Optimización de Auditorías: Principios, Implementación y Evaluación

Principios de Auditoría

3.1 Auditoría: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría (3.3) y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la extensión en que se cumplen los criterios de auditoría (3.2).

3.2 Criterios de Auditoría: Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos.

3.3 Evidencia de la Auditoría: Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información pertinente para los criterios de auditoría (3.2) y verificable.

4 Principios de Auditoría

a) Conducta ética: el fundamento de la profesionalidad. La confianza, integridad, confidencialidad y discreción son esenciales.

b) Presentación ecuánime.

c) Debido cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio.

d) Independencia.

e) Enfoque basado en la evidencia.

Implementación del Programa de Auditoría

5.1.2 Objetivos de un Programa de Auditoría

• a) Prioridades de la dirección.
• b) Propósitos comerciales.
• c) Requisitos del sistema de gestión.
• d) Requisitos legales, reglamentarios y contractuales.
• e) Necesidad de evaluar a los proveedores.
• f) Requisitos del cliente.
• g) Necesidades de otras partes interesadas.
• h) Riesgos para la organización.

Responsabilidades del Programa de Auditoría

• a) Establecer los objetivos y la amplitud del programa de auditoría.
• b) Establecer las responsabilidades y los procedimientos, asegurando la provisión de recursos.
• c) Asegurar la implementación del programa de auditoría.
• d) Asegurar el mantenimiento de los registros pertinentes.
• e) Realizar el seguimiento, revisar y mejorar el programa de auditoría.

5.2.2 Amplitud de un Programa de Auditoría

• a) Alcance, objetivo y duración de cada auditoría.
• b) Frecuencia de las auditorías.
• c) Número, importancia, complejidad, similitud y ubicación de las actividades auditadas.
• d) Normas, requisitos legales, reglamentarios, contractuales y otros criterios.
• e) Necesidad de acreditación o certificación/registro.
• f) Conclusiones de auditorías previas o resultados de revisiones anteriores.
• g) Aspectos idiomáticos, culturales y sociales.
• h) Inquietudes de las partes interesadas.
• i) Cambios significativos en la organización u operaciones.

5.3.1 Responsabilidades del Programa de Auditoría

• a) Establecer objetivos y amplitud.
• b) Establecer responsabilidades, procedimientos y recursos.
• c) Asegurar la implementación.
• d) Mantener registros pertinentes.
• e) Realizar seguimiento, revisión y mejora.

5.3.3 Procedimientos del Programa de Auditoría

• a) Planificación y elaboración del calendario.
• b) Competencia de auditores y líderes.
• c) Selección de equipos y asignación de roles.
• d) Realización de auditorías.
• e) Seguimiento de la auditoría, si aplica.
• f) Conservación de registros.
• g) Seguimiento del desempeño y eficacia.
• h) Comunicación de logros a la alta dirección.

5.4 Implementación del Programa de Auditoría

• a) Comunicación a las partes pertinentes.
• b) Coordinación y elaboración del calendario.
• c) Evaluación y desarrollo profesional de auditores.
• d) Selección de equipos auditores.
• e) Provisión de recursos necesarios.
• f) Realización de auditorías según el programa.
• g) Control de registros de actividades.
• h) Revisión, aprobación y distribución de informes.
• i) Seguimiento de la auditoría, si aplica.

5.6 Revisión del Programa de Auditoría

Debería considerar:

• a) Resultados y tendencias del seguimiento.
• b) Conformidad con procedimientos.
• c) Necesidades y expectativas de las partes interesadas.
• d) Registros del programa.
• e) Prácticas de auditoría alternativas o nuevas.
• f) Coherencia en el desempeño entre equipos.

Actividades de Auditoría

6.2 Inicio de la Auditoría

• Designación del líder del equipo auditor.
• Definición de objetivos, alcance y criterios.
• Determinación de la auditoría.
• Selección del equipo auditor.
• Establecimiento del contrato inicial con el auditado.

6.3 Revisión de la Documentación

6.4 Preparación de Actividades In Situ

• Preparación del plan de auditoría.
• Asignación de tareas al equipo auditor.
• Preparación de documentos de trabajo.

6.4.1 Auditoría In Situ: El Plan de Auditoría

• a) Objetivos de la auditoría.
• b) Criterios y documentos de referencia.
• c) Alcance, incluyendo unidades y procesos a auditar.
• d) Fechas y lugares de las actividades in situ.
• e) Hora y duración estimada, incluyendo reuniones.
• f) Funciones y responsabilidades de los miembros.
• g) Asignación de recursos a áreas críticas.
• h) Identificación del representante del auditado.
• i) Idioma de trabajo e informe.
• j) Temas del informe.
• k) Preparativos logísticos.
• l) Asuntos de confidencialidad.
• m) Acciones de seguimiento.

6.5 Realización de Actividades

• Reunión de apertura.
• Comunicación durante la auditoría.
• Rol de guías y observadores.
• Recopilación y verificación de información.
• Generación de hallazgos.
• Preparación de conclusiones.
• Reunión de cierre.

