Optimización del Aprovisionamiento y Gestión de Almacenes en Entornos Sanitarios

I. Introducción al Aprovisionamiento y Gestión de Stocks

El aprovisionamiento garantiza que el suministro de los productos con los que se trabaja sea siempre constante y que cada uno de ellos esté disponible para cualquier emergencia que pueda surgir en el trabajo diario.

Para conseguir un aprovisionamiento o suministro adecuado, es necesario gestionarlos de forma eficiente. Las actividades clave para lograrlo son:

• Calcular las necesidades de material o establecer un punto de pedido.
• Controlar las existencias, evitando la escasez o el almacenamiento excesivo de artículos, y gestionar las fechas de caducidad.
• Comprar los productos y/o materiales necesarios.
• Gestionar la recepción de mercancías.
• Verificar los pedidos, asegurando que el material recibido cumple las condiciones adecuadas.
• Almacenar los productos de forma adecuada.
• Distribuirlos según las necesidades.

Los stocks o existencias son los artículos que se encuentran en el almacén a la espera de su uso. Estos deben estar disponibles para cuando sean solicitados por cualquier departamento o servicio del hospital.

II. El Almacén: Tipos y Clasificación

Se denomina almacén al lugar físico donde se colocan, acumulan, clasifican y custodian los artículos adquiridos por una empresa para su consumo o distribución. Pueden clasificarse según diferentes criterios:

A.1. Según el Punto Geográfico de Almacenamiento

• Almacenes centralizados y/o descentralizados: En los hospitales, es habitual encontrar un sistema descentralizado por especialidades (Farmacia, Víveres, Lencería, etc.). La gestión de compras de estos departamentos se realiza por separado y con criterios distintos.

A.2. Según el Ámbito de Actuación

• Almacén general, central o de primer nivel: Encargado de recibir todos los artículos de los diferentes proveedores y ponerlos a disposición de los distintos servicios según sus necesidades.
• Almacén de planta o de segundo nivel: Permite tener el material disponible para su uso inmediato dentro del servicio donde está ubicado.

A.3. Según el Control y Acceso

• Almacén cerrado: Es aquel que se encuentra bajo el control exclusivo de personal autorizado, con un control estricto de entradas y salidas, y un mayor coste de mantenimiento. Ejemplo: almacén general del hospital.
• Almacén abierto: Es aquel de fácil acceso, donde los controles de entradas y salidas no son tan rigurosos y su mantenimiento suele ser más económico. Ejemplo: almacén de planta, almacén de una consulta, etc.

III. Gestión Eficiente del Almacén

Para una gestión eficiente del almacén, es necesario desarrollar una serie de actuaciones clave:

• Estimar la cantidad de existencias que deben mantenerse en depósito y realizar el seguimiento de los materiales almacenados.
• Elaborar fichas de almacén (manuales o informáticas) y realizar inventarios periódicos de las existencias.
• Valorar contablemente los artículos almacenados.

Revisión de Existencias y Reposición

No se puede fijar un mismo nivel de existencias para todos los productos de un almacén sanitario, ya que factores como la capacidad de almacenamiento, el ritmo de consumo del artículo y su precio influyen significativamente.

Para el seguimiento del stock de cada artículo almacenado y su reposición en el momento y en las cantidades adecuadas, es importante tener en cuenta: