Negociación y gestión de proveedores: contratación, homologación y seguimiento para eventos y empresas

Búsqueda y objetivo

Búsqueda: compra o incorporación de un nuevo producto, ampliación de la base de proveedores para IFEMA y eventos.

Perfil del negociador

Negociador orientado a relaciones (perfil proveedor tradicional):

• Características: respetuoso, comunicativo, honesto, firme, paciente, profesional, persuasivo, observador y sociable.
• Enfoque: busca mantener la relación a largo plazo, prioriza la cordialidad aunque no siempre alcance metas estrictas.

Negociador inmediato (al grano):

• Características: directo, centrado en resultados, puede priorizar objetivos sobre las formas.
• Riesgos: presión sobre el proveedor, posibilidad de incumplimientos, impacto progresivo en la relación a largo plazo.

Tácticas de negociación

Tácticas de presión: tratar de debilitar la posición de la otra parte mediante desgaste, no ceder, presión, intimidación, engaño, simular emociones, exigencia creciente, alternar flexibilidad y dureza, esperar a la otra parte, usar una silla más baja, interrupciones constantes.

Tácticas de desarrollo: elegir si tomar la iniciativa o esperar; facilitar mucha o poca información; elegir el lugar de la negociación; otras decisiones estratégicas.

Modelos de negociación:

• Ganar-perder: se percibe a la otra parte como rival; enfoque a corto plazo; objetivo de recibir el máximo.
• Ganar-ganar: acuerdo mutuo con beneficio para todas las partes, sin necesariamente maximizar el beneficio individual.

Fases de la negociación

• Planificación: recopilar información básica para negociar, definir estrategia, acordar lugar de reunión (oficina, proveedor o terreno neutro).
• Desarrollo: etapa de negociación en sí, puede concluir con o sin acuerdo.
• Cierre: recoger documentos escritos, formalizar acuerdos, evaluar resultados y proponer mejoras.

Contratos y normativa aplicable

Artículo 1445: sobre contrato de compraventa u obligación. La compraventa mercantil está regulada por el Código de Comercio y la legislación mercantil aplicable.

Requisitos de la compraventa:

• Objeto: cosa vendida, puede ser bien mueble o inmueble (construcción, etc.).
• Intención de reventa: ánimo de lucro con reventa.
• Elementos personales: las partes intervinientes (personas físicas o jurídicas), acuerdo entre ellas.
• No son válidos contratos con error respecto al objeto, por empleo de violencia, amenaza o dolo.

Elementos reales

La cosa vendida es el bien o derecho que se transfiere al comprador; debe ser real, lícita y determinada. El precio es la suma de dinero a pagar.

Artículos relacionados: Art. 1271 (contrato en general), Art. 1272 (imposibilidad de la cosa: no hay contrato), Art. 1273.

Elementos de forma y obligaciones de las partes

• Consentimiento: acuerdo libre de las partes.
• Obligaciones del vendedor:
  • Entregar la cosa vendida en plazo y lugar convenidos.
  • Conservar la cosa vendida hasta la entrega.
  • Saneamiento de la cosa: protección frente a evicción (garantía de disfrute), defectos de cantidad y calidad, vicios y defectos.
• Obligaciones del comprador: pagar el precio convenido y recibir la cosa comprada.

Contrato de aprovisionamiento

Contrato de aprovisionamiento: contrato por el cual una de las partes se obliga a proveer a otra bienes o servicios de forma periódica a cambio de un precio. Características: obligación, continuidad, periodicidad y precio variable.

Certificación y homologación de proveedores

Objetivo: eliminar controles repetidos sobre los productos recibidos por el cliente. El proveedor es evaluado mediante un proceso de certificación que reduce la necesidad de inspecciones continuas.

Pasos de certificación/homologación:

1. Aprobación del proveedor (evaluación inicial).
2. Proceso de certificación: reducción de controles, evaluación de calidad y detección de posibles incumplimientos.
3. Proveedor certificado: historial de excelencia.

Fichero de proveedores

El fichero de proveedores es la lista de proveedores con los que cuenta la empresa para solicitar presupuestos y gestionar aprovisionamiento.

Datos a guardar del proveedor:

• Identificación del proveedor.
• Productos suministrados.
• Datos técnicos.
• Pruebas de calidad / condiciones económicas.
• Precio, descuentos y gastos adicionales.
• Plazo de entrega.
• Historial de incidencias.

Búsqueda, negociación y evaluación de proveedores (resumen de proceso)

1. Búsqueda de proveedores potenciales: inicio de actividad, comercialización de nuevos productos, ampliación de la base.
2. Negociación con el proveedor: tipos: inmediato, progresivo; estrategia: ganar-ganar o ganar-perder; tácticas: de presión y de desarrollo; fases: planificación, desarrollo y cierre.
3. Formalización de las condiciones negociadas: contratos de compraventa, contratos de suministro.
4. Seguimiento y evaluación del proveedor: fichas de seguimiento, proceso de homologación: proveedor aprobado, proveedor en proceso, proveedor certificado.
5. Fichero de proveedores: identificación del proveedor, ficha de producto, condiciones y historial de incidencias.