Optimización de Almacenes y Distribución: Claves para la Eficiencia en la Cadena de Suministro

Parámetros de Control en la Gestión de Almacenes

Los siguientes parámetros son esenciales para que los responsables de almacén mantengan un control efectivo:

• Pronósticos de ventas y programas de producción
• Tamaño óptimo de compra
• Tamaño óptimo de producción
• Aprovechamiento de descuentos de proveedores
• Determinación de puntos de reorden
• Determinación de máximos y mínimos

Recepción de Materiales

Un flujo rápido y eficiente de materiales entrantes, libre de congestiones o demoras, requiere una planificación meticulosa.

Condiciones que Obstaculizan el Flujo Rápido

• Espacio de maniobra inadecuado
• Medios de manejo de materiales deficientes
• Demoras en la inspección y documentación de entrada

Áreas Clave en la Recepción

Las áreas de recepción, almacenamiento y entrega pueden ser separadas y especializadas. A continuación, se describen las funciones principales del área de recepción:

• Recepción y Verificación: Recibir y verificar los pedidos de materiales que ingresan a los almacenes, asegurando que coincidan con las órdenes de compra autorizadas.
• Inspección: Inspeccionar los materiales recibidos para garantizar su calidad y condición, documentando cualquier discrepancia.
• Documentación: Llenar los formatos adecuados para registrar la entrada de materiales, incluyendo cantidades, fechas y cualquier otra información relevante.
• Envío a Almacenes: Enviar los artículos a las áreas de almacenamiento designadas dentro del almacén.

Verificación de Origen y Destino

Es crucial identificar el origen y destino de los materiales para comprobar que no haya errores en la facturación. Esta verificación asegura que los envíos se descarguen en la zona adecuada.

Organización del Almacén

La organización del almacén es fundamental para la eficiencia de toda la cadena de suministro. Los sistemas y procedimientos bien definidos deben implementarse en todas las funciones de la empresa.

Análisis y Mejora de Procedimientos

Es esencial analizar las normas y procedimientos existentes para identificar áreas de mejora. La optimización continua de los procesos del almacén es crucial para mantener la eficiencia.

Sistemas de Codificación de Materiales

Para facilitar la localización de los materiales almacenados, las empresas utilizan sistemas de codificación. Este proceso implica:

• Clasificación: Agrupar los materiales según su dimensión, forma, peso, tipo, características y utilización. La clasificación debe corresponder con la ubicación física en el almacén.
• Codificación: Asignar un código único a cada artículo, utilizando números y/o letras, para facilitar su identificación y seguimiento.

Tipos de Almacenes

Existen diferentes tipos de almacenes según su estructura y ubicación:

• Almacenes Centralizados: La empresa reúne todos los almacenes en su propia sede.
• Almacenes Descentralizados: Los almacenes se distribuyen en diferentes ubicaciones geográficas.

Conformación Interna del Almacén

La conformación interna del almacén puede variar:

• Local Único: Todos los materiales se almacenan en un solo espacio. Facilita el control general pero puede dificultar la organización si el espacio es muy grande.
• Locales Separados: Se utilizan diferentes espacios o secciones comunicadas para almacenar los materiales. Facilita el control y la visibilidad por categorías, pero puede aumentar los costos operativos.

Despacho de Materiales

El proceso de despacho se inicia con una orden de venta o solicitud de materiales. El jefe de almacén coordina con el equipo de transporte y se emite una orden de despacho con la documentación necesaria.

Mantenimiento de Registros

Es fundamental llevar un registro preciso de cada elemento en el inventario. Cada elemento individual se identifica con un SKU (Stock Keeping Unit). Los registros de almacén se actualizan constantemente para reflejar las entradas y salidas de materiales.

Localización y Distribución del Almacén

La ubicación y distribución del almacén son decisiones estratégicas que impactan la eficiencia de la cadena de suministro. Se deben considerar los siguientes aspectos:

Factores a Considerar en la Distribución del Almacén

• Obstáculos del edificio
• Orientación del almacén
• Asignación de pasillos
• Asignación de la zona de depósito de las mercancías

Beneficios de una Buena Distribución del Almacén

• Respuesta rápida al cliente
• Procesos de gestión bajo control y oportunos
• Reducción de costos
• Minimización de desperdicios
• Optimización de recursos
• Aumento de la rentabilidad

Factores para Elegir una Zona de Almacenamiento y Distribución

• Entidad a la que se va a servir
• Espacio disponible
• Artículos que se van a guardar

Factores para la Elección del Sistema de Almacenamiento

• Espacio disponible
• Tipos de materiales
• Número de artículos
• Velocidad de atención necesaria
• Tipo de embalaje

Técnicas de Administración de Materiales

• Carga unitaria: Agrupación de embalajes para facilitar su manipulación.
• Cajones o cajas: Unidades de almacenamiento versátiles.
• Estanterías: Sistemas de almacenamiento vertical para optimizar el espacio.
• Columnas: Ideales para piezas largas.
• Apilamientos: Almacenamiento vertical para cargas compatibles.
• Contenedores flexibles: Soluciones adaptables para almacenamiento y movimiento de materiales a granel.