Modelos y funciones de la gestión de recursos humanos: estructura, comunicación y procesos clave

Estructuras organizativas

1.1.1. Formal: Es la estructura establecida por la Dirección para trabajar en la empresa. Se representa mediante un organigrama, donde aparecen los puestos de trabajo, las personas que los ocupan, las relaciones jerárquicas o de dependencia y, en algunos casos, las funciones principales de cada puesto. El organigrama varía según el criterio de organización elegido y está siempre bajo el control de la Dirección.

• Ventajas: Los trabajadores conocen su posición, a quién deben rendir cuentas y de quién reciben instrucciones.
• Inconvenientes: Es una organización rígida y poco flexible, lo que dificulta el cambio de un trabajador a otro puesto o departamento.

1.1.2. Informal

Es la estructura que surge de las relaciones personales entre los trabajadores. Estas relaciones pueden darse dentro o fuera de la empresa y se representan con líneas discontinuas.

La organización informal no está bajo el control de la empresa y es independiente de la organización formal, aunque los compañeros del mismo departamento o sección influyen en la creación de estas relaciones.

• Ventajas: Favorece relaciones positivas entre los trabajadores. Mejora el ambiente laboral, lo que aumenta la productividad y la satisfacción de la plantilla.
• Inconvenientes: La Dirección no puede controlarla. Los conflictos o malos entendidos entre compañeros pueden afectar al trabajo.

Objetivos de un modelo de gestión de RRHH

Los objetivos principales de un modelo de gestión de recursos humanos son:

1. Atraer y retener talento, formando a los trabajadores para que mantengan o mejoren sus cualificaciones y puedan adaptarse a los cambios.
2. Proporcionar los medios necesarios para que los empleados realicen bien su trabajo, ofreciendo servicios y herramientas tecnológicas que faciliten sus tareas y mejoren su experiencia laboral.
3. Equilibrar los objetivos de la empresa y las ambiciones personales y profesionales de los trabajadores, para que ambos se beneficien.

1.3.1. Canales de comunicación interna

Existen muchos canales para la comunicación interna. El propósito de la comunicación, el tiempo y la rapidez de respuesta que se busca, el tipo de mensaje o el volumen de personal al que comunicar serán algunos de los criterios que determinan el tipo de canal a seguir.

Canales escritos

Canales escritos: son muy efectivos porque dejan constancia oficial de lo dicho; se usan para actas de reuniones, correo electrónico, encuestas o normativas internas.

Canales orales

Canales orales: se basan en el contacto personal, como las reuniones; su gran ventaja es que permiten usar el lenguaje no verbal (gestos y tono), lo que facilita que el mensaje se entienda mejor.

Canales tecnológicos

Canales tecnológicos: son los más rápidos y llegan a mucha gente a la vez. Incluyen herramientas como la intranet, el chat interno, las videollamadas y las redes sociales corporativas.

Otros canales

Otros canales: son eventos para que los empleados convivan fuera del trabajo, como cenas de empresa o actividades de team building. Sirven para que el equipo se lleve mejor y confíe más entre sí.

Reuniones

Reuniones

Las reuniones son una estrategia imprescindible para lograr la coordinación y la implicación de los trabajadores de un departamento o área de la empresa. No obstante, su uso debe ser adecuado, pues pueden pasar de ser grandes herramientas a ser la actividad que más pérdida de tiempo provoca (los llamados ladrones del tiempo): reuniones largas, innecesarias e improductivas.

Negociaciones

Negociaciones:

Las negociaciones son un tipo de reunión en las que se tiene que llegar a un acuerdo de manera civilizada; si no es posible, puede recurrirse a mediadores e incluso a los tribunales de justicia.

Funciones de recursos humanos

2.1. Función de empleo

Tiene como objetivo asegurar que la empresa disponga en todo momento del personal necesario, tanto en cantidad como en calidad, para que los procesos de producción y servicios funcionen correctamente y sean rentables. Como la empresa no precisa siempre el mismo número de trabajadores (por estacionalidad, expansión, etc.), esta función incluye:

• Procesos aditivos: incorporación de personal.
• Procesos sustractivos: reducción de personal.

Tareas frecuentes:

• Planificación de plantillas.
• Descripción de puestos de trabajo.
• Estudios del mercado laboral.
• Búsqueda de fuentes de reclutamiento.
• Realización de procesos de selección.
• Acogida e inserción del nuevo personal.
• Estudio de reducción de plantillas.

2.2. Función de administración del personal

Su objetivo es la gestión administrativa y burocrática de toda la documentación de los trabajadores, desde su entrada en la empresa hasta su salida, tanto en formato físico como digital.

Tareas frecuentes:

• Redacción, firma y registro de contratos laborales.
• Entrega y archivo de nóminas.
• Gestión de solicitudes y justificantes de ausencias y vacaciones.
• Elaboración de informes sobre jornadas, horarios, horas extra y turnos.
• Gestión de documentación por bajas médicas, maternidad/paternidad y accidentes.

2.3. Función de retribución o contraprestación de servicios

Tiene como objetivo calcular y pagar las nóminas de los trabajadores. La retribución debe ser justa dentro de la empresa, competitiva en el mercado y motivadora.

Tareas frecuentes:

• Obtener información sobre las condiciones del convenio colectivo y del contrato laboral.
• Recoger datos relevantes del mes del trabajador (jornada, horas extra y ausencias).
• Calcular la nómina con programas informáticos y reflejarla en el recibo de salarios.
• Pagar las cotizaciones a la Seguridad Social, tanto de la empresa como del trabajador.
• Realizar estudios salariales y diseñar sistemas de incentivos o primas.

2.4. Función de desarrollo y servicios sociales

Tiene como objetivo que los trabajadores crezcan dentro de la empresa, estén motivados y puedan asumir mayores responsabilidades, mejorando su rendimiento.

Tareas frecuentes:

• Comunicación efectiva y participación.
• Planes de motivación del personal.
• Establecimiento y gestión de medidas voluntarias para mejorar el clima laboral (comedores, guarderías, becas, etc.).
• Formación del personal.
• Promoción del personal y planes de carrera.
• Evaluación del desempeño del puesto.

2.5. Función de relaciones laborales

Su objetivo es mantener relaciones laborales correctas y legales, resolviendo conflictos individuales y colectivos de la mejor forma posible.

Tareas frecuentes:

• Atención de quejas y reclamaciones (salarios, despidos e indemnizaciones).
• Negociación de convenios colectivos.
• Gestión de situaciones de huelga.
• Planes de prevención de riesgos laborales.