Optimización de Archivos y Gestión Documental Eficiente

Gestión Documental y Archivo Eficaz

La correcta gestión documental es fundamental para la eficiencia de cualquier organización. Un archivo es un conjunto ordenado de documentos al servicio de la empresa, diseñado para facilitar su actividad diaria.

Funciones Clave del Archivo

1. Conservar adecuadamente los documentos objeto de archivo.
2. Localizar cualquier documento de forma rápida y sencilla.
3. Establecer procedimientos que regulen cuándo un documento debe archivarse y cuándo destruirse.

Tipos de Archivo

• Por Soporte:
  • Papel
  • Informático
• Por Frecuencia de Uso:
  • Activo
  • Semiactivo
  • Inactivo
• Por Localización:
  • Gestión descentralizada del archivo
  • Gestión mixta

Materiales Esenciales para Archivo en Papel

Para una organización física eficiente, se utilizan diversos materiales:

• Carpetas simples
• Clasificadoras
• Archivadores A-Z
• Cajas de archivo
• Carpetas colgantes
• Armarios de seguridad

Reglas Fundamentales para un Archivo Óptimo

Seguir estas directrices asegura una gestión documental eficaz y accesible:

1. Los documentos deben ordenarse para que cualquier persona pueda encontrar fácilmente la información.
2. Es necesario registrar cualquier entrada o salida de un documento.
3. No acumular excesiva documentación pendiente de archivo.
4. Hay que ser selectivo con la documentación a conservar.
5. Asegurar, antes de abrir un expediente, que no ha sido abierto previamente.
6. Utilizar señales visuales claras al clasificar la documentación.
7. Eliminar periódicamente aquellos documentos que ya no son útiles.
8. Establecer medidas de seguridad para evitar la modificación o daños de la documentación.
9. En documentos con respuesta, adjuntar una copia del documento al que se responde.
10. Facilitar la visibilidad de cualquier documento para una posterior búsqueda.

Conceptos Clave: Clasificación y Ordenación

Aunque a menudo se usan indistintamente, tienen significados distintos en gestión documental:

• Clasificar: Disponer y agrupar documentos siguiendo un determinado criterio.
• Ordenar: Colocar elementos siguiendo un modo previamente determinado.

Requisitos para una Clasificación Eficaz

• Fácil de entender.
• Sencillo de aplicar.
• Debe ser resolutivo.
• Debe posibilitar futuras ampliaciones.

Sistemas de Archivo y Clasificación Documental

Existen diversos sistemas para organizar la documentación, adaptándose a diferentes necesidades:

Sistema Alfabético

Ordena los documentos de acuerdo con el orden establecido por el alfabeto. Se suele utilizar para archivar correspondencia.

Sistema Numérico

Permite ordenar la documentación a partir de un número natural determinado. Suele utilizarse para la ordenación de presupuestos.

Sistema Cronológico

Ordena desde la fecha más reciente a la más antigua o viceversa.

Sistema Geográfico

Sigue como criterio de ordenación una localización física concreta. Se utiliza para la gestión de documentos de empresas comerciales.

Sistema Temático

Archivos representativos organizados por temas.

Sistemas Mixtos

Combinación de dos o más sistemas anteriores para una mayor flexibilidad.

Sistemas de Gestión de Bases de Datos (SGBD)

Un Sistema de Gestión de Base de Datos es un programa informático capaz de obtener, almacenar y gestionar información de una base de datos. Uno de los más utilizados es Microsoft Access.

Gestión de Correspondencia Empresarial

La correspondencia es un flujo constante de información vital para cualquier empresa. Se clasifica en:

• Correspondencia de Entrada: Recogerla y distribuirla de modo que se garantice su recepción y circulación interna.
• Correspondencia de Salida: Recogerla de los departamentos y enviarla en los plazos establecidos.
• Comunicaciones Interiores: Documentos que deben ser distribuidos a los diferentes departamentos de la empresa.

Fases de la Correspondencia de Entrada

1. Recepción:
   • Firmar albarán.
   • Abrir el correo ordinario.
   • Revisar que aparezca la dirección del remitente.
   • Colocar en la bandeja de entrada.
2. Clasificación:
   • Determinar si va dirigido a una persona específica.
   • Identificar si va dirigido a un grupo o departamento.
   • Gestionar la correspondencia no identificada.
3. Registro: Poner un sello, asignando así un número y fecha de entrada.
4. Distribución: Entregar la correspondencia a su destinatario final.

Fases de la Correspondencia de Salida

1. Preparación y comprobaciones previas.
2. Recogida de los documentos.
3. Registro de la correspondencia.
4. Envío al destinatario.