6.5.6 Preparación de Conclusiones

• a) Revisar hallazgos e información vs. objetivos.
• b) Acordar conclusiones, considerando incertidumbres.
• c) Preparar recomendaciones, si se especifican.
• d) Comentar el seguimiento, si se incluye en el plan.

6.6 Preparación, Aprobación y Distribución del Informe

6.6.1 Preparación del Informe

• a) Objetivos de la auditoría.
• b) Alcance, unidades y procesos auditados, intervalo de tiempo.
• c) Identificación del cliente.
• d) Identificación del líder y miembros del equipo auditor.
• e) Fechas y lugares de actividades in situ.
• f) Criterios de auditoría.
• g) Hallazgos.
• h) Conclusiones.
• i) Plan de auditoría.
• j) Lista de representantes del auditado.
• k) Resumen del proceso, incertidumbres y obstáculos.
• l) Confirmación de objetivos cumplidos.
• m) Áreas no cubiertas dentro del alcance.
• n) Opiniones divergentes no resueltas.
• o) Recomendaciones de mejora.
• p) Planes de acción de seguimiento.
• q) Declaración de confidencialidad.
• r) Lista de distribución.

6.7 Finalización de la Auditoría

6.2.3 Determinación de la Viabilidad

• a) Información suficiente para planificar.
• b) Cooperación adecuada del auditado.
• c) Tiempo y recursos adecuados.

Evaluación de Auditores

7.6 Evaluación de Auditores

• Evaluación inicial de aspirantes.
• Evaluación como parte de la selección del equipo.
• Evaluación continua del desempeño.

7.6.2 Proceso de Evaluación

Paso 1: Identificar cualidades, atributos, conocimientos y habilidades.

Paso 2: Establecer criterios de evaluación.

Paso 3: Seleccionar el método adecuado.

Paso 4: Realizar la evaluación.

Fuentes de Información

a) entrevistas con empleados y con otras personasb) observación de las actividades y del ambiente de trabajo y condiciones circundantes c) documentos, tales como política, objetivos, planes, procedimientos, normas, instrucciones, licencias y permisos,

especificaciones, planos, contratos y pedidos d) registros, tales como registros de inspección, actas de reunión, informes de auditorias, registros de programas de seguimiento y resultados de mediciones e) resúmenes de datos, análisis e indicadores de desempeño f) información sobre los programas de muestreo del auditado y sobre los procedimientos para el control de los

procesos de muestreo y medición g) informes de otras fuentes, por ejemplo, retroalimentación del cliente, otra información pertinente de partes externas y la calificación de los proveedores; y

h) bases de datos informáticas y sitios de Internet.

6.5.6 Preparación de las conclusiones de la auditoría

a) revisar los hallazgos de la auditoría y cualquier otra información apropiada recopilada durante la auditoría frente a los objetivos de la misma b) acordar las conclusiones de la auditoría, teniendo en cuenta la incertidumbre inherente al proceso de auditoría c) preparar recomendaciones, si estuviera especificado en los objetivos de la auditoría d) comentar el seguimiento de la auditoría, si estuviera incluido en el plan de la misma

6.6.1 Preparación del informe de la auditoría

a) los objetivos de la auditoría b) el alcance de la auditoría, particularmente la identificación de las unidades de la organización y de las unidades funcionales o los procesos auditados y el intervalo de tiempo cubierto c) la identificación del cliente de la auditoría d) la identificación del líder del equipo auditor y de los miembros del equipo auditor e) las fechas y los lugares donde se realizaron las actividades de auditoría in situ f) los criterios de auditoría g) los hallazgos de la auditoría h) las conclusiones de la auditoría. i) el plan de auditoríaj) una lista de representantes del auditado k) un resumen del proceso de auditoría, incluyendo la incertidumbre y/o cualquier obstáculo encontrado que pudiera disminuir la confianza en las conclusiones de la auditoría l) la confirmación de que se han cumplido los objetivos de la auditoría dentro del alcance de la auditoría, de acuerdo con el plan de auditoría m) las áreas no cubiertas, aunque se encuentren dentro del alcance de la auditoría n) las opiniones divergentes sin resolver entre el equipo auditor y el auditado o) las recomendaciones para la mejora, si se especificó en los objetivos de la auditoría p) los planes de acción del seguimiento acordados, si los hubiera q) una declaración sobre la naturaleza confidencial de los contenidos r) la lista de distribución del informe de la auditoría.

7.6 La evaluación de los auditores se realiza en las diferentes etapas siguientes:

− la evaluación inicial de las personas que desean llegar a ser auditores

− la evaluación de los auditores como parte del proceso de selección del equipo auditor

− la evaluación continua del desempeño de los auditores para identificar las necesidades de mantenimiento y mejora de sus conocimientos y habilidades.

7.6.2 Proceso de evaluación : Paso 1 − Identificar las cualidades y atributos personales y los conocimientos y habilidades para satisfacer las necesidades del programa de auditoría Paso 2 − Establecer los criterios de evaluación Paso 3 − Seleccionar el método de evaluación adecuado Paso 4 – Realizar la evaluación