Optimización del Almacenamiento en Farmacias: Estrategias y Tipos de Almacenes

Operaciones de Almacenaje

Todo el proceso que sigue el producto desde que se recibe hasta que se dispensa, incluidas las operaciones administrativas derivadas de él, se denomina operaciones de almacenaje.

Los pedidos cursados a los proveedores son recibidos en la Oficina de Farmacia (OF); debemos guardarlos en el almacén de forma ordenada.

Las operaciones de almacenaje se componen de los procesos de:

• Recepción y verificación de pedidos.
• Almacenaje propiamente dicho.

Otras operaciones incluyen: la gestión de existencias y los inventarios.

El Almacén en la Oficina de Farmacia

En las OF antiguas, los medicamentos se disponían en armarios y vitrinas, en la zona de atención al público, y en alacenas y cajones en el mostrador. En la parte de atrás había una zona de almacén y el laboratorio, con acceso solo para el personal de farmacia: la rebotica.

Se elaboraban y dispensaban muchas más Fórmulas Magistrales (FM) y Preparados Oficinales (PO) que en la actualidad.

La gestión del almacén ha evolucionado para adaptarse a las necesidades actuales. Actualmente, en una OF en la que haya una organización racional de los procesos de elaboración de pedidos y recepción, almacenaje y dispensación de los productos.

Tres tipos de almacenes:

• Almacén de reposición
• Almacén de dispensación
• Almacén de exposición

1. Almacén de Reposición

Es en esta zona, situada en un lugar más alejado de la zona de dispensación, donde se almacenan los productos que no caben en el almacén de dispensación o en el de exposición.

a) Instalaciones y Mobiliario

Las instalaciones que se usan son estanterías con diferentes fondos y alturas para contener envases sueltos o cajas completas de diferentes dimensiones. El espacio se aprovecha mejor con estanterías de alturas regulables. En esta zona es más importante la operatividad que el diseño.

b) La Gestión del Almacén de Reposición

El uso de este almacén debe estar justificado, ya sea por razones técnicas o económicas.

Razón Técnica:

Asegurar el espacio para aquellos productos que sufran una discontinuidad en el suministro y que, para asegurar el servicio de atención farmacéutica a los usuarios de este producto, debamos hacer acopio de este para seguir dispensándolo.

Razón Económica:

El proveedor nos ofrece un descuento adicional por la compra de una cantidad superior de productos. Se aceptará o no dependiendo:

• El espacio que ocupa el material que vamos a comprar.
• El margen que nos aportan los productos comprados.
• La rotación o frecuencia de venta de estos productos.

Cuanto mayor provecho se le saque al almacén, mayor número de ofertas se podrán aceptar y mayor será la rentabilidad de la OF.

c) Zonas del Almacén de Reposición

Además de almacenar productos destinados a la reposición, en este almacén debemos reservar varias zonas separadas para almacenar:

• Productos caducados, pendientes de devolución a proveedores.
• Las devoluciones a proveedores por entrega en mal estado.
• Obsequios, muestras, catálogos y folletos para entregar a clientes.
• Basura y residuos de embalajes.
• Material de limpieza, escaleras, etc.

2. Almacén de Dispensación

Esta zona está situada cerca del mostrador, pero no es directamente accesible al público.

a) Mobiliario e Instalaciones

• Cajones del mostrador: Pueden ser rotulados en orden alfabético o con una indicación de su contenido; pueden llevar separadores interiores para que no se mezclen los productos y facilitar su ordenación. Suelen contener productos de dispensación frecuente, ya que es la zona de acceso más rápido.
• Armarios y vitrinas: Con diferentes alturas y disposiciones, este fue el sistema más utilizado en el pasado, pero está siendo superado por cajoneras compactas.
• Cajoneras compactas: Consisten en columnas de hasta 20 cajones donde se almacenan las especialidades por orden alfabético. Están diseñados con una apertura fácil y cierre automático, con diferentes tamaños y amplitudes para almacenar productos de diferentes tamaños.
• En esta zona debe haber un espacio para la nevera, para productos termolábiles.
• En la actualidad existen nuevos sistemas de gestión de almacenamiento y dispensación basados en instalaciones robotizadas.

b) Otras Funciones del Almacén de Dispensación

El material de embalaje para la dispensación (bolsas, papel de envolver) también podemos tenerlo a punto, así como muestras y obsequios para clientes, folletos informativos o publicitarios.

3. Almacén de Exposición

Tiene la doble condición de contener los productos y exponerlos a la vista del cliente para su selección.

• En este caso, el diseño es crucial para realzar el producto.
• Se ubica en la zona de libre acceso de los usuarios y está sometida a unas técnicas concretas de merchandising.