Obligaciones Contables y Estructura del Plan General de Contabilidad (PGC)

En el ámbito de la contabilidad empresarial, es fundamental conocer tanto los libros obligatorios como la estructura de las cuentas para una correcta gestión financiera y el cumplimiento normativo. A continuación, se detallan los aspectos clave.

Documentos Contables Obligatorios

Para cualquier entidad, la legislación mercantil y contable establece la obligatoriedad de elaborar y presentar una serie de documentos que reflejan la imagen fiel de su patrimonio, situación financiera y resultados. Estos son:

• Cuenta de Pérdidas y Ganancias: Muestra el resultado del ejercicio, detallando ingresos y gastos.
• Balance de Situación: Refleja la situación patrimonial de la empresa en un momento dado, desglosando activos, pasivos y patrimonio neto.
• Estado de Cambios en el Patrimonio Neto (ECPN): Informa sobre las variaciones en el patrimonio neto de la empresa.
• Memoria: Complementa los estados financieros, proporcionando información cualitativa y cuantitativa adicional.
• Estado de Flujos de Efectivo (EFE): Detalla los movimientos de efectivo y equivalentes de efectivo, clasificados por actividades de explotación, inversión y financiación.

Libros Contables Oficiales

Además de los documentos anteriores, las empresas deben llevar una serie de libros contables que registran sus operaciones diarias y cumplen con requisitos legales específicos.

Libros Mercantiles Generales

• Libro Diario: Registra cronológicamente todas las operaciones económicas de la empresa, día a día.
• Libro de Actas: Donde se recogen los acuerdos de los órganos colegiados de la sociedad (Junta General, Consejo de Administración, etc.).
• Libro Registro de Acciones Nominativas: Obligatorio para Sociedades Anónimas (S.A.) que emitan acciones nominativas y para sociedades comanditarias por acciones.
• Libro Registro de Socios: Obligatorio para Sociedades Limitadas (S.L.), donde se inscriben los socios y sus participaciones.
• Libro Registro de Contratos Celebrados entre el Socio Único y la Sociedad: Específico para sociedades unipersonales.

Libros de IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido)

Para efectos fiscales, es imprescindible llevar registros detallados de las operaciones sujetas a IVA:

• Libro Registro de Facturas Emitidas: Recoge todas las facturas de ventas y servicios prestados por la empresa.
• Libro Registro de Facturas Recibidas: Contiene todas las facturas de compras y servicios recibidos por la empresa.

Plazos Legales para la Elaboración y Presentación de Documentos Contables

El cumplimiento de los plazos es crucial para evitar sanciones y asegurar la transparencia de la información financiera.

• Elaboración de las Cuentas Anuales: Dentro de los 3 meses siguientes al cierre del ejercicio económico.
• Legalización de los Libros Oficiales: Dentro de los 4 meses siguientes al cierre del ejercicio.
• Celebración de la Junta General Ordinaria de Socios: Dentro de los 6 meses siguientes al cierre del ejercicio, para la aprobación de las cuentas.
• Depósito de Cuentas Anuales: Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas por la Junta General.

Detalle de Libros Contables Clave

Libro Diario

El Libro Diario es el registro fundamental donde se asientan, día a día, todas las operaciones económicas relativas a la actividad de la empresa. Los asientos en el Libro Diario se pueden clasificar por su contenido:

• De Constitución: Registran la fundación de una empresa.
• De Apertura: Se realizan al inicio de un nuevo ejercicio económico.
• De Gestión: Registran las operaciones habituales de la empresa (compras, ventas, pagos, cobros, etc.).
• De Rectificación: Utilizados para corregir errores en asientos previos.
• De Regularización: También conocidos como asientos de ajuste, se realizan al final del ejercicio para adecuar las cuentas a la imagen fiel.
• De Cierre: Se utilizan para saldar todas las cuentas de gastos e ingresos al final del ejercicio económico.
• De Liquidación: Registran las operaciones relativas a la disolución de una empresa o sociedad.

Libro Mayor

El Libro Mayor es un registro auxiliar pero esencial, ya que recoge los saldos de cada una de las cuentas contables. Permite visualizar la "situación" individual de cada elemento patrimonial (activo, pasivo, patrimonio neto) y de cada cuenta de gestión (ingresos, gastos) de la sociedad, facilitando el control y la elaboración de los balances de comprobación.

Clasificación de Cuentas según el Plan General de Contabilidad (PGC)

El Plan General de Contabilidad (PGC) estructura las cuentas en grupos, subgrupos y cuentas, facilitando la homogeneidad y comparabilidad de la información contable. A continuación, se presenta una descripción general de los grupos principales:

Grupo 1: Financiación Básica

Comprende el patrimonio neto de la empresa (capital, reservas, resultados) y la financiación ajena a largo plazo (deudas a largo plazo). Estos recursos están destinados a financiar el activo no corriente y a cubrir un margen razonable del activo corriente.

Grupo 2: Activo No Corriente

Incluye los activos destinados a servir de forma duradera en las actividades de la empresa, como inmovilizado material, inmovilizado intangible e inversiones inmobiliarias. También abarca las inversiones financieras cuyo vencimiento, enajenación o realización se espera que se produzca en un plazo superior a un año.

Grupo 3: Existencias

Son los activos poseídos para ser vendidos en el curso normal de la explotación (mercaderías, productos terminados), en proceso de producción (productos en curso) o en forma de materiales o suministros para ser consumidos en el proceso de producción o en la prestación de servicios (materias primas, envases).

Grupo 4: Acreedores y Deudores por Operaciones Comerciales

Engloba los instrumentos financieros y cuentas que tienen su origen en el tráfico habitual de la empresa, como las cuentas con clientes, proveedores y las Administraciones Públicas. También incluye aquellas que correspondan a saldos con vencimiento superior a un año, pero que derivan de operaciones comerciales.

Grupo 5: Cuentas Financieras

Contiene los instrumentos financieros por operaciones no comerciales, es decir, por operaciones ajenas al tráfico principal de la empresa, cuyo vencimiento o realización se produzca en un plazo inferior a un año. Ejemplos incluyen cuentas bancarias, inversiones financieras a corto plazo y deudas a corto plazo no comerciales.

Grupo 6: Compras y Gastos

Registra los aprovisionamientos de mercaderías y bienes adquiridos por la empresa para su reventa o consumo. Comprende todos los gastos del ejercicio, incluidas las adquisiciones de servicios, materiales consumibles, la variación de existencias adquiridas y otras pérdidas del ejercicio.

Grupo 7: Ventas e Ingresos

Refleja la enajenación de bienes y la prestación de servicios que son objeto del tráfico principal de la empresa. También comprende otros ingresos, la variación de existencias de productos terminados y en curso, y los beneficios del ejercicio.

Es importante destacar que las cuentas de los Grupos 6 y 7 (gastos e ingresos) se saldan a cero al final del ejercicio económico, trasladando su resultado a la Cuenta de Pérdidas y Ganancias. Por el contrario, las cuentas de los Grupos 1 a 5 (patrimonio neto, activo y pasivo) no se saldan a cero; sus saldos se trasladan al balance de situación, reflejando la situación financiera y patrimonial de la empresa al cierre del ejercicio y sirviendo como punto de partida para el siguiente.