Optimización del Aprovisionamiento y Gestión de Almacenes Sanitarios: Funciones, Procesos y Clasificación

Adecuado Aprovisionamiento: Clave para la Eficiencia Sanitaria

Un aprovisionamiento adecuado implica una serie de pasos cruciales:

• Calcular las necesidades.
• Comprar los productos.
• Obtener los pedidos.
• Almacenarlos correctamente.
• Distribuirlos adecuadamente.

El desabastecimiento, por el contrario, provoca graves consecuencias:

• Incapacidad de producción para actividades normales y de urgencia.
• Falta de atención al paciente.
• Pérdida de horas de trabajo.
• Costes económicos derivados.
• Utilización ineficiente del almacén y su personal.

Funciones Esenciales del Almacén Sanitario

Las funciones clave de un almacén sanitario son:

• Recibir, registrar y controlar los distintos materiales sanitarios.
• Acondicionar, proteger y conservar los materiales.
• Controlar los productos almacenados.
• Enviar los productos a los departamentos solicitantes.
• Controlar las fechas de caducidad.
• Elaborar y diseñar la documentación utilizada por el almacén.
• Solicitar el pedido al departamento de compras cuando las existencias sean mínimas.

Tipos de Almacenes Sanitarios

Podemos distinguir dos tipos principales:

• Generales: De gran tamaño y acceso restringido. Reciben todo el material solicitado y, por lo general, se encuentran separados del resto de las instalaciones sanitarias.
• De planta: Más pequeños, accesibles al personal que presta servicios en esa planta u hospital. Se ubican en las plantas de hospitalización y en los departamentos y servicios.

Proceso Básico de Funcionamiento de un Almacén Sanitario

El proceso básico se compone de las siguientes etapas:

1. Solicitud de pedido.
2. Recepción de pedido.
3. Comprobación de la mercancía.
4. Colocación del pedido.
5. Despacho o suministro.
6. Distribución y reparto.
7. Reposición.

Colocación de Productos: Métodos y Normas

Métodos de colocación:

• Estanterías.
• Translevadores.
• Cajas de plástico apilables.
• Estibados.

Normas de colocación:

• Materiales pesados en zonas determinadas con buen acceso.
• Guías en las cabeceras.
• Productos con más entradas y salidas más próximos a la salida.
• Artículos con fecha de caducidad cercana con buen acceso.
• No se aconseja el cambio de productos de un lugar a otro.
• Materiales a una temperatura concreta en frigoríficos o con aire acondicionado.
• Productos tóxicos y peligrosos en armarios de seguridad con cerradura y ventiladores.

Despacho de Productos: Urgente y Programado

• Urgente: Cuando un servicio o unidad se queda desabastecido de un artículo concreto. La solicitud se realiza por teléfono o correo electrónico (situación de urgencia).
• Programado: Se realiza el pedido cada cierto tiempo, antes de que se agoten los artículos. Es la forma más correcta. Actualmente, se utilizan solicitudes de pedidos con EDI (Intercambio Electrónico de Datos).

Clasificación de Productos Sanitarios

Existen diversas formas de clasificar los productos sanitarios:

Clasificación ABC

• A: Importantes.
• B: Intermedios.
• C: Numerosos y de menor importancia.

Según Rotación

• Alta rotación.
• Baja rotación.
• Obsoletos.

Según Uso y Duración

• Fungible: Se gasta con su uso.
• Inventariable: Material de larga vida, se gasta poco a poco con el uso.

Según Tipo de Material de Construcción

Clasificar utensilios por el tipo de material.

Según Exigencias de Almacenamiento

• Sin exigencias especiales.
• Material estéril: Requiere mantenimiento de la esterilidad.
• Material lábil: Se deteriora fácilmente por diferentes agentes físicos.
• Materiales peligrosos: Se identifican según los pictogramas correspondientes.