Modelos de Sistemas en Diseño e Ingeniería: Estructura, Representación y Evolución

1. Sistema como Modelo de Representación

A. El sistema como modelo de representación: Tanto la naturaleza como las organizaciones se rigen por principios y sistemas que obedecen a un ordenamiento natural o diseñado por el hombre.

B. Origen de la institución y evolución: La idea surge de un maestro que estudió la manera de satisfacer necesidades a través de las mismas. Lo planeó buscando profesores y otros empleados, y así, con los años, logró cumplir 50 años.

C. Sistema: Conjunto de elementos heterogéneos que interactúan entre sí, establecen relaciones subordinadas a un orden, para alcanzar un objetivo. Ej: un hospital, grupo de estudio.

D. Elementos heterogéneos: Todas las actividades, cosas y entes existentes en el universo que son ordenadas para cumplir objetivos. Ej: animal, vegetal, etc.

E. Relaciones:

• Jerarquía o mando: Entre autoridades y subordinados, entre personas, teniendo en cuenta sus roles y responsabilidades.
• Funcionales: Es el desempeño de los elementos, establecido previamente.
• Operativas: Métodos y procedimientos que se utilizan para cumplir un objetivo.
• Comunicación: Conexión entre elementos.
• Control: Verifica que se cumpla lo anterior.

2. Estados y Cambios

Forman el Equilibrio:

• Con respecto de sí mismo: Componentes que intervienen y funcionan armoniosamente para cumplir una finalidad.
• Respecto al medio en el que se desenvuelve: Capta y se adapta a las necesidades del medio y se ordena hacia la finalidad.

Esto también hace referencia a la evolución:

• Positiva: Puede tratarse de un crecimiento, cumplen mejor su finalidad o se perfeccionan.
• Negativa: Un sistema desaparece o tiende a involucionar por múltiples causas.

3. Flujos

Son los canales por donde circulan todos aquellos elementos que intercomunican y facilitan el desenvolvimiento de los sistemas. Los flujos pueden ser internos y externos:

Flujos internos: Son los que se producen dentro del sistema y tienen por objetivo contribuir a su funcionalidad.

Existen sistemas creados por el hombre como:

• Flujos de información: Transmiten la diversidad del contacto entre elementos que componen el sistema. Ej: planeamiento, dirección, control, etc.
• Flujos de energía: Son los canales donde se transmiten distintas fuentes energéticas que permiten el funcionamiento de un sistema. Ej: energía cinética, eólica, etc.
• Flujos de materia: Se intercambian materias que participan en la materia. Ej: insumos, productos, etc.

Flujos externos: En el sistema abierto, como son las organizaciones, las mismas intercambian con su ambiente información, energía, materiales, etc.

Este flujo externo está formado por distintos diagramas:

• Modelo jerárquico: organigrama
• Modelo de procesos: diagrama de flujo de datos (crucigrama)
• Modelo de conexión de puestos de trabajos: diagrama de redes

4. Organigrama

A) Organigrama: Es la representación gráfica simplificada de la estructura formal de una organización.

B) Elementos de un organigrama

1. Rectángulos: La ubicación de cada rectángulo dentro del organigrama indica la jerarquía del cargo o departamento.

2. Líneas de relación:

• Verticales: Muestran la relación de jerarquías entre las distintas funciones representadas por los rectángulos.
• Horizontales: Representan igualdad de niveles y responsabilidades.
• Entrecortadas: Indican las relaciones independientes que carecen de autoridad dentro de la empresa. Ej: asesores externos para apoyo profesional.

5. Formas de Representación

1. Representación lineal o vertical: En la representación lineal, tanto las jerarquías como la comunicación se realizan a través de la vía correspondiente, es decir, la información debe transmitirse según el orden jerárquico: el operario pide permiso para retirarse antes a su jefe inmediato superior, este informa al suyo y así, sucesivamente. Es conveniente utilizar este tipo de organización en empresas pequeñas, ya que a medida que crecen, es necesario dividir tareas y eso da lugar a otro tipo de representación:

• Director
• Gerente
• Jefe
• Capataz
• Operario

6. Representación horizontal o funcional

Se caracteriza porque los jefes ejercen su función de acuerdo con su área específica, sin responder tan estrictamente a la subordinación jerárquica, como ocurre en la lineal. Se utiliza por lo general en empresas medianas. La crítica a este tipo de organización se basa en que los empleados a su cargo deben obedecer órdenes impartidas por distintos jefes:

Gte general

Jefe de Comercialización      Jefe de Administración

Empleados de ventas      Empleados de compras      Empleados.

7. Representación mixta o lineo-funcional

Esta representación es utilizada en la mayoría de las empresas dado que permite un equilibrio organizacional y hace posible obtener lo mejor de cada una de las organizaciones anteriores, eliminando de esta forma los inconvenientes que ellas presentan.

Gte general

Dpto. jurídico      Producción (Secciones A y B)

Administración (Personal, Contable y Tesorería)      Comercialización (Marketing, Compras y ventas)

8. Representación circular

Es con la cual, en el centro del esquema, se representa la máxima autoridad de la empresa y cada una de las líneas más largas representan la división de sectores. Cada sector posee subdivisiones que corresponden a distintas jefaturas y así sucesivamente.