Optimización de Archivos Empresariales: Microfilmación, Sistemas Informáticos y Seguridad

Microfilmación y su Aplicación en la Gestión Documental

La microfilmación consiste en realizar fotografías a los documentos a través de un proceso que reduce considerablemente su tamaño. Posteriormente, la imagen es ampliada para su visualización y consulta. Este método es utilizado principalmente por rotativos, bibliotecas y archivos históricos.

Sistemas Informáticos en la Gestión de Archivos

La informática ha servido, y sirve, para racionalizar el trabajo administrativo. Podemos decir que ha revolucionado la gestión de los archivos. Las bases de datos son ficheros que contienen datos que podemos relacionar y, así, obtener la información deseada o solicitada. Los paquetes integrados no son más que aplicaciones de gestión relacionadas entre sí, es decir, que comparten datos.

Tipos de Sistemas de Archivo

Mecánicos

• Armarios y estanterías sobre raíles.
• Contenedores electrónicos.
• Electroficheros con estantes rotativos.

Informáticos

• Básicos: Utilización de programas convencionales de contabilidad, nóminas, etc.
• Semi-integrados: Utilización de bases de datos relacionales, programas de gestión entrelazados, etc. Aproximadamente el 10 o 15% de la información es archivada magnéticamente y el resto en papel.
• Integrados: Captura y digitalización de la información soportada en papel mediante la utilización de software y herramientas especializadas. Eliminación de papel en el archivo.

Clasificación y Organización de la Información

Es un proceso de organización de la información para que las empresas puedan extraer datos válidos de ella. Consiste en saber de qué información disponemos, cómo tratarla y dónde guardarla para poder acudir a ella en caso de que sea necesario.

Clasificación por Grado de Utilización

• Activos: Los documentos se guardan o custodian en este tipo de archivos mientras su utilización sea frecuente.
• Semi-activos: Pasan a este tipo de archivos los documentos que están en el archivo activo y que, aunque reflejan operaciones recientes, se consultan de forma muy esporádica por ser operaciones ya finalizadas.
• Inactivos: Este archivo recibirá la documentación del archivo semi-activo cuando lleven en este último un cierto tiempo.

El Proceso de Archivo

Funcionamiento Habitual del Archivo

Dependerá del tipo de documento intervenido. Primero comprobaremos que la documentación no haya finalizado su recorrido por la oficina y, a continuación, pasaremos a guardar ese documento con un sistema de archivo u otro según su futura movilidad y criterios dictados.

Normas Prácticas de Utilización

• Comprobar que el recorrido o toma de datos ha finalizado.
• No retrasar el archivo de los documentos.
• Detallar o indicar el tiempo de permanencia de los documentos en los diferentes tipos de archivo.
• No interpretar arbitrariamente las reglas dictadas para la gestión u organización del archivo.
• Si los documentos archivados son extraídos del archivador, se debe dejar en el espacio físico que ocupaba una marca o testigo.

Control de Archivo

El control de archivo va ligado al movimiento de los documentos, es decir, al desplazamiento de los papeles de un archivo a otro a medida que van perdiendo operatividad. Los documentos que se encuentran en el archivo activo, sabiendo que este es un lugar de mero tránsito para los papeles, no deberían permanecer en él más tiempo del imprescindible.

Informes Empresariales

Un informe es el conjunto de información recabada por la empresa referente a un hecho o situación, expuesta de forma ordenada, objetiva e imparcial.

Principales Procedimientos de Seguridad de los Empleados

• Todo el personal que acceda a los datos de carácter personal está obligado a conocer y observar las medidas, normas, procedimientos, reglas y estándares que afecten a las funciones que desarrollan.
• Todas las personas deberán guardar el debido secreto y confidencialidad sobre los datos personales que conozcan en desarrollo a su trabajo.
• Es necesario contemplar los procedimientos de actuación o delegación de funciones para los casos de ausencia o baja laboral.
• El personal que no realice trabajos que no impliquen el tratamiento de datos personales tendrá limitado el acceso a estos datos.
• Cuando haya personal ajeno a la empresa realizando trabajos en la misma, el contrato de presentación de servicios recogerá expresamente la prohibición de acceder a los datos personales y la obligación de secreto respecto de aquellos datos que hubiera podido conocer durante la presentación de ese servicio.
• En los sistemas en los que tengan que implantarse medidas de seguridad de nivel alto, se deben seguir procedimientos específicos.