Operaciones de Almacenes: Organización y Funciones

Operaciones de Almacenes. Se requiere personal para desempeñar su trabajo correctamente. Para ello debe conocer todos los siguientes aspectos:

• Diversidad de almacenes.
• Organización interna.
• Diferentes tipos de mercancías.
• Distintas operaciones físicas y administrativas.
• Sistemas de almacenamiento.
• Documentos mercantiles.
• Gestión de stock.

Deberá saber todos los inventarios, el tipo de embalaje y transporte a utilizar, tener un personal especializado y grado de automatización.

Puestos de Trabajo y Función.

Jefe de Almacén: Esta bajo las órdenes del director general o gerente. Dentro del almacén ejerce el cargo más alto y de mayor responsabilidad. Coordinar, supervisar y asignar.

Controlador o Contador de Recepción: La tarea consiste en el cotejo o conteo de los artículos recibidos.

Controlador o Contador de Expedición: Es el encargado de supervisar que las paletas preparadas por los operarios contengan los artículos solicitados.

Carretillero de Recepción y/o Expedición: Su función es recoger con la carretilla las paletas desembarcadas en el muelle y depositarlas a la entrada.

Operario de Pedidos y Roturas: El operario pega en la pared un cuadrante para que todas las personas que observen alguna rotura anoten los datos del producto y el número de unidades. Comprueba que todo esté bien apuntado en el cuadrante.

Operario de Devoluciones: Su función es entrar las paletas de devolución, enviadas por los clientes que ha dejado el carretillero en la puerta del almacén. Comprueba y clasifica las unidades devueltas.

Administrativo de Recepción: Conocimientos de su función administrativa. Recibir el albarán de los transportistas, extraer del ordenador la hoja de control, introducir en el ordenador los datos ya comprobados, tomar la decisión de no recepción y facilitar a los controladores las etiquetas.

La Logística Comercial.

Es el conjunto de técnicas que pretenden optimizar, en calidad de servicio y coste, los procesos correspondientes a la producción, gestión de mercancías y distribución de las mismas.

Circuito Logístico:

1º Materias primas, 2º Producción, 3º Distribución, 4º Consumidores.

¿Qué es el Almacén?

Lugar físico donde se realizan la recepción, custodia, conservación y expedición de mercancías. Nos referimos al recinto donde se guarda o deposita cualquier tipo de géneros y también al lugar donde se venden artículos al por mayor.

*Silo: Almacenamiento a granel, de determinados productos como trigo, arroz, semillas, forrajes, algunos materiales de construcción como cemento, yeso, etc. Se construyen de hierro, acero, etc.

*Dock: Almacenes situados en los muelles. Se utilizan como almacenes de tránsito y en ellos las mercancías quedan en depósito, sin pagar derechos de aduana, hasta su venta en el país o exportación.

Funciones del Almacén.

–Recepción: Consiste en dar entrada a los materiales enviados por los proveedores que figuran en la nota de recepción o en el albarán. Debemos comprobar e inspeccionar características, cantidad, dimensiones y proceder a su almacenamiento.

–Almacenamiento: Ubicar la mercancía en la zona más idónea. Se pueden emplear los medios más adecuados de transporte interno.

–Conservación y Manutención: Consiste en guardar la mercancía en perfecto estado. Se deberá aplicar la normativa vigente de seguridad e higiene. La manutención se refiere a la actividad que realizan los trabajadores para la manipulación y almacenamiento de productos.

–Expedición: Selección de la mercancía y el embalaje. Elección del transporte que será en función de la mercancía y los lugares de origen y destino. Concluye cuando el cliente firma dando su conformidad.

–Organización y Control de las Existencias: Consiste en determinar el nivel de stocks de los productos. Las funciones más importantes porque el almacenaje representa más del 30 por ciento del coste total de la mercancía y es una fase en la cual no se le añade valor puesto que su misión es mantenerlo en reposo.

Clases de Almacenes.

*Según la mercancía almacenada.

–Almacenes de Materias Primas: Almacenan las materias primas. Ejemplo: madera para muebles.

–Almacén de Material de Repuesto: Almacenan las piezas y complementos. Ejemplo: limpiaparabrisas y alfombrillas de coche.

–Almacén de Productos Terminados: Almacenan el artículo después de fabricado. Ejemplo: un mueble se queda en almacén hasta que lo solicita el distribuidor.

–Almacén de Mercancías Auxiliares: Pueden ser auxiliares a la producción, como combustible o aceite, o almacenes de mercancías auxiliares genéricas como material de limpieza, lejía, etc.

–Almacén de Mercancía Líquida: Requieren componentes especiales como tanques contenedores cuando se trate de una mercancía líquida a granel.

–Almacén de Cargas: Agrupamiento de un mismo artículo diferentes en un soporte como la paleta.

–Almacén de Mercancía a Granel: Artículos que se presentan sin envases. Ejemplo: granos, yesos.

