Métodos y Procesos para la Organización y Gestión Eficaz de Archivos Documentales

Sistemas de Clasificación Documental

Los más habituales son:

• Clasificación Alfabética

  Se utiliza para clasificar por cliente, distribuidor o proveedor.

  • Cliente: Se ordena por el primer apellido (1er). Los artículos o preposiciones no se consideran, salvo en apellidos extranjeros. Si son iguales, se utiliza el segundo (2do) apellido o los compuestos.
  • Empresa: Se utiliza la denominación social, sin incluir conceptos genéricos ni artículos.

• Clasificación Numérica

  Ventaja: Fácil ubicación. Desventaja: No está relacionada con el contenido. Solución: Se complementa con un índice o guía. Es común en pedidos, facturas o presupuestos.

• Clasificación Geográfica

  Adecuado para empresas que tienen distintas delegaciones. Ventaja: Fácil ubicación. Desventaja: El archivo puede ser amplio según la empresa. Suele ser descendente.

• Clasificación Temática

  Se suele combinar con la alfabética. Ventaja: Fácil ubicación. Desventaja: Dificultad para la clasificación por poderse dar más de un asunto.

• Clasificación Cronológica

  Se organiza según el orden de entrada, de forma descendente. Ventaja: Fácil de organizar. Desventaja: Se precisa la fecha para la ubicación.

Tipos de Archivo

En función del propósito al que se destine:

• Archivo de documentos: Se almacena en carpetas, cajones, armarios, etc.
• Archivo informatizado: Se guarda en un servidor de ficheros o soporte externo y se accede desde un PC o dispositivo móvil.
• Archivo de microfilm: Alternativa en desuso (microfotografías).

Organización del Archivo

En función del propósito al que se destine:

• Archivo Centralizado: Se ubica en un único sitio y cuenta con personal especializado.
• Archivo Descentralizado: Cada departamento (dpto.) archiva sus documentos y, tras un periodo fijado, se pasan al archivo central, reduciendo la necesidad de petición de documentación.

Proceso de Archivado

Para realizarlo correctamente se han de seguir los pasos siguientes:

• Revisar: Para rechazar los documentos innecesarios y prepararlos.
• Clasificar: Según el criterio escogido.
• Referenciar: Para saber dónde está (a veces en dos ubicaciones o fotocopias). Se debe anotar también en el índice.
• Prearchivar: Los documentos se colocarán según el criterio establecido y se mantienen mientras estén en uso.
• Archivar: En el lugar definitivo, cuando ya no sean necesarios de manera continua e inmediata.

Destrucción de Documentos

Cuando los documentos ya no tienen utilidad para la empresa:

• Documentos confidenciales: Se utilizan máquinas destructoras de documentación.
• No confidenciales: Se eliminan por cualquier procedimiento (trituradora, empresa externa o incineración).

Gestión Documental en Soporte Informático

Hoy en día, una parte importante de la información y documentación que se recibe ya está en formato digital o se digitaliza, haciendo necesarios los sistemas informáticos que faciliten la gestión de grandes volúmenes de documentación (p. ej., BBDD).

Bases de Datos

Existen diferentes tipos de bases de datos, en las que se pueden realizar búsquedas y enlaces para acceder a cualquier contenido (documentos, imágenes, vídeos, listados, etc.). Los más utilizados son Microsoft Access, Oracle, Abadas, MySQL, etc.

Ventajas del Archivo Digital

Sus ventajas son:

• Utilización de menor espacio en el almacenamiento de la información.
• Fácil acceso a dicha información, permitiendo mayor comodidad en tareas de ordenación, actualización, búsqueda y borrado de los datos.
• Permite el acceso de varios usuarios a la vez en el caso de sistemas en red.
• Hace posible el intercambio de información entre diferentes sistemas informáticos, evitando errores.
• Proporciona las herramientas adecuadas para la realización de consultas y elaboración de informes personalizados.