Optimización de Auditorías de Sistemas de Gestión: Metodología y Preparación

Reuniones de Auditoría: Claves para el Éxito

Durante una auditoría, el auditor líder debe conducir varias reuniones para asegurar que la auditoría progrese según el plan. Estas reuniones son cruciales para la comunicación y la transparencia del proceso.

Tipos de Reuniones de Auditoría

• Reunión de apertura o inicio: Presentación del equipo auditor, confirmación del alcance y objetivos, y establecimiento de canales de comunicación.
• Reuniones de enlace: Discusiones periódicas entre el equipo auditor y el auditado para revisar hallazgos preliminares y resolver dudas.
• Reuniones de retroalimentación con el representante de la dirección: Comunicación de hallazgos significativos y discusión de posibles acciones correctivas.
• Reunión de cierre: Presentación formal de los hallazgos de la auditoría, conclusiones y recomendaciones.

Preparación de la Auditoría: Pautas Esenciales

Las auditorías son una inversión significativa en tiempo y recursos. Por lo tanto, una planificación y ejecución adecuadas son fundamentales para maximizar su valor.

• Las auditorías deben ser bien planeadas y conducidas.
• Las auditorías no deben ser realizadas "por sorpresa".
• Siempre se deben acordar con el auditado fechas convenientes por adelantado (ver "Programa de Auditoría").

Recopilación de Información Previa

Antes de iniciar la auditoría, es crucial recopilar y revisar información relevante, incluyendo:

• Informes de auditorías anteriores y revisiones de la dirección.
• Documentos del Sistema de Gestión Integrado (SIG): procedimientos, métodos, manuales, etc.
• Legislación y otros requisitos aplicables.
• Reclamos de partes interesadas.
• Necesidades de la gerencia.

Análisis del Área a Auditar

Es fundamental comprender el contexto del área o sector a auditar:

• ¿Qué actividades se realizan en el área/sector?
• ¿Cuál es su tamaño?
• ¿Qué procesos operan?
• ¿Qué criterios se deben cumplir?
• ¿Cuál es la complejidad de las operaciones?

Mapeo del Sistema

Un mapeo del sistema ayuda a visualizar los procesos y sus interacciones:

• Procesos
• Entradas y salidas
• Controles
• Secuencia de procesos
• Interacciones

Enfoque del Auditor: Eficacia y Capacidad del Sistema

El auditor debe prepararse para:

• Seguir el proceso de un extremo a otro, verificando la eficacia del control.
• No limitarse solo a determinar la conformidad de las actividades con los procedimientos establecidos.
• Evaluar, principalmente, si el proceso es capaz y produce los resultados esperados.

El auditor debe enfocarse en evaluar la capacidad de los procesos y del sistema para alcanzar los objetivos establecidos.

Plan de Auditoría: Estructura y Contenido

El plan de auditoría es un documento formal que debe ser acordado con el auditado. Debe incluir:

• Objetivo y alcance.
• Lugares, fechas y recursos.
• Criterio: Documentos o requisitos aplicables.
• Integrantes del equipo de auditoría.
• Cronograma de actividades, con tareas asignadas a los auditores.

Preparación del Equipo de Auditoría

El equipo de auditoría debe ser informado de:

• Objetivos, alcance y criterio de la auditoría.
• Detalles de los sectores y actividades a auditar.

El equipo de auditoría debe:

• Recopilar la información previa necesaria.
• Elaborar la agenda de auditoría.
• Preparar los documentos de trabajo:
  • Listas de verificación.
  • Formatos.

Técnicas de Auditoría: Listas de Verificación

Las listas de verificación son herramientas esenciales para el auditor:

• Sirven como ayuda memoria.
• Aseguran que se cubren todos los asuntos y puntos relevantes.
• Aseguran profundidad y continuidad de la auditoría.
• Ayudan en la administración del tiempo.
• Organizan la toma de notas.
• Son parte del reporte de auditoría.

Aspectos Importantes de las Listas de Verificación

• Las listas deben ser específicas para el Sistema de Gestión a ser auditado.
• Deben ser preparadas a partir de los documentos del Sistema de Gestión.