*Según la red logística.

–Almacenes Centrales: Se encuentran en el primer escalón de la red logística. Almacenan productos acabados que suelen suministrar a otros almacenes.

–Almacenes de Zona: Regionales o locales. Desde ellos se sirven las mercancías a las tiendas.

–Almacenes de Tránsito: Cuando el trayecto es largo y hay que transportar grandes cantidades de mercancía se evita que los costes sean excesivos. Emplea sistemas de almacenaje y medios de manutención sencillos.

*Según su régimen jurídico.

–Almacén en Propiedad: Edificios e instalaciones pertenecen a la empresa titular.

–Almacén en Alquiler: Lo alquila durante un determinado tiempo. Ejemplo: puede ser utilizado una temporada para almacenar naranjas.

*Según la estructura.

–Almacén a Cielo Abierto: No requieren ningún recinto cerrado para la protección de la mercancía. La mercancía que se almacene no debe ser susceptible de deterioro al exponerla al aire libre.

–Almacén Cubierto: Requieren un edificio para almacenar la mercancía. Se guardarán artículos que no deben estar expuestos al aire libre.

*Según el grado de automatización.

–Convencionales: Cuya mecanización es escasa. Por lo que la intervención del personal de almacén es importante.

–Automatizados: Las actividades no requieren la presencia de personas.

Diseño de Almacenes.

A) La Ubicación.

–El Tipo de Transporte: Traslado de mercancía (avión, camión, tren).

–Distancia de Nuestros Proveedores: Mayor distancia, mayor coste y viceversa.

–Distancia desde Nuestro Almacén: Zonas de entrega.

–Accesibilidad: Es un punto importante, pues llegar fácilmente al almacén favorece y agiliza el flujo de mercancías.

–Suministro Eléctrico, Gas, Agua.

–Posibilidad de Construir.

–Coste de la Parcela.

–Superficie de la Parcela.

–Forma de la Parcela.

B) Zonas Internas.

Limitarnos al espacio físico edificado y necesidades para las mercancías a almacenar. Planificar y rentabilidad establecidas en el plan logístico. Necesidades:

1. Mercancías a almacenar, descripción, forma, tamaño, peso, propiedades físicas.
2. Cantidad de unidades que recibiremos en un suministro.
3. Frecuencia del suministro, diario, semanal, quincenal, mensual.
4. Medios de transporte externo. Características y carga que transportan.
5. Equipo de transporte interno. Carretillas manuales, mecánicas, elevadores, tiempo utilizado.
6. Cantidad de unidades a almacenar de cada producto.
7. Superficie de almacenamiento, según la altura y los métodos empleados. (dentro de zonas internas)

+Zona de Recepción o Entrada. Es en la que se descarga la mercancía y después trasladarla al almacén. Los muelles necesitan espacio suficiente para acceder y realizar la maniobra de vehículos. Una puerta de acceso para cada vehículo que tenga que descargar. Deberemos calcular el tiempo medio que tarda desde la espera hasta finalizada la descarga. Con el tiempo medio podemos determinar si nos hacen falta más muelles para que la recepción sea lo más eficaz posible. También un área de control para comprobar la nota de pedido que hemos realizado con las unidades físicas. También requiere una inspección de la misma en un área de inspección para ser inspeccionada. Las paletas que vienen sean incompatibles con las utilizadas para el almacenamiento se prevé un área para el transvase.

+Zona de Almacenamiento. Lugar donde la mercancía quedará depositada hasta su expedición. Tendremos en cuenta las unidades de carga, peso, volumen. Esto nos ayudará al tamaño y peso de las paletas, tipo de estanterías y colocación de las mismas. El control de inventarios donde tenemos que ubicar en función de la rotación. Suelen dividirse en dos áreas, reposición y selección y recogida de mercancías.

+Zona de Expedición. Es donde se prepara la mercancía para enviar a los clientes. Puede tener un área de consolidación que sirve para depositar y preparar los pedidos. Se puede realizar el embalaje en un área de embalaje. Una vez embalado se realizará un control de salidas en un área de control de salidas.

+Zonas Auxiliares.

• Área de Devoluciones: Mercancía devuelta por el cliente o artículos que debemos devolver a los proveedores.
• Área de Materiales Obsoletos: Artículos y herramientas que no están en buenas condiciones de uso o venta y que después se venderán como chatarra o se tirarán a la basura.
• Área de Oficinas o Administración del Almacén. Pequeña oficina para gestionar la documentación propia de las operaciones.
• Área de Servicio: Zona destinada al descanso del personal y zona de aseo y necesidades personales.

C) Distribución de la Planta (Lay-out)

Tener en cuenta aspectos: obstáculos del edificio, orientación del local, asignación de pasillos, combinación de estanterías y pasillos, asignación de la zona de depósito de las mercancías.