Obligacions Legals Clau: Conservació Documental, LOPD i Responsabilitat Ambiental

Conservació Documental i Compliment Legal

Les diferents normes reguladores de l’activitat empresarial determinen que els documents produïts per l’empresa en l’exercici de les seves activitats han de custodiar-se durant uns determinats terminis, per si cal consultar-los.

Terminis de Conservació Mínims

• Fiscal i laboral: 4 anys.
• Comercial i comptable: 6 anys.

Segons la naturalesa de l'empresa, algunes estan obligades a conservar els documents un període mínim de deu anys per evitar el blanqueig de capitals o el finançament terrorista.

Les empreses han de conservar la documentació que elaboren i arxivar-la durant els terminis marcats per la llei.

Obligacions en Matèria de Protecció de Dades (LOPD)

Per complir amb la normativa de protecció de dades, les empreses han de seguir les següents directrius:

• Inscriure els fitxers en el Registre de Protecció de Dades, òrgan de l’Agència Espanyola de Protecció de Dades.
• Informar els afectats que les seves dades figuren en un arxiu, indicant-ne la ubicació i la finalitat, i sol·licitar-los el consentiment per poder tractar les seves dades.
• No cedir les dades sense el consentiment exprés dels seus titulars.
• Guardar secret i mantenir la confidencialitat de les dades recollides.
• Adoptar les mesures de seguretat exigides per la legislació per a la conservació de les dades.
• Permetre als titulars de les dades l’exercici dels seus drets d’accés, rectificació, cancel·lació i oposició.

Els Drets dels Titulars de les Dades Personals

La normativa estableix diversos drets per als titulars de les dades personals:

• Dret d’informació i consentiment: El tractament de les dades de caràcter personal requereix el consentiment inequívoc de l’afectat, tret que la llei disposi una altra cosa. El consentiment pot ser revocat quan hi hagi causa justificada i no se li atribueixin efectes retroactius.
• Consulta al Registre General de Protecció de Dades: Consulta gratuïta sobre l’existència de tractaments de dades, les seves finalitats i la identitat del responsable del tractament.
• Dret d'Accés: Accés a les seves dades sotmeses a tractament per informar-se del seu procés i de les possibles cessions d’aquestes.
• Dret de Rectificació i Cancel·lació: Rectificació i cancel·lació de les seves dades de caràcter personal el tractament de les quals no s’ajusti a allò que disposa la llei i, en particular, quan aquestes dades resultin inexactes o incompletes.
• Dret a Indemnització: Quan pateixin dany o lesió en els seus béns o drets, com a conseqüència de l’incompliment d’allò que disposa la llei pel responsable o l’encarregat del tractament.

Normativa de Responsabilitat i Conservació del Medi Ambient

En desplegament de l’article 45 de la Constitució, es va dictar la Llei 26/2007, de 23 d’octubre, de responsabilitat mediambiental, que regula l’obligació de les empreses de prevenir, evitar i reparar els danys mediambientals.

Obligacions de l'Operador Ambiental

• Comunicar de manera immediata a l’autoritat competent l’existència de danys mediambientals o l’amenaça imminent d’aquests danys, que hagin ocasionat o que puguin produir.
• Col·laborar en la definició de les mesures reparadores i en l’execució de les adoptades per l’autoritat competent.
• Adoptar i executar les mesures de prevenció, d’evitació i de reparació de danys mediambientals.
• Sufragar els costos d’aquestes mesures sigui quina sigui la seva quantia.

Els operadors que duguin a terme activitats amb substàncies considerades perilloses o contaminants han de disposar d’una garantia financera que els permeti fer front a la responsabilitat.