el pedido u orden de compra, y la factura.

Las formas de pago comunes incluyen:

• Tarjetas bancarias.
• Transferencias.
• Cheques.
• Pago a crédito.

Control de Resultados

El control de resultados es la verificación del cumplimiento de lo solicitado en el pedido.

Indicadores Clave de Gestión:

• Relación entre compras y ventas: mide el porcentaje del coste final del producto o servicio que representan las compras.
• Período medio de pago: número de días que se tarda en pagar a los proveedores.
• Índice de rotación: número de veces que se renuevan las existencias del almacén en un período.
• Período medio de maduración: tiempo transcurrido entre la adquisición de la materia prima y el cobro por la venta del producto final.
• Coste total de adquisición: suma de los costes del material y los costes asociados a su compra.
• Coste de compras: coste de los recursos dedicados a la función de compras.
• Ratio entre proveedor y cliente: relación entre el número de proveedores activos y el número de clientes.
• Índice de devoluciones.
• Índice de retrasos.
• Índice de espera medio: tiempo promedio que se tarda en recibir un pedido.