Optimización del Aprovisionamiento y Gestión de Inventarios en la Empresa

Función de Aprovisionamiento

La función de aprovisionamiento consiste en comprar los materiales necesarios para la actividad de la empresa y almacenarlos hasta que se inicie cada proceso de producción o comercialización. Su objetivo principal es suministrar al departamento de producción los materiales necesarios para la fabricación y al departamento de ventas los productos que ha de comercializar.

Se distinguen tres aspectos clave:

• Compras: Se centra en variables como el precio, la calidad, el plazo de entrega, las condiciones de pago y el servicio posventa. Implica realizar una óptima selección de los proveedores para maximizar la rentabilidad.
• Almacenes: Se utilizan para guardar los productos comprados hasta que el departamento de producción los necesite.
• Gestión de inventarios: Su objetivo es determinar la cantidad de existencias que se han de mantener y el ritmo de pedidos para cubrir las necesidades de la empresa, tanto para la producción como para la comercialización.

Ciclo de Aprovisionamiento

El ciclo de aprovisionamiento es el periodo que existe entre la realización de la compra y el momento en el que son entregados los productos vendidos a los clientes.

• Ciclo de empresa industrial: Compras, existencias, producción, existencias y ventas.
• Ciclo de empresa comercial: Compras, existencias y ventas.

Las existencias son aquellos recursos almacenados que se utilizan para satisfacer una serie de necesidades económicas y operativas de la empresa. Los inventarios aportan flexibilidad a las operaciones y facilitan la gestión del aprovisionamiento.

Tipos de Existencias

• Materias primas: Aquellas que, mediante la transformación o elaboración, se destinan a formar parte de los productos fabricados.
• Productos semielaborados: Productos elaborados por la empresa y, normalmente, no destinados a la venta hasta que no son objeto de otra elaboración.
• Productos acabados: Aquellos productos fabricados por la empresa y destinados al consumo final.
• Mercaderías o existencias comerciales: Materiales comprados por la empresa y destinados a la posterior venta o comercialización, sin transformación.
• Otros aprovisionamientos: Elementos incorporables como combustible o recambios.
• Subproductos: Productos que fabrica la empresa de carácter secundario o accesorio, como residuos y materiales recuperables.

Costes de Existencias

• Costes de pedido: Costes administrativos.
• Costes de adquisición: Cantidad de producto que compramos al proveedor multiplicada por su precio.
• Costes de almacenamiento:
  • Administrativos: Costes de personal administrativo y gestión.
  • Operativos: Personal de almacén, equipos de manipulación y seguros de las existencias.
  • De espacio físico: Locales, impuestos, calefacción.
  • Económicos: Costes de obsolescencia.
  • Financieros: Costes de los intereses pagados por la financiación de los capitales invertidos en mantener las existencias.
• Costes de ruptura de stock: Se producen cuando la empresa se queda sin existencias, no puede hacer frente al pedido de un cliente por falta de producto o no puede producir por falta de materias primas u otras existencias.

Razones para Disponer de Recursos Almacenados

• Evitar una ruptura de stock y no quedarse sin productos si hay un incremento de la demanda, lo que provocaría que algunos clientes comprasen productos de la competencia.
• Cubrir diferencias importantes en los ritmos de producción y distribución cuando la demanda depende de la época del año.
• Obtener importantes descuentos por la compra de materiales en gran cantidad.

Administración de Inventarios

• Stock máximo: Cantidad máxima de existencias que se puede tener en el almacén.
• Stock mínimo o de seguridad: Cantidad mínima de existencias que se puede mantener en el almacén, bajo la cual el riesgo de ruptura de stock es muy alto.
• Punto de pedido: Nivel de existencias en el cual se ha de realizar el pedido para reaprovisionar el almacén.

Modelo de Wilson

El Modelo de Wilson determina que el pedido óptimo es aquel que minimiza los costes de gestión de inventarios. Es aplicable cuando:

• La empresa se aprovisiona por lotes de producto de cantidad constante.
• La demanda del producto es constante y conocida a lo largo de todo el periodo de gestión.
• El precio del producto y el plazo de aprovisionamiento son constantes y conocidos.

El pedido óptimo es aquel volumen de pedido para el cual el coste total de gestión de inventarios es mínimo y en el que el coste de pedido es igual al coste de almacenamiento.

Valoración de Existencias

• Precio de adquisición: Importe total de la compra, según la factura del proveedor y sin incluir el IVA deducible, más todos los gastos que haya generado la operación.
• Coste de producción: Suma del precio de adquisición de las materias primas y de los materiales consumidos en la fabricación, de los costes directos de la producción y de la parte proporcional de los costes indirectos.
• Criterio PMP (Precio Medio Ponderado): Consiste en calcular el valor medio de las existencias iniciales y de las entradas, ponderadas según sus cantidades.
• Criterio FIFO (First In, First Out): El valor de salida de los productos del almacén es el precio de las primeras unidades físicas que entraron.

Just-In-Time (Justo a Tiempo)

El sistema Just-In-Time se fundamenta en el hecho de que la empresa no fabrica ningún producto hasta que se necesita. Tiene como objetivo reducir las existencias en inventario, relacionándolas con la satisfacción inmediata de los pedidos. La finalidad es destinar el mínimo de recursos al mantenimiento de inventarios, reducir los plazos de producción y de entrega a los clientes y disponer de un sistema integrado de calidad que identifique rápidamente los problemas.

Requisitos:

• Gran participación del personal.
• Desarrollar y disponer de aplicaciones de ingeniería.
• Aplicar un sistema de calidad total que incida en la mejora continua de los procesos.

Modelo ABC

El Modelo ABC se usa para clasificar por importancia las diversas existencias de una empresa cuando esta tiene unos inventarios con mucha variedad y no puede destinar el mismo tiempo ni los mismos recursos a cada uno de ellos.