Normas Fundamentales para el Ambiente de Control y Actividades de Control Gerencial

1. Norma General para el Componente Ambiente de Control

El componente Ambiente de Control define el establecimiento de un entorno organizacional favorable al ejercicio de buenas prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas para sensibilizar a los miembros de la entidad y generar una cultura de Control Interno.

Normas Básicas para el Ambiente de Control

1.1 Filosofía de la Dirección

Corresponde a la conducta y actitudes que caracterizan la gestión de la entidad con respecto al Control Interno. Se debe establecer:

• Un ambiente de confianza positivo y de apoyo hacia el Control Interno.
• Actitud abierta hacia el aprendizaje y las innovaciones.
• La transparencia en la toma de decisiones.
• Una conducta orientada hacia los valores y la ética.
• Clara determinación hacia la medición objetiva del desempeño.

1.2 Integridad y Valores Éticos

Determinan sus preferencias y juicios de valor en los diversos niveles jerárquicos de la entidad pública. Se traducen en normas de conducta y estilos de gestión. El titular o funcionario designado y demás empleados deben mantener una actitud de apoyo permanente hacia el Control Interno con base en la integridad.

1.3 Administración Estratégica

Las entidades del estado requieren la formulación sistemática y correlacionada con los planes estratégicos y objetivos para su administración y control efectivo referido a:

• La programación de operaciones y sus metas.
• Su expresión en unidades monetarias del presupuesto anual.

1.4 Estructura Organizacional

El titular o funcionario designado debe desarrollar, aprobar y actualizar la estructura organizativa en el marco de eficiencia y eficacia que mejor contribuya al cumplimiento de sus objetivos y a la consecución de su misión.

1.5 Administración de los Recursos Humanos

Es necesario que el titular o funcionario designado establezca políticas y procedimientos necesarios para asegurar una apropiada planificación y administración de los recursos humanos de la entidad, de manera que se garantice el desarrollo profesional y asegure la transparencia, eficacia y valuación de servicio a la comunidad.

1.6 Competencia Profesional

El titular o funcionario designado debe reconocer como elemento esencial la competencia profesional del personal, acorde con las funciones y responsabilidades asignadas en las entidades del estado.

1.7 Asignación de Autoridad y Responsabilidad

Es necesario asignar claramente al personal sus deberes y responsabilidades, así como establecer relaciones de información, niveles y reglas de autorización, así como los límites de su autoridad.

1.8 Órgano de Control Institucional

La existencia de actividades de control interno a cargo de la correspondiente unidad orgánica especializada denominada Órgano de Control Institucional, que debe estar debidamente implementada, contribuye de manera significativa a un buen Ambiente de Control.

3. Norma General para el Componente Actividades de Control Gerencial

Comprende las políticas y procedimientos establecidos para asegurar que se estén llevando a cabo acciones necesarias en la administración de los riesgos que pueden afectar los objetivos de la entidad, contribuyendo a asegurar su cumplimiento.

Normas Básicas para el Componente Actividad de Control Gerencial

3.1 Procedimiento de Autorización y Aprobación

La responsabilidad por cada proceso, actividad o tarea organizacional debe ser claramente definida, específicamente asignada y formalmente comunicada al funcionario respectivo. La ejecución de los procesos, actividades o tareas debe contar con la autorización y aprobación de los funcionarios con el rango de autoridad respectiva.

3.2 Segregación de Funciones

La segregación de funciones en los cargos o equipos de trabajo debe contribuir a reducir los riesgos de error o fraude en los procesos, actividades o tareas. Un solo cargo o equipo de trabajo no debe tener el control de todas las etapas claves en un proceso, actividad o tarea.

3.3 Evaluación de Costo – Beneficio

El diseño e implementación de cualquier actividad o procedimiento de control deben ser precedidos por una evaluación de costo – beneficio, considerando como criterios la factibilidad y la conveniencia en relación con el logro de objetivos y otros previstos en la entidad.

3.4 Controles sobre Acceso a los Recursos o Archivos

El acceso a los recursos o archivos debe limitarse al personal autorizado que sea responsable por la utilización o custodia.

3.5 Verificaciones y Conciliaciones

Los procesos, actividades o tareas significativas deben ser derivados antes o después de realizarse, así como también deben ser finalmente registradas y clasificadas para su revisión posterior.