Optimización del Archivo Documental: Estrategias para la Gestión Empresarial

El Archivo: Finalidad, Funciones y Tipos de Documentación

El funcionamiento diario de cualquier departamento está marcado por la necesidad de contar con información de calidad sobre la cual apoyar la toma de decisiones. Cuando hay gran cantidad de datos, estos deben ser correctamente tratados, ordenados y clasificados.

1.1. Naturaleza y Finalidad de la Labor de Archivo

Los archivos tienen varios significados y matices:

1. El archivo es el lugar físico en el cual una persona ordena, clasifica y guarda documentos.
2. La tarea desarrollada en dichas instalaciones se denomina archivo de documentación, y el resultado de la misma es un archivo de documentos.
3. La institución, organismo o departamento encargado de conservar la documentación debidamente.

Funciones del Archivo

El archivo tiene las siguientes funciones:

1. Como elemento probatorio, es necesario conservar adecuadamente dicha documentación.
2. Cumplir la obligación legal de conservarla durante un mínimo de tiempo desde su elaboración.

Objetivos del Archivo Documental

No todas las empresas archivan de la misma forma. Las empresas deberán perseguir los siguientes objetivos:

1. Guardar y conservar correctamente los documentos.
2. Localizar cualquier documento de una forma fácil y rápida.
3. Establecer procedimientos que regulen cuándo un documento debe archivarse y destruirse.

Plazos Legales de Conservación

Los plazos legales de conservación son:

• Código de Comercio: 6 años.
• Normativa Tributaria: 4 años.
• Reglamento de la Ley de Protección del Blanqueo de Capitales: 10 años.
• Documentación Civil: 5 años.

Reglas Básicas para Establecer un Procedimiento de Archivo

1. Cualquier persona puede encontrar fácilmente un documento.
2. Registrar cualquier entrada o salida de un documento.
3. No acumular excesiva documentación pendiente de archivo.
4. Es necesario ser selectivos.
5. Debemos asegurar que no ha sido archivado con anterioridad.
6. Es recomendable utilizar señales visuales al clasificar documentación.
7. Es importante eliminar periódicamente aquellos documentos que ya no son útiles.
8. Establecer medidas de seguridad para evitar la modificación, daño o destrucción de documentos.
9. En documentos con respuesta, es interesante adjuntar una copia del documento al que respondemos.
10. Se debe facilitar la visibilidad de cualquier documento en una posterior búsqueda.

Recepción y Archivo de Documentación (Soporte Papel e Informático)

Archivo en Soporte Papel: Pasos para la Entrada en el Archivo Físico

Para la entrada en el archivo físico, se aconseja seguir una serie de pasos:

1. Se debe confirmar que el documento no va a ser requerido en ese momento por ningún empleado o departamento empresarial.
2. Habrá que determinar el valor presente y futuro de los documentos susceptibles de archivo.
3. Realizar las copias de seguridad, fotocopias o digitalizaciones de los documentos originales. Así se evitan posibles pérdidas.
4. Referenciar documentos que, por su contenido, deban estar guardados en más de un expediente.
5. Prearchivar la documentación susceptible de archivo.
6. Archivo definitivo de los documentos. Se deberá evitar una acumulación excesiva, previniendo así posibles pérdidas de información relevante.

Archivo en Soporte Informático

Un directorio informático es una ruta identificativa que se localiza entre los distintos directorios. Los archivos nunca pueden compartir una misma ruta de acceso. Solo así se pueden localizar, aplicando sistemas de búsqueda automáticos, cualquiera de ellos de una forma rápida y sencilla.