Optimización del Aprovisionamiento y la Gestión de Compras en la Cadena de Suministro

Fundamentos del Aprovisionamiento en la Producción

Definición y Flujo del Proceso

El flujo del proceso de aprovisionamiento implica varias etapas clave que conectan diferentes áreas de la empresa:

• Del Almacén a Producción: Gestión de materiales para el proceso productivo.
• De Producción al Almacén: Solicitud de los materiales necesarios para continuar la fabricación.
• Del Almacén al Departamento de Compras: Estimación y comunicación de las necesidades de materiales.
• Del Departamento de Compras a los Proveedores: Realización formal del pedido.
• De los Proveedores al Almacén: Recepción y control del pedido.

Función del Aprovisionamiento

Está compuesta por aquellas actividades que se ejecutan con el fin de seleccionar, adquirir y almacenar las materias primas necesarias en el proceso productivo, garantizando su disponibilidad en el momento y cantidad adecuados.

Objetivos Clave del Aprovisionamiento

La función de aprovisionamiento persigue un doble objetivo fundamental:

Minimizar Costes

• Minimizar la inversión en inventarios.
• Reducir los costes de almacén (espacio, personal, mantenimiento).
• Minimizar las pérdidas por daño, obsolescencia o caducidad.

Maximizar el Servicio

• Conseguir un inventario suficiente para que la producción no se vea afectada por falta de materiales.
• Optimizar la inversión para que a la producción no le falte materia prima.
• Mantener un sistema eficiente de transporte y gestión de inventarios.

La Función Estratégica de Compras

Definición y Responsabilidades

El departamento de compras es el responsable del proceso de adquisición de insumos y materiales, asegurando la cantidad necesaria y adecuada, a un precio conveniente y con la calidad requerida.

Objetivos del Departamento de Compras

• Dar continuidad al abastecimiento para evitar interrupciones en la producción.
• Asegurar la calidad y cantidad de los suministros recibidos.
• Estudiar y desarrollar nuevas fuentes de suministro para mejorar costes, calidad o seguridad.

Diferenciación del Departamento de Compras

Las actividades que distinguen al departamento de compras incluyen:

• Estudio de las fuentes de suministro.
• Búsqueda, selección y evaluación continua de los proveedores.
• Recepción de pedidos y control de calidad de los materiales recibidos.

Modelo de Diseño Departamental

El departamento de Compras se interrelaciona de forma crítica con otras áreas clave de la organización, como Producción, Comercial, Administrativo y Financiero, para alinear sus estrategias y operaciones.

Clasificación Estratégica de Productos: La Matriz de Kraljic

La Matriz de Kraljic es una herramienta para clasificar los productos o materiales comprados en función de su importancia financiera y del riesgo de suministro, definiendo cuatro estrategias de compra distintas.

• Productos Apalancados

  Son aquellos de los que existe una alta oferta en el mercado, por lo que siempre existirá una alternativa de proveedor. (Ejemplo: pantallas).
  Impacto financiero: Alto. Riesgo de suministro: Bajo.

• Productos Estratégicos

  Son aquellos que hay que planear con mayor detenimiento, ya que son críticos para el producto final y existe poca oferta o diferenciación en el mercado. (Ejemplo: circuito electrónico a medida).
  Impacto financiero: Alto. Riesgo de suministro: Alto.

• Productos Rutinarios

  Tienen bajo impacto financiero y bajo riesgo de suministro. La gestión busca la eficiencia del proceso de compra. (Ejemplo: empaquetado, material de oficina).
  Impacto financiero: Bajo. Riesgo de suministro: Bajo.

• Productos Cuello de Botella

  No tienen un gran impacto financiero, pero su ausencia genera un estrangulamiento en la producción debido a la escasez de proveedores. (Ejemplo: componentes específicos bajo patente, normas técnicas).
  Impacto financiero: Bajo. Riesgo de suministro: Alto.

Indicadores y Fórmulas para la Gestión Financiera del Inventario

Fórmulas del Periodo Medio de Maduración

Estas métricas son esenciales para comprender el ciclo de conversión de efectivo de la empresa.

Consumo de Materias Primas

Consumo de materias primas = Existencias iniciales + Compras - Existencias finales - Devolución de compras

PMA (Periodo Medio de Aprovisionamiento)

PMA = 365 / (Consumo de materia prima / Existencias medias de materia prima)
Acciones de mejora: buscar otros proveedores, optimizar el plan de aprovisionamiento.

PMF (Periodo Medio de Fabricación)

PMF = 365 / (Valor de la producción / Existencias medias de productos en curso)
Acciones de mejora: optimizar máquinas, tecnologías y la eficiencia de los trabajadores.

PMV (Periodo Medio de Venta)

PMV = 365 / (Valor de la producción vendida / Existencias medias de productos terminados)
Acciones de mejora: desarrollar un plan de marketing, buscar nuevos clientes.

PMC (Periodo Medio de Cobro)

PMC = 365 / (Ventas netas / Saldo medio de clientes)
Acciones de mejora: ofrecer descuentos por pronto pago, buscar clientes que paguen antes.

PMP (Periodo Medio de Pago)

PMP = 365 / (Compras / Saldo medio de proveedores)
Acciones de mejora: buscar nuevos proveedores, negociar plazos de pago con los proveedores actuales.

Cálculo del Ciclo de Caja

PMMe (Periodo Medio de Maduración Económico)

PMMe = PMA + PMF + PMV + PMC

PMMf (Periodo Medio de Maduración Financiero o Ciclo de Caja)

PMMf = PMMe - PMP

Otras Métricas

Coeficiente K

Representa una relación de costes sobre el valor total de una factura.

K = Coste total de la factura / Importe bruto de la